派遣事務は未経験だと難しい？事務職に就く方法や身につけておきたいスキルを紹介
「土日祝休み」「デスクワーク」「残業少なめ」などの条件が比較的選びやすい事務のお仕事。
派遣のお仕事のなかでも特に人気があり、初めてオフィスワークに挑戦する方にもおススメの職種です。 今回は、未経験から事務職に就くための方法や、事前に身につけておくと良いスキルについて詳しく紹介します。
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- 目次
- 派遣の事務職はなぜ人気があるの？
- 事務職の仕事内容は？
- 事務職の一日の流れを紹介
- 派遣なら未経験から事務職にチャレンジしやすい
- 事務職を目指す方ために身につけておきたいスキル
- 未経験OKの事務職に就くためのポイント
- 派遣の事務職に関するQ＆A
- 派遣の事務職は未経験でも大丈夫！事務職デビューを目指しませんか？
派遣の事務職はなぜ人気があるの？
根強い人気がある派遣事務のお仕事。人気の理由は、働きやすい条件が揃った「事務職」と「派遣のメリット」を掛け合わせることで、希望に沿った働き方を実現できる点にあります。
ワークライフバランス重視の働き方ができる
規則的な勤務スタイルで働きやすい
就業先にもよりますが、比較的定型業務が多いためスケジュールが立てやすく、土日や大型連休などのお休みも比較的取りやすい傾向にあります。
突発的な残業が少ない
派遣のお仕事は、就業曜日・休日や就業時間・休憩時間、また残業や休日労働などについて、雇用契約に記載された条件のもとで就業します。残業の有無は就業先企業や業務状況によっても異なりますが、事務職の場合、突発的な残業は比較的少ないと言えます。
家庭の事情などで残業をできるだけ避けたい場合、派遣登録時にあらかじめ伝えておくことで、残業無しや残業少なめのお仕事を案内してもらえるでしょう。
ライフスタイルに合わせた働き方ができる
派遣の事務職では、フルタイムのお仕事はもちろん、「週2～3日勤務」「扶養内」「16時前退社」など、ご自身の希望条件に合ったお仕事を見つけやすいのも特徴のひとつです。
例えば、子どもが小さいうちは時短勤務で働き、成長するにつれて段階的に勤務時間を増やしたり、正社員・契約社員など直接雇用を前提とした紹介予定派遣にしたりするなど、家庭の状況に合わせて働き方を変えられるメリットがあります。
※関連ページ：派遣社員のいろいろな働き方｜パソナ
働きやすい環境が整っている
デスクワーク作業が中心
事務職は基本的にデスクワークが中心です。外出が多い営業職や、立ち仕事の多い接客販売職と比べると体力面での負担は少ないでしょう。体力に不安のある方でも、長く続けやすいお仕事と言えます。
憧れの大手企業で働けることも
派遣の場合、大手企業や有名企業の求人も多くあります。就業先によっては、同じ派遣会社からのスタッフがいる場合も。環境の整った憧れの企業でお仕事できるチャンスがあります。
スピーディな転職活動ができる
派遣は事務職の求人数も多く、さまざまな業務レベルのお仕事があるのも特徴のひとつ。数ある求人の中から、自分の希望条件に合ったお仕事を選びやすいと言えます。また、1ヶ月前～即日勤務スタートのお仕事が多いため、スピーディに転職活動を進めることができるでしょう。
事務職の仕事内容は？
データ入力・書類作成
PCでデータ入力や書類作成を行います。議事録、見積書、プレゼンテーション資料など、部署によって定められた書式やテンプレートを使用して作成する場合も多いですが、Word、Excel、PowerPointなど、Officeアプリケーションの基本操作は習得しておきましょう。
メール・電話対応
メール、電話対応も日常的に発生する業務ですが、特にメールの扱いには注意が必要です。社内外の相手に合わせた挨拶文、TO、CC、BCCの使い分けなどは理解しておきましょう。電話も同様に、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いを心がけ、要件を正確に聞き取ってメモを取り、速やかに伝達します。
来客対応
来客があった際は、応接室への案内、お茶出しなどの対応を行うこともあります。来客対応は、企業のイメージにも影響するもの。丁寧な言葉遣いや相手に好印象を与えるような接遇対応が求められます。
事務職の一日の流れを紹介
| 8:30 | 出社後、メールチェックと一日の業務スケジュールを確認 |
|---|---|
| 9:00 | 顧客データの入力 |
| 11:00 | 会議資料の作成・印刷 |
| 12:00 | 昼休み |
| 13:00 | 午前中に届いた郵便物の仕分け・配布、書類のファイリング |
| 14:00 | 会議準備、来客対応 |
