OA事務の魅力とは？一般事務との違いや仕事内容、必要なOAスキルまで徹底解説
「OA事務」は、PCや複合機などを使って事務業務を行うお仕事です。業務内容は会社や部署によって異なりますが、タイピングやOfficeソフトの操作などの「OAスキル」が求められます。
今回は一般事務との違いや、OA事務に求められるスキル、向いている人の特徴について紹介します。
また、未経験からお仕事をスタートする方法や、志望動機の書き方まで解説しますので、OA事務への転職を考えている方は参考にしてみてください。
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- 目次
- OA事務とは
- OA事務の仕事内容
- 求められるスキル
- 向いている人の特徴
- 未経験からお仕事をスタートするのに派遣がおススメな理由
- OA事務の給料・年収は？
- OA事務の志望動機の書き方と例文
- OA事務に関するQ&A
- PCスキルを活かして派遣のOA事務に挑戦！
OA事務とは
OA事務とは、ビジネス文書の作成や顧客情報などの管理を、PCをはじめとした電子機器を使って効率的に行う事務職です。PC操作やOffice系ソフトの操作に特化したお仕事を、OA事務と定義することもあるようです。業界・業種を問わずPCスキルを持った人材のニーズは高く、OA事務は求人数が多いお仕事のひとつです。
※関連ページ：OA事務の派遣｜パソナ
一般事務との違い
事務作業がほぼ手動で行われていた時代には、主に電話対応やファイリングなどを行う「一般事務」と、電子機器を使って事務作業を行う「OA事務」の担当業務は、明確に分けられていました。
しかし、現在では一般事務とOA事務は同じ意味合いで使用されることもあり、OA事務の仕事内容は一般事務と変わらなくなってきています。
また、RPAなどの高度なPCスキルを要する専門性の高いお仕事を「OA事務」として募集していることもあるため、求人にエントリーする際は業務内容をしっかりと確認しておきましょう。
働くメリット
OA事務のお仕事を通して得られるスキルはたくさんあります。例えばWord での文書作成や、Excelを使った表計算などのスキルは、汎用性が高くどの会社でも必要とされます。他にもインターネットを活用した情報収集など業務効率の上がる作業は企業にも求められるでしょう。
基本的にはデスクでの事務作業がメインになるので、体力面での負担が少ないこともメリットに挙げられます。
OA事務の仕事内容
- データ入力
- Wordを使用したビジネス文書の作成
- ExcelやAccessを使用したデータ集計・分析
- PowerPointを使用したプレゼンテーション資料の作成
企業によっては電話や来客対応、ファイリングなど、一般事務と同じようなお仕事を任されることもあります。
お仕事の一日の流れ
OA事務として働く人の業務を1日の流れで確認していきましょう。
| 8：45 | 出勤 |
|---|---|
| 9：00 | 朝礼、メールチェック |
| 9：30 | 会議資料の印刷、準備 |
| 10：00 | 受注データの確認 |
| 11：00 | 伝票処理 |
| 12：00 | 休憩 |
| 13：00 | データ入力、ファイリング |
| 15：00 | 郵便物の発送業務 |
| 15：30 | ミーティング |
| 16：30 | 来客対応 |
| 17：00 | 議事録作成 |
| 18：00 | 退社 |
求められるスキル
PCを使うことが多いOA事務のお仕事ですが、求められるスキルとはどのようなものなのでしょうか。
具体的にどんなスキルがあると良いのか、紹介していきます。
基本的なPCスキル
PCを使った業務が多いOA事務では、基本的なPCスキルが必須となります。具体的には、下記のようなスキルが求められるでしょう。
タッチタイピング
キーボードを見ずにPCの画面を見ながら文字入力を行うことを、タッチタイピング（ブラインドタッチ）と言います。これができるようになると、文字入力のスピードと精度が格段にアップします。
ショートカット操作
