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2020/04/13

OA事務とは|仕事内容や必要なスキル、一般事務との違いをご紹介!

OA事務とは|仕事内容や必要なスキル、一般事務との違いをご紹介!

PC(パソコン)をはじめとした電子機器を使って事務業務を行う「OA事務」のお仕事。

そもそもOAとは「Office Automation」の略で、書類の作成や保存といった事務作業を、電子機器を使って効率化・自動化することを指します。

OA事務の仕事内容とは具体的にどのようなものなのか、一般事務との違いや、OA事務に求められるスキル、向いている人などについてご紹介します。

目次
OA事務とは
OA事務の仕事内容
OA事務と一般事務の違い
OA事務に求められるスキル
OA事務に向いている人
PCスキルを活かして派遣のOA事務に挑戦!

OA事務とは

OA事務とは、かつては手作業で行われていたビジネス文書の作成や顧客情報などの管理を、PCをはじめとした電子機器を使って効率的に行うために誕生した職種です。

オフィスでコピー機やPCを使うことが当たり前となった現在では、PC操作やOffice系ソフトの操作に特化したお仕事を、OA事務と定義することもあるようです。

業界・業種を問わずPCスキルを持った人材のニーズは高く、OA事務は求人数が多いお仕事のひとつです。

OA事務の仕事内容

OA事務は、PCを使った作業がメインとなるため、主に以下のような業務を担当します。

  • データ入力
  • Wordを使用したビジネス文書の作成
  • ExcelやAccessを使用したデータ集計・分析
  • PowerPointを使用したプレゼンテーション資料の作成

このほか、企業によっては電話や来客対応、ファイリングなど、一般事務と似たようなお仕事を任されることもあります。

OA事務と一般事務の違い

先ほどもご紹介した通り、現在では多くの職種でPCの使用が一般的になりましたが、電子機器が普及する前は、事務作業はほぼ手動で行われていました。

当時は、主に電話対応やファイリングなどを行う「一般事務」と、電子機器を使って事務作業を行う「OA事務」の担当業務は、明確に分けられていました。

しかし、現在では一般事務とOA事務は同じ意味合いで使用されることもあり、OA事務の仕事内容は一般事務と近しいものになったと言えるでしょう。

ただし、高度なPCスキルを要する専門性の高いお仕事を「OA事務」として募集しているケースもあるため、求人応募の際は仕事内容をしっかりと確認してみてくださいね。

OA事務に求められるスキル

OA事務に求められるスキル

PCを使うことが多いOA事務のお仕事ですが、OA事務に求められるスキルとはどのようなものなのでしょうか。具体的にどんなスキルがあると良いのか、ご紹介していきます。

基本的なPCスキル

PCを使った業務が多いOA事務のお仕事では、基本的なPCスキルが必須となります。具体的には、下記のようなスキルが求められるでしょう。

タッチタイピング(ブラインドタッチ)

キーボードを見ずにPCの画面を見ながら文字入力を行うことを、タッチタイピング(ブラインドタッチ)と言います。タッチタイピングができるようになると、文字入力のスピードと精度は格段にアップします。

ショートカット操作

近道(ショートカット)という名前の通り、特定のキーを使ってPC上の操作を簡単に行う機能を「ショートカット」と呼びます。代表的なものには、コピー[Ctrl+C]、ペースト[Ctrl+V]、ファイルの保存[Ctrl+S]などがありますが、これらのショートカットキーを知っておくと、業務効率アップに役立ちますよ。

メール操作

日常的に使われているメールですが、ビジネスメールでは一定のルールや定型文があります。
宛先(To/Cc/Bcc)の使い分けや添付ファイルの取り扱いには細心の注意を払い、ビジネスの場に相応しいメール文面を心がけましょう。

Officeソフト(Word・Excel・PowerPoint・Access)の操作スキル

Officeソフトを使用した文書・資料作成やデータ集計を任されることが多いOA事務のお仕事。企業によっても求められるスキルのレベルはさまざまですが、下記のようなスキルがあれば「基本スキルを持っている」と言えるでしょう。