| 15:00 | 会議の議事録作成 |
| 16:00 | 備品の発注、取引先へ送る郵便物の準備・発送 |
| 17:30 | 業務日報を作成し、退勤 |
一般事務のお仕事では、郵便物の仕分けや発送、備品管理・発注など、決められた日時に行う定型業務も多いのが特徴。また、定型業務と並行して、電話・メールでの対応も随時行うケースが多いです。
派遣なら未経験から事務職にチャレンジしやすい
未経験からチャレンジしやすいという点も、派遣で事務職のお仕事をはじめるメリットのひとつです。派遣事務のお仕事が、未経験からのスタートに向いている理由についてまとめました。
未経験者OKの求人が多い
転職市場において事務職の正社員は求人数が少なく、希望者も多いことから未経験者にとっては狭き門ですが、派遣の場合、未経験OKの事務職求人は数多くあります。幅広い求人を多く扱っている大手の派遣会社に登録すると、さらに可能性が広がるでしょう。
段階的にステップアップしていける
事務職は比較的に定型業務が多いため、未経験からスタートして、段階的にステップアップのできるお仕事です。まずはメール対応や資料作成、データ入力といった定型的な業務に慣れることから始めて、徐々に経験・スキルを身につけていくことで、業務の幅が広がります。
派遣会社によっては、ビジネスマナーやPCスキルに関するスキルアップ研修を実施しているところもあります。苦手分野がある方は、事前にスキルアップ研修を受講しておけば、自信を持ってお仕事を始められるでしょう。
派遣会社からのサポートがある
未経験から事務のお仕事を目指す場合、自分でお仕事を探すとなると、どのように進めれば良いのか悩んでしまったり、業務が自分にできるのか不安になったりすることもあるでしょう。派遣であれば、お仕事探しから就業後のキャリア形成まで、派遣会社からのサポートを受けることができます。
困ったときはいつでも相談できる体制が整っているので、安心してお仕事を続けられるでしょう。
※関連ページ：キャリアコンサルティング ｜パソナ
事務職を目指すために身につけておきたいスキル
社会人としてのビジネスマナー
対応・応対
ビジネス・プライベート問わず、挨拶は基本のマナー。明るく、ハキハキとした挨拶は、相手に好印象を与えるほか、新しい職場での人間関係構築にも欠かせません。また、日頃の応対や態度にも、お仕事に対するやる気や姿勢が表れます。
派遣会社での登録面談時や就業先との顔合わせの際は、気持ちの良い挨拶や応対をしましょう。
身だしなみ
お仕事では、TPOに合わせてビジネスシーンにふさわしい服装・スタイルを心がけましょう。明るすぎるヘアカラーや派手な装飾、メイクは避け、一緒に働く社員や職場の雰囲気に合わせた服装・メイク・ネイル・ヘアスタイルがおススメです。
時間厳守
お仕事をする上で、時間を守ることは大切です。周りに迷惑を掛けることがないように、出勤時間や業務の締め切りなど、「時間厳守」をつねに意識しましょう。
コミュニケーション能力
周りのメンバーと協力しながら円滑に働くためには、コミュニケーション能力も重要です。
「挨拶」や「報告・連絡・相談」など日頃からコミュニケーションがとれていると、不明点や困りごとがあった際にも、快くサポートしてくれるでしょう。
基本的なPCスキル
ITリテラシー
ITリテラシーとは、情報技術(IT)に関する知識とスキルを持ち、その情報を生活や仕事で活用したり、適切に取り扱ったりする能力のことを指します。
例えば、「業務に関する情報を不用意にSNSにアップしない」「メールの添付ファイルの扱いに注意する」といったこともITリテラシーのひとつ。ビジネスには欠かせない基本的なスキルなので、関連書籍やWebサイトなどを読んで、知識を深めておきましょう。
PCの操作
事務職はPCを使う作業が多いため、未経験であっても基本操作は求められます。自信のない方は、無料でタッチタイピングを練習できるWebサイトや派遣会社が用意しているeラーニングなどを活用してあらかじめ練習しておくとよいでしょう。
- タッチタイピング
キーボードを見ずにスムーズに文字入力ができる - ショートカットキー
［Ctrl＋C］コピー、［Ctrl＋V］貼り付けなど、操作を簡略するショートカットが使える - ビジネスメール
定型文やCC、BCCの使い分けなどビジネスメールのマナーを理解して、メールでのやり取りがスムーズにできる
Word、Excel、PowerPoint
WordやPowerPointであれば文書・スライドの作成、Excelならセルへの入力や基本関数を使った計算はマスターしておきましょう。印刷設定や書式変更も実務で使うことも多いです。
