用語

2020/06/15

総務事務の仕事内容って?向いている人の 3 つの特徴とは

総務事務とは|仕事内容やメリット・デメリット、向いている人の特徴は?

「総務事務の仕事内容って一般事務と何が違うんだろう?」そんな疑問を持っている方も多いのではないでしょうか?

総務事務は、主に会社の総務部門に所属し、会社運営を支えるバックオフィス業務を行うお仕事です。

そこで今回は、総務事務の具体的な仕事内容と向いている人の特徴についてご紹介します。

目次
総務事務とは
総務事務の仕事内容とは
総務事務で働くメリット
総務事務で働くデメリット
総務の仕事に向いている人の 3 つの特徴
派遣なら総務事務のお仕事も多数!

総務事務とは

総務事務とは、会社運営に必要な業務を担当する総務部門の事務のお仕事を指します。

具体的には、各種備品・設備の管理、社内規程・ルールの整備、社内文書の作成・確認、社内イベントの企画運営など、会社全体のサポート業務を行うのが一般的。

なお、会社によっては、総務部門が部署として独立していないケースや、人事・労務・法務などのバックオフィス業務を兼任することもあります。

総務事務は、一般的なビジネススキルがあれば挑戦できる職種ですが、就業先によっては専門的な知識や経験が必要な場合も。

PCを使った集計業務や資料作成などを行うこともあるので、Officeソフトの操作スキルを持っていると、よりお仕事の幅が広がるでしょう。

就業先は、大手企業から中小企業まで、さまざまな業界・業種のバックオフィス(管理)部門で活躍の場があります。

中小企業やベンチャー企業の場合は、「総務事務のスペシャリスト」として幅広い業務を期待されることもあるため、お仕事探しの際にはしっかり雇用条件や仕事内容を確認しておきましょう。

総務の仕事内容とは

総務事務は、会社運営に欠かせないさまざまな業務を担うお仕事。そのため、仕事内容は多岐にわたりますが、具体的にはどのような業務を行っているのでしょうか。ここでは、総務事務の主な仕事内容について具体的にご紹介します。

会社の備品・施設の管理

従業員がお仕事をする上で必要になる会社の備品や施設の管理は、総務事務の重要業務のひとつ。

具体的には、パソコンやプリンターをはじめとした機器のメンテナンス・修理依頼、各種消耗品(プリンターのトナーやコピー用紙、文房具、封筒)の発注・在庫管理などを行います。

また、会社によっては、関連施設の購入・リースの契約管理、清掃依頼、照明・空調・防災設備の維持・管理などの業務が発生する場合も。

社内規程の策定

社内の各種ルールの検討・整備や各種書類のテンプレート化を、総務事務が行う場合もあります。

各種申請のフローを決めたり、現状に見合っていない規程を改定したりと、より円滑な会社運営のためのルール整備に携わるケースもあるでしょう。決定した社内規程は、文書にまとめ、社内への周知も行います。

各種文書の管理

稟議書や契約書をはじめとした重要文書の保存・管理・廃棄を、総務事務が担当することもあります。

人事・労務・法務関連の文書をまとめて管理する場合には、必要なときにすぐ参照できるよう、整理整頓を常に心がけ、書類の分類に役立つインデックス(仕切り)を使った管理を行いましょう。

会社行事・イベント(株主総会、役員会議、全社会議など)の運営

株主総会、取締役会、役員会、全社会議、社員旅行など、会社が主催する重要な会議・行事・イベントの運営を総務事務が担当する場合もあります。

これらの行事・イベントの企画から、社内外の参加者への招集通知、運営、議事録作成まで、幅広い事務局業務を取り仕切ります。

問い合わせ対応、窓口業務

社内の従業員からの問い合わせ対応も、総務事務の重要なお仕事のひとつ。また、会社の代表窓口として、代表電話や来客の対応を総務事務が担当する場合もあります。

さまざまな問い合わせが発生することを想定して、事前に取り次ぎ先や予想される回答を確認し、臨機応変な対応を心がけましょう。

総務事務で働くメリット

総務事務で働くメリット

総務事務のミッションは、会社の従業員がお仕事に専念できるよう社内環境を整えること。

そんな総務事務ですが、働くうえでどんなメリットがあるお仕事なのでしょうか。総務事務で働くメリットについて、いくつかご紹介します。

コミュニケーション能力が磨かれる

社内外からの問い合わせに対応することが多い総務事務のお仕事。備品の発注や施設管理に関する相談、必要書類の作成など、さまざまな依頼に応じるため、社内外の人とのコミュニケーションは業務上、欠かせません。