近道（ショートカット）という名前の通り、特定のキーを使ってPC上の操作を簡単に行う機能を「ショートカット」と呼びます。代表的なものには、コピー[Ctrl＋C]、ペースト[Ctrl＋V]、ファイルの保存［Ctrl＋S]などがあり、ショートカットキーを覚えておくと業務効率アップに役立ちます。
メール操作
ビジネスメールでは一定のルールや定型文があります。宛先（To/Cc/Bcc）の使い分けや添付ファイルの取り扱いには細心の注意を払い、ビジネスの場にふさわしいメール文面を心がけましょう。
Officeソフト（Word・Excel・PowerPoint・Access）の操作スキル
Officeソフトを使用した文書・資料作成やデータ集計を任されることが多いOA事務のお仕事。
企業によっても求められるスキルのレベルはさまざまですが、Word・Excel・PowerPointのスキルがあれば「基本スキルを持っている」と言えるでしょう。
基本スキルを習得後、スキルアップを目指す方は Accessに挑戦してみてはいかがでしょうか。WordやExcelに比べると操作スキルを持つ方が少ないため、Accessの操作スキルを持っていれば、企業からも重宝されるはずです。
Word
- 書式設定や印刷設定の調整・変更ができる
- 表作成や図の挿入ができる
- 表紙や目次の機能を利用した複数ページにわたる文書作成ができる
Excel
- セルにデータ（数値・文字）を入力することができる
- 基本的な関数（SUM・AVERAGE・IFなど）を使用した表計算ができる
- 簡単な集計表やグラフの作成ができる
PowerPoint
- 書式設定や印刷設定の調整・変更ができる
- 図表の挿入やアニメーションの設定ができる
- スライドマスター機能を使ったプレゼンテーション資料の作成ができる
Access
- テーブルの作成・保存・設計ができる
- フィールドプロパティの設定を変更できる
- クエリを作成し、データの並び替え・抽出・加工ができる
事務処理スキル
事務処理とは書類を作成・管理する業務で、データ入力のように作業内容がシンプルかつ、業務量が膨大なことが特徴のひとつです。そのため、業務の優先度を素早く判断し、黙々と正確に取り組むスキルが求められます。
コミュニケーションスキル
OA事務は、書類作成やデータ入力を頼まれることも多く、コミュニケーションスキルも必要です。
コミュニケーションスキルの中でも特に「聞く力」が重要で、依頼された内容や情報を正確に把握してから作業を行うため、適切な質問をするためにも聞く力が求められるでしょう。
また、コミュニケーションスキルは周囲の社員と良好な関係を築くためにも必要です。
向いている人の特徴
PCスキルを持っている人
OA事務に求められるPCスキルのレベルは、企業や仕事内容によっても異なりますが、PCスキルを上手にアピールすることで、有利に転職活動を進めやすくなります。スキルに自信がない方は、まずは基本スキルをしっかりと身につけておきましょう。
Officeソフトの操作スキルを磨きたい方は、「日商PC検定」や「MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）」などを受検するのもおススメです。資格取得によってOfficeソフトの操作スキルを証明することができます。またOA事務として業務に携わりながら、より高度なPCスキルを習得しスキルアップすることで、次第に業務の幅も広がっていくことでしょう。
コミュニケーション能力や協調性がある人
OA事務はPCを使った業務が中心となりますが、電話対応や来客対応を任されることもあります。
また、依頼を受けて行う業務が多いため、コミュニケーション能力や協調性は欠かせません。
お仕事では、頼まれたことをそのまま行うだけではなく、「どのような目的でその業務を行うのか」「その業務がなぜ必要なのか」を考え、主体的にコミュニケーションを取りながら、より質の高い業務を心がけることが大切です。
向上心のある人
お仕事のどんなところにやりがいを感じるかは人それぞれですが、自分のスキルで課題を解決できたときは達成感を感じるでしょう。スキルを磨くことに意欲的で、向上心を持って業務に取り組める人は、OA事務に向いていると言えます。業務スピードや質が上がれば、周りから頼られる存在になっていくはずです。
臨機応変に対応できる人