なお、派遣登録時にPC操作スキルの確認を行う派遣会社もあります。結果に応じて、現状のスキルに合ったお仕事を案内してもらいやすくなったり、客観的にスキルを測定することで、自分の得意・不得意や強化したいポイントに気づくきっかけにもなります。PCスキルを高めることで、お仕事の幅もより広がるでしょう。
未経験OKの事務職に就くためのポイント
事務職へのチャレンジに向けて、おススメの資格や派遣会社選びのポイントを紹介します。
事務職に役立つ資格を取得する
これからお仕事探しを始めるという方は、資格取得も視野に入れてみましょう。たとえ資格取得前であっても「資格取得に向けて勉強している」ということは、モチベーションのアピールにもつながります。事務未経験の方にオススメの資格は、独学でも合格が目指せる以下の3つです。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）
MOSは、各種Officeアプリケーションの操作スキルをはかるMicrosoftの認定資格。アプリケーションによって試験が分かれており、資格を取得すればWord・Excel・PowerPointなどの操作スキルが証明できるため、事務職にとって強みのひとつになります。
日商PC検定
日商PC検定もMOSと同様、Officeアプリケーションを利用した「文書作成（Word）」「データ活用（Excel）」「プレゼン資料作成（PowerPoint）」などのスキルが問われる検定試験です。レベルはベーシックから3級～1級までがあり、合格すれば各種アプリケーションを使った実務能力を証明できるでしょう。
秘書検定
社会人に必要なビジネスマナー・接遇応対のスキルが問われる検定試験で、秘書以外の職種の方にも人気があります。難易度は3級・2級・準1級・1級があり、取得するとオフィスワークでも役立つビジネスマナーや接遇応対のスキルをアピールできるでしょう。
派遣会社によっては、登録後にPCスキル講座やビジネスマナー研修を受けられる場合もあります。スキルに不安がある方は、教育サポートが充実している派遣会社を選ぶのがおススメです。
自分に合った派遣会社へ登録する
「専門職種に強い」「大手企業のお仕事が多い」など、派遣会社にはそれぞれ得意分野があります。自分に合った派遣会社を選ぶために以下のポイントに注目して探してみましょう。
未経験OKのお仕事が多いかどうか
求人情報検索ページで、職種「事務職」、募集要項「未経験・初心者OK」などの表示で絞り込むと、事務職未経験者歓迎の募集があるかどうかを確認することができます。
事務職のお仕事案内を得意としている
派遣会社によって取り扱う求人の領域や、得意とする業界・職種は変わります。オフィスワークや事務職の案内に強い派遣会社かどうか、登録前に調べておくことをおススメします。
お仕事の数が多い
求人を数多く扱っているかどうかも、重要なポイントです。取り扱っている求人数が多い派遣会社を選ぶようにすれば、選択肢が増えるでしょう。また、最初から条件を絞り過ぎず、希望条件に幅を持たせておくと、見つけられなかったお仕事に出会うこともできます。
サポート体制が手厚い
登録する派遣会社によって、派遣社員が受けられる研修制度やキャリアサポートもさまざまです。
事務職に挑戦する際の事前研修や、スキルアップを目指すためのPC講座、今後のキャリアについて相談できるキャリアコンサルティングなどサポート体制が充実している派遣会社を選ぶのもひとつの方法です。
※関連ページ：研修・スキルアップ｜パソナ
派遣の事務職に関するQ＆A
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Q.派遣の事務職で働くメリットは？
A.派遣の事務職は未経験OKの求人がたくさんあります。また、未経験スタートであっても段階的にステップアップしていくことが可能です。 -
Q.派遣の事務職に必要なスキルは？
A.事務職はPCを使う作業が多いため、未経験であっても基本的なPC操作はマスターしておくと良いでしょう。 -
Q.事務職で働くための派遣会社の選び方は？
A.事前の研修やスキルアップを目指すためのPC講座、今後のキャリアについて相談できるキャリアコンサルティングなどのサポート体制が充実している派遣会社を選ぶのもひとつの方法です。
派遣の事務職は未経験でも大丈夫！事務職デビューを目指しませんか？
これまでの経験を活かし、事務職に必要なビジネススキルを習得すれば、未経験から事務職に就ける可能性は十分にあります。さらに、お仕事探しのフォローやスキルアップ研修といった、派遣会社のサポート制度を利用すれば就業までスムーズに進みやすくなるでしょう。
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