Word

  • 書式設定や印刷設定の調整・変更ができる
  • 表作成や図の挿入ができる
  • 表紙や目次の機能を利用した複数ページにわたる文書作成ができる

Excel

  • セルにデータ(数値・文字)を入力することができる
  • 基本的な関数(SUM・AVERAGE・IFなど)を使用した表計算ができる
  • 簡単な集計表やグラフの作成ができる

PowerPoint

  • 書式設定や印刷設定の調整・変更ができる
  • 図表の挿入やアニメーションの設定ができる
  • スライドマスター機能を使ったプレゼンテーション資料の作成ができる

※関連記事:『PowerPoint初心者必見!小ワザを使った見やすいプレゼン資料の作り方

なお、今後のスキルアップを目指す方は、Accessに挑戦してみるのもひとつ。WordやExcelに比べると操作スキルを持つ人が少ないため、基本スキルを持っていれば、企業からも重宝されるはずですよ。

Access

  • テーブルの作成・保存・設計ができる
  • フィールドプロパティの設定を変更できる
  • クエリを作成し、データの並び替え・抽出・加工ができる

※関連記事:『データベース系のお仕事でニーズが高い「Access」の基礎知識

OA事務に向いている人

OA事務に向いている人

ここまで、OA事務の仕事内容や一般事務との違い、求められるスキルについてご紹介してきましたが、実際にどんな人がOA事務に向いているのでしょうか。ご自身にOA事務としての適性があるのかもあわせて、チェックしてみてくださいね。

PCスキルがある人

OA事務に求められるPCスキルのレベルは、企業や仕事内容によっても異なりますが、ご自身のPCスキルを上手にアピールすることで、有利に転職活動を進められるでしょう。

「PCスキルにそこまで自信がない…」という方は、まずは上記でご紹介した基本スキルをしっかりと身につけてみてくださいね。

Officeソフトの操作スキルを磨きたい方は、「日商PC検定」や「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」などを受検するのもオススメ。資格取得によってOfficeソフトの操作スキルを証明できますよ。

また、OA事務として業務に携わりながら、より高度なPCスキルを習得しスキルアップすることで、次第に業務の幅も広がっていくことでしょう。

コミュニケーション能力や協調性がある人

OA事務はPCを使った業務が中心となりますが、場合によっては電話対応や来客対応を任されることもあります。また、依頼を受けて行う業務が多いため、コミュニケーション能力や協調性は欠かせません。

お仕事では、頼まれたことをそのまま行うだけではなく、「どのような目的でその業務を行うのか」「その業務がなぜ必要なのか」を考え、主体的にコミュニケーションを取りながら、より質の高い業務を心がけることが大切です。

また、他の人のスケジュールにも気を配り、優先順位の高いものから業務を進められると良いでしょう。

向上心のある人

お仕事のどんなところにやりがいを見出すかは人それぞれですが、自分のスキルで課題を解決できたときのやりがいはひとしお。スキルを磨くことに意欲的で、向上心を持って業務に取り組める人は、OA事務に向いていると言えるでしょう。

できる業務の量や質が上がれば、周りから頼られる存在になっていくはずですよ。

臨機応変に対応できる人

OA事務のお仕事では、緊急度の高い依頼が急に入ったり、急ぎの修正対応が求められたりすることもしばしば。そんなときでも、どう工夫すれば業務を遂行できるかを考え、臨機応変に対応できる人はOA事務のお仕事に向いています。

急な作業依頼やトラブル発生時にも慌てないように、バッファ(予備)の時間を設けておくなど、いざというときに備えたスケジュール管理を普段から心がけると良いでしょう。

PCスキルを活かして派遣のOA事務に挑戦!

OA事務は「得意なPCスキルを活かしたい」「PCスキルをもっと磨きたい」という方にオススメの職種です。専門的なスキル・知識がなくても、今回ご紹介したような基本的なPCスキルがあれば、十分チャレンジ可能ですよ。

また、業務を通して、より高度なPCスキルを身につけることで、今後のキャリアやお仕事の幅も広がっていくでしょう。

派遣であれば、OA事務の求人数が多いため、ご自身のスキルに合わせたお仕事を見つけやすいですよ。また、パソナではお仕事案内だけでなく、PCのスキルアップに向けた研修サポートも充実していますので、「OA事務のお仕事に挑戦してみたい」という方は、ぜひ一度パソナにご相談くださいね。

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