OA事務のお仕事では、緊急度の高い依頼が急に入ったり、急ぎの修正対応が求められたりすることもあります。そんなときに、どう工夫すれば業務を遂行できるかを考え、臨機応変に対応できる人はOA事務のお仕事に向いています。
急な作業依頼やトラブル発生時にも慌てないように、バッファ（予備）の時間を設けておくなど、いざというときに備えたスケジュール管理を普段から心がけておくと良いでしょう。
未経験からお仕事をスタートするのに派遣がおススメな理由
派遣であれば、派遣会社のサポートを受けながらOA事務のお仕事をスタートすることができます。
ここでは未経験からOA事務を目指す方へ派遣のメリットを紹介します。
就業前にPCやOfficeソフトの操作を学べる
派遣会社の中には、PCスキルやビジネスマナーなど、お仕事に必要なスキルを学べる研修を用意しています。就業前にスキルアップができるので、自身のスキルに合ったお仕事の幅も広がるでしょう。
例えばパソナでは、派遣登録者へ向けたExcel講座とPowerPoint講座をオンラインで開催しています。
さらに、オフィスワークの基本を学べるビジネスマナー＆コミュニケーション講座も随時行っていますので、就業後もスムーズにお仕事に取り組めます。
※関連ページ：研修・スキルアップ｜パソナ
スキルに合ったお仕事が見つかる
派遣には、未経験向けから即戦力向けまで幅広いお仕事があります。
多くのお仕事の中から、自分のスキルや希望に合った内容のお仕事を案内してもらえるので、比較的OA事務のお仕事に就きやすいでしょう。
さらに、研修や実務経験を通してスキルアップした後は、専門性の高いお仕事も選びやすくなります。段階的にキャリアアップができるため、キャリアプランも描きやすくなります。
自分らしい働き方を見つけるサポートが受けられる
派遣会社では、キャリアコンサルタントにお仕事やキャリアについての相談をすることができます。
自分に向いている仕事は何かを一緒に考えたり、プライベートとの両立についての相談にも乗ったりしてもらえるので、一人で不安を抱える必要はありません。
また、派遣は契約期間が決まっている働き方だからこそ、キャリアコンサルタントに相談しながら決めた目標に向かって、さまざまな実務経験を計画的に進めていくこともできます。
※関連ページ：キャリアコンサルティング｜パソナ
OA事務の給料・年収は？
OA事務として働き始めた場合、給料・年収はどのくらいになるのでしょうか。
2020年4月から、雇用形態にかかわらない公正な待遇（同一労働同一賃金）を実現するための法律が施行されました。これにより、厚生労働省が定めた「一般事務員」の派遣社員の賃金（時給換算）は、以下の通りになっています。
| 勤続年数 | 一般基本給の額 |
|---|---|
| 0年（未経験） | 1,157円 |
| 1年 | 1,332円 |
| 2年 | 1,460円 |
| 3年 | 1,482円 |
| 5年 | 1,561円 |
※参照資料：賃金構造基本統計調査による職種別平均賃金（時給換算）｜厚生労働省
＊2023年度適用
＊派遣会社が「労使協定方式」を用いる場合、派遣社員の賃金は上記と同等以上であることが要件となります。詳しくは厚生労働省のホームページをご覧ください
＊退職金部分、通勤手当部分を除きます
なお、パソナでは、東京都内での一般事務の場合、
時給1,480円～2,000円のお仕事が中心で、時給2,000円以上のお仕事もあります。
パソナの時給を参考に月給や年収を計算すると、以下のようになります。
給料の計算方法
＜時給1,500円、月曜～金曜の9時～18時勤務の場合＞
9時～18時勤務の場合、1時間のお昼休憩を除いた1日の就業時間（お給料が発生する時間）は8時間。
また、1ヶ月あたりの勤務日数は、月によっても変動がありますが、週休二日制の場合20日前後が一般的です。今回は1ヶ月の勤務日数を20日として計算します。
額面の月給・年収例
上記の例における月給と年収は、以下のような計算になります。
【月給】時給1,500円×8時間×20日＝240,000円
【年収】月給240,000円×12ヶ月＝2,880,000円
プラス通勤手当（派遣会社によって規定が異なります）
