キャリアアップ

2022/04/01

派遣の事務職は未経験でも大丈夫?身につけておきたいスキル7選

著者: パソナ キャリアコンサルタント(事務担当)

派遣の事務職は未経験でも大丈夫?身につけておきたいスキル7選

「土日祝休み」「デスクワーク」「残業少なめ」などの条件が選びやすい事務のお仕事。派遣のお仕事のなかでも特に人気があり、初めてオフィスワークに挑戦する方にもおススメの職種です。今回は、未経験から事務職に就くための方法や、事前に身につけておくと良いスキルについて詳しくご紹介します。

目次
派遣の事務職はなぜ女性に人気があるの?
事務職の仕事内容は?
事務職の一日の流れを紹介
派遣なら未経験から事務職にチャレンジ可能!
派遣の事務職を目指す方が身につけておきたいスキル7選
未経験OKの事務職に就くためのポイントって?
よくあるご質問
派遣の事務職は未経験でも大丈夫!事務職デビューを目指しませんか?

派遣の事務職はなぜ女性に人気があるの?

派遣の事務職はなぜ女性に人気があるの?

働く女性たちから根強い人気がある派遣の事務のお仕事。人気の理由は、女性にとって働きやすい条件が揃った事務職と、派遣特有のメリットを掛け合わせることで、希望に沿った働き方を実現できる点にあります。

ワークライフバランス重視の働き方ができる

規則的な勤務スタイルで働きやすい

事務職は、「平日9時~18時勤務」など勤務時間が固定されているケースが多いため、プライベートの予定も立てやすく、土日や大型連休などのお休みも比較的取りやすい傾向にあります。

突発的な残業が少ない

派遣のお仕事は、就業曜日・休日や就業時間・休憩時間、また残業や休日労働などについて、雇用契約に記載された条件のもとで就業します。残業の有無は就業先企業や業務状況によっても異なりますが、事務職の場合、突発的な残業は比較的少ないと言えます。

家庭の事情などで残業をできるだけ避けたい場合、派遣登録時にそのことを伝えておくことで、残業無しや残業少なめのお仕事を案内してもらえるでしょう。

ライフスタイルに合わせた働き方ができる

派遣の事務職では、フルタイムのお仕事はもちろん、「週2~3日勤務」「扶養内」「16時前退社」など、ご自身の希望条件に合ったお仕事を見つけやすいのも特徴のひとつ。