総務事務として働くなかで、コミュニケーション能力や臨機応変な対応力を身につけられるはずですよ。

PCスキルが向上する

会社運営に付随する事務業務全般を担当する総務事務のお仕事では、日々さまざまな書類作成やメールでのやりとりが発生します。

そのため、タッチタイピングやビジネスメールのスキル、Officeソフト(Word・Excel・PowerPointなど)の操作スキルを、働きながら身につけることができるでしょう。

また、総務事務としての経験を積むことで、事務処理のスピードも自然と向上していくはずですよ。

専門知識が身につく

業務範囲が幅広い総務事務は、会社運営に欠かせない業務の専門知識が身につくというのも大きなメリットのひとつ。

人事・労務・法務分野に関わる機会も多いため、各種法律の知識や専用文書の対応に関するスキルも磨けるはずですよ。

総務事務で働くデメリット

先ほどは総務事務のメリットについてご紹介しましたが、どのようなお仕事であっても、向き・不向きには個人差があります。

人によっては、向いていないと感じこともある総務事務として働くデメリットについてもいくつかご紹介します。

総務事務のデメリットを理解した上で、自分に向いているか、向いていないかの参考にしてみてくださいね。

実績や成果を数値化しにくい

会社の備品管理や従業員のサポートを行う総務事務は、明確な目標設定がある営業職や販売職と比べると、実績・成果を数値化しにくい傾向にあります。

総務事務の場合、業務のスピードや正確さ、対応件数などを成果の指標とすることもあるようですが、会社の運営を間接的にサポートするお仕事なので、売り上げに直接貢献したいという人は、やりがいを感じづらいかもしれません。

定期的に決まったルーチン業務がある

書類管理や備品の発注、設備の保全など、毎月決まったルーチン業務が多いのも総務事務の特徴のひとつ。

地道にコツコツと行う作業や計画的に業務を進めるのが苦手な人は、お仕事への取り組み方を工夫する必要があるかもしれません。

また、これらのバックオフィス業務は表からは見えづらいことから、他部署の方からその重要さや専門性を理解してもらいにくいことも。

総務の仕事に向いている人の 3 つの特徴

総務事務に向いている人の特徴って?

ここまで総務事務として働くメリットやデメリットをご紹介してきましたが、ここからは、総務事務に向いている人の特徴についていくつかご紹介していきます。

あくまで参考例ですが、ご自身に適性がありそうか、ぜひチェックしてみてくださいね。

人のために働くことにやりがいを感じる人

企業のバックオフィス業務全般を担当する総務事務。一見地味なお仕事に思えるかもしれませんが、業務で使う備品が不足していたり、機械に不具合が生じたりすると、会社の業務が円滑に進まなくなってしまいます。

そのため、「人の役に立つことに喜びを感じる」「人前に出るよりも裏方のサポート業務が得意」という人は、総務事務に向いていると言えるでしょう。

細かい気配りを求められる分、人に感謝される機会も多いので、大きなやりがいを感じることができるはずですよ。

ルールを決めたり物事を整理したりするのが得意な人

社内からさまざまな依頼や対応を求められることが多い総務事務のお仕事。

社内規定の作成や交通費規則の策定など、明確に決まっていなかったことをルール化したり、物事を整理したりするのが得意な人は総務事務に向いていると言えます。

さまざまな業務を並行してできる人

総務事務の仕事内容は多岐にわたり、1日の中でさまざまな業務を並行して対応することが求められます。

例えば、「一日中PC入力などの同じ作業を行うのは苦手」という方でも、さまざまな業務を並行して素早く、かつ正確に行えるマルチタスク能力のある人は総務事務に向いているでしょう。

派遣なら総務事務のお仕事も多数!

総務事務は、会社組織の運営において必要不可欠なお仕事。

今回ご紹介した通り、裏方として人の役に立つことにやりがいを感じられる人、マルチタスク業務が得意な人、細かい気配りができる人などが、総務事務に向いていると言えるでしょう。

総務事務で働くには、特定の資格は必要ないため、最低限のビジネスマナーやPCスキルさえ身につけておけば、未経験からでもお仕事に挑戦できるはずですよ。

なおパソナでは、未経験からチャレンジできる総務事務のお仕事もご案内しています。派遣であれば、さまざまな勤務地や勤務スタイルのお仕事から選ぶこともできるので、派遣という働き方も、ぜひ選択肢に加えてみてくださいね。

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