なお、上記の月給や年収は「額面」の金額。額面の金額から、各種社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料）や所得税、住民税が天引きされたものが「手取り」の金額となります。
社会保険料や所得税、住民税は、報酬・所得の額の他に、個々の状況（扶養家族の有無など）によっても等級・税率が変わってきます。
OA事務の志望動機の書き方と例文
志望動機の書き方
「自分が得た経験、スキル」「OA事務を目指したきっかけ」「どのように会社へ貢献できると考えるか」という3つを意識して志望動機を考えます。
PCスキルの他にもコミュニケーションスキル、ビジネスマナーなどもアピールできるでしょう。
業務の効率化に取り組んだ、スキルアップのために資格取得をしたなどのエピソードも、お仕事に対する姿勢を伝えるのに効果的です。
また、どうしてその会社でなければいけないのかという理由付けも明確にする必要があります。
エントリー企業のどのようなところに魅力を感じるのか、なぜその会社を選んだのかをしっかり言葉で表しましょう。
求人情報や企業のWebサイトをしっかり読み込み、そこで働く理想の自分をイメージすると、考えを言語化しやすくなります。それらの内容をまとめていけば、しっかりとした志望動機に仕上がります。
志望動機の例文
＜OA事務未経験者の場合＞
私はこれまで3年間、携帯ショップの販売員をしてまいりました。
日々多くのお客様と接する中でヒアリング力や提案力、変化の多い料金プランや新機種の特徴などをスピーディに理解する読解力などを身につけてきました。
そこで得た経験、スキルを活かして今後はOA事務のお仕事に就きたいと考えており、業界で目覚ましい成長を遂げる御社を強く志望しています。相手が何を求めているのかを読み取り、スピーディに対応できるよう努めてまいります。
＜OA事務経験者の場合＞
私はこれまで3年間、OA事務の仕事をしてまいりました。
特にOfficeソフトのスキルアップには力を入れ、WordはMOSスペシャリスト、ExcelやMOSエキスパートを取得して業務効率化に活かしてきました。
より専門的な業務を担当してさらなるスキルアップを実現したく、今回転職を決意しました。社員の成長をサポートする御社の姿勢に共感し、今後は自分もその一員として貢献できればと考えています。
OA事務に関するQ&A
-
Q.OA事務とは？
A.OA事務とは、PCや複合機などを使って事務業務を行うお仕事です。業務内容は会社や部署によって異なりますが、タイピングやOfficeソフトの操作などの「OAスキル」が求められます。※関連記事：ビジネスライティングとはビジネス文書を書く力！身につければ、コミュニケーションが円滑に！｜みんなの仕事Lab-シゴ・ラボ-
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Q.OA事務と一般事務の違いは？
A.電子機器が普及する前は、主に電話対応やファイリングなどを行う「一般事務」と、電子機器を使って事務作業を行う「OA事務」で分けられていました。現在では一般事務とOA事務は同じ意味合いで使用されることもあります。 -
Q.OA事務に求められるスキルは？
A.基本的なPCスキルが必須となります。企業によって求められるスキルのレベルはさまざまですがWord、Excel、PowerPoint、Accessが使えると良いでしょう。また、事務処理スキルやコミュニケーションスキルもあると転職の際に有利にはたらきやすくなります。
PCスキルを活かして派遣のOA事務に挑戦！
OA事務は「得意なPCスキルを活かしたい」「PCスキルをもっと磨きたい」という方におススメの職種です。基本的なPCスキルがあればチャレンジすることができます。
業務を通して、より高度なスキルを身につけるとキャリアやお仕事の幅も広がっていくでしょう。
また、派遣ではOA事務の求人も多く、ご自身のスキルに合わせたお仕事を見つけやすくなります。
パソナではお仕事案内だけでなく、スキルアップに向けた研修サポートも充実していますので、「OA事務のお仕事に挑戦してみたい」という方は、ぜひ活用してみてください。
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