事務職ってどんなお仕事？仕事内容やメリット・デメリットもご紹介
会社や部署のさまざまなサポート業務を行っている「事務職」。では、事務職の具体的な仕事内容はどのようなものなのでしょうか。
「事務職のお仕事に興味がある」という方に向けて、事務職の種類や仕事内容、1日の流れ、事務職に求められるスキルなどについて詳しくご紹介します。
- 目次
- 事務職とは？
- 事務職として働くメリット
- 事務職として働くデメリット
- 事務職に向いている人の特徴とは？
- 事務職に求められるスキル
- 事務職の種類とその特徴
- 事務職は会社のバックオフィスを支える重要なお仕事
事務職とは？
事務職とは、主に組織のメンバーをサポートする業務を行うお仕事です。所属する会社や部署によって仕事内容は異なりますが、組織運営が円滑に進むよう、次のような業務を担当します。
事務職の仕事内容
見積書や請求書、契約書などの書類をフォーマットに沿って作成したり、Excelを使ってデータ入力や集計などを行ったり、WordやPowerPointで文書や資料を作成したりするなど、PCを使ったデスクワークが中心です。
そのほかにも、書類のコピーやファイリング、郵便物の仕分け・発送、電話応対、来客応対、備品の管理などを担当することもあります。
一般的に大企業では、所属部署によって営業事務、経理事務、人事事務、総務事務、貿易事務などに分類されますが、 複数部署を兼任して事務業務全般を行うこともあります。
就業先によって事務職の仕事内容は変わるため、事務職のお仕事を探す際には、求人情報をよくチェックしましょう。なお職種ごとの仕事内容については、後ほど詳しくご紹介します。
事務職の1日の流れの例
次に、事務職のお仕事をイメージしやすいように1日のタイムスケジュール例をご紹介します。
今回は大手メーカーで働く営業事務のケースを一例としてご紹介しますので、参考にしてみてくださいね。
| 8：30 | 出社 |
| メールチェック、当日のタスクの確認 | |
| 9：00 | 始業 |
| 顧客データの入力 | |
| 10：00 | 会議資料の作成、印刷、会議室のセッティング |
| 11：00 | 会議出席 |
| 12：00 | 昼休み |
| 13：00 | 午前中に届いた郵便物の仕分け・配布 |
| 参加した会議の議事録作成 | |
| 14：00 | 来客応対 |
| 14：30 | 書類のファイリング |
| 15：30 | 見積書の作成、備品の発注 |
| 16：30 | 営業メンバーとの定例ミーティング |
| 郵便物の発送準備 | |
| 17：30 | 業務日報を提出し、退勤 |
1日を通して見ると、顧客データの入力、書類のファイリング、郵便物の仕分けや発送準備など、定型業務が多いことが分かります。
また、就業先にもよりますが、イレギュラーなお仕事やトラブルが発生しない限り、比較的残業が少なめで、定時で退勤できることも多いのが事務職の特徴のひとつです。
事務職として働くメリット
事務職は女性に人気の職種のひとつですが、事務職として働くメリット・デメリットはどのような点があるのでしょうか。まずは、メリットと感じられることが多い点をご紹介します。
未経験から挑戦しやすい
事務職の求人は幅広く、さまざまな業界・業種の会社でニーズがあります。中には、未経験でも応募できるケースも多いため、オフィスワークデビューの方にも人気の職種です。
PCを使った入力やメールの返信対応、電話応対などの基本的なビジネスマナーやスキルがあればチャレンジしやすいお仕事もありますよ。
就業時間が規則的で、残業が少なめ
就業先にもよりますが、比較的定型業務が多いためスケジュールが立てやすく、残業が少ないお仕事も多くあります。
特に、派遣の事務のお仕事では「16時退勤」「残業なし」などのお仕事もあり、ワークライフバランスを実現しやすい点がメリットのひとつです。
実践的なビジネススキルが身につく
事務職はお仕事の範囲が幅広いため、業務を通して、実践で活かせるビジネススキルを身につけることもできます。
特にWordやExcelは、日常的に使う機会も多く、集計や関数など使える機能を増やすことで、スキルアップにもつながります。また、プレゼン資料作成などがある場合は、PowerPointの操作スキルも身につけられるでしょう。
事務職として働くデメリット
では、デメリットと感じるかもしれない点にはどんなものがあるのでしょうか。
定型業務が多い
事務職は、基本的に裏方に回ることが多いお仕事です。地道なルーチンワークも多く、几帳面さや粘り強さが求められます。
営業職のように外出が多いお仕事をしたい人や、人前に出る機会が多いお仕事がしたい人にとっては、事務職は不向きと言えるかもしれません。
実績や成果を数値化しにくい
営業職や販売職などであれば、売上数字が明確になるため、評価に直結することも多くありますが、事務職の場合は実績や成果が見えにくい部分があります。
ただし、作業内容や手順を改善し、業務の精度や効率を上げるための工夫をすることで、就業先に貢献することができます。
そうした業務効率化の成果を数値化したり、実務に役立つ資格の取得などで意欲をアピールしたりする方法もあるでしょう。
事務職に向いている人の特徴とは？
では、事務職に向いているのはどんな人なのでしょうか。事務職のお仕事に興味がある方は、当てはまる項目があるかどうかチェックしてみてくださいね。
人をサポートすることが好きな人
事務職は、組織運営が円滑に進むようにさまざまな業務を行い、「縁の下の力持ち」としてメンバーを支えています。
日常的に周りの社員から頼りにされることや感謝されることも多く、人をサポートすることに喜びややりがいを感じられる人に向いているでしょう。
臨機応変な対応ができる人
事務職のお仕事では、優先順位に合わせて業務を進行したり、書類を作成しながら電話を取るなど複数のタスクを同時進行したりすることも日常茶飯事です。
状況に合わせて頭を切り替え、臨機応変に対応できる能力が求められます。
地道な作業をコツコツ進められる人
データ入力やファイリングなどのルーチンワークも多いため、細かい作業をコツコツと続けられる人が向いていると言えるでしょう。特に、見積書や請求書などお金に関する書類作成では、小さなミスが重大なトラブルにつながることも。
自分が担当するお仕事に責任を持ち、正確に業務を行える人が向いているでしょう。
事務職に求められるスキル
事務職は、未経験からもチャレンジしやすいお仕事。「これから事務職を目指したい」という方は、次に挙げるようなスキルを身につけていれば、さらにチャンスが広がりますよ。
基本的なビジネスマナー
ビジネスにふさわしい清潔感がある身だしなみや正しい言葉遣いなど、基本的なビジネスマナーは身につけておきたいところ。
お仕事をしながら学べる機会もありますが、電話応対やビジネスメールなどのマナーを知っておくと、安心してお仕事を始められますよ。
派遣会社の研修などを利用して、基本的なビジネスマナーをおさらいしておくのもオススメです。
コミュニケーションスキル
事務のお仕事では社内外の方々と多く関わります。チームでお仕事をするうえで大切になるのが、コミュニケーションのスキル。
疑問に思ったことはすぐに聞き、依頼内容を正確に理解するなど、周りの人々と丁寧にコミュニケーションを取ることで、お仕事が進めやすくなりますよ。
PCスキル
事務職にPCスキルはなくてはならないもの。Wordなら文書作成、Excelなら簡単な表計算や関数などの使用程度の高い基本スキルがあると望ましいでしょう。
また、ビジネスメール特有の言い回しやCC、BCCの使い分けなども知っておくとお仕事に役立ちます。
業務の正確性
人がする作業である以上、入力ミスや計算ミスは起きてしまうもの。だからこそ、ミスを未然に防ぐためのセルフチェックの方法やフロー作りが重要になります。期日までに正確な作業ができることも、事務職にとって大切なスキルです。
柔軟な対応力
定型業務が多い事務職ですが、イレギュラーな依頼やトラブル対応を求められる場面もあります。そんなときには、焦らずに、業務の優先順位を考え、臨機応変な対応を行える柔軟性が求められます。
事務職の種類とその特徴
ここまでは「事務職全般」についてご紹介してきましたが、事務職は会社の業界や所属部署によって、専門的な分野に分けられることもあります。代表的な職種の仕事内容や、それぞれの特徴についてご紹介します。
一般事務
一般事務は、事務系職種のなかでも、最も基本的な事務業務全般を担当するお仕事。会社によっては「部署アシスタント」と呼ばれたり、「OA事務」と同義で使われたりすることもあります。さまざまな部署に所属し、文書作成、データ入力、メール対応、来客対応、備品の発注・管理などを担当します。未経験からでもチャレンジしやすく、一般事務として経験を積んだ後に専門性の高い事務職へステップアップする方も多くいます。
※関連記事：『一般事務とは｜仕事内容や向いている人の特徴をご紹介！』
OA事務
OA事務は一般事務とほぼ同じ意味合いで使用されることもありますが、主にPCを使った業務を担当するお仕事です。
具体的には、Wordを使用したビジネス文書の作成、ExcelやAccessを使用したデータ集計・分析、PowerPointを使用したプレゼンテーション資料の作成などを担当します。そのほかにも、会社によっては電話対応やファイリングなどの業務を任されることも。
PCスキルに自信のある人はもちろん、実務経験を積みながらPCスキルを高めたい人にもオススメです。
※関連記事：『OA事務とは｜仕事内容や必要なスキル、一般事務との違いをご紹介！』
営業事務
営業部門全体や営業担当の事務業務をサポートするのが営業事務です。受発注関連書類の対応や在庫・売上の管理など、お金に関わる補助業務も多く担当します。
また営業の代わりに、問い合わせ対応などの顧客対応をするケースもあり、目標とする売り上げ達成に向けて、営業活動をサポートするお仕事です。
自分のサポートが会社の売上に貢献できるという点は、大きなやりがいにつながるでしょう。一般事務と同様に、「営業アシスタント職」であれば、未経験でもチャレンジできるケースが多いのも特徴です。
接客業などの対人経験を活かしたい、お客様に近い場所でお仕事がしたい、チームワークを発揮しながら働きたい人などに向いています。
※関連記事：『営業事務とは｜仕事内容は？給料・年収はいくら？実際に働く人の声もご紹介！』
貿易事務
貿易事務は、海外企業との貿易取引の進行管理役として、関係者とのやりとりや必要書類の作成・確認を行います。
具体的には、英語をはじめとする外国語を使って商品の受発注、貿易書類の作成、貿易取引の進行管理などを担当します。多くの貿易書類は英文で記載されているため、英語を「読む・書く」スキルが重視されます。
英語を使ったお仕事がしたい人や、将来を見据えて専門知識を身につけたい人にオススメのお仕事です。
※関連記事：『貿易事務とは｜仕事内容や給料、向いている人の特徴についてご紹介！』
経理事務
会社のお金を扱う事務職種のひとつである経理事務。簿記というルールに則って、日常的な取引の管理や伝票仕訳から、月次・年次決算業務などの経理業務全般に携わります。
数字を扱うため、細かいところまで気を配れる人や、コツコツした業務が得意な人に向いています。
経理の補助業務を担当する「経理アシスタント職」であれば未経験可の場合もありますが、日商簿記3級程度の基礎知識を身につけていれば、お仕事に就くチャンスがより広がるでしょう。
※関連記事：『経理事務とは｜仕事内容や1日のスケジュール、他の事務との違いって？』
総務事務
総務事務は会社の備品や施設の管理、社内規定の策定、イベントの運営、問い合わせ対応、代表窓口など、会社運営に欠かせない総務部門の事務全般を担当します。
社内外からの問い合わせに対応することが多く、さまざまな立場の人々と関わりながらお仕事をするためコミュニケーション能力が欠かせません。また、業務範囲が幅広く、人事・労務・法務分野に関わることも多いため、専門知識を身につけることもできるでしょう。
きっちりルールを決めて物事を進めたい人や、さまざまな業務を並行して進められる人に向いています。
※関連記事：『総務事務とは｜仕事内容やメリット・デメリット、向いている人の特徴は？』
事務職は会社のバックオフィスを支える重要なお仕事
どのような業界・業種の会社であっても、事務職の存在がなければ企業運営は成り立ちません。周りの社員たちがそれぞれの業務に専念できるのも、事務職がバックオフィスをしっかり支えているからこそ。
実務経験やスキルを身につけながら、やりがいを感じられる事務職のお仕事に、ぜひチャレンジしてみませんか？
パソナでは、未経験でもチャレンジしやすい一般事務や営業事務をはじめとする事務職のお仕事を数多く扱っています。「事務職のお仕事に興味がある」「自分に合ったお仕事を探したい」という方は、ぜひパソナへご相談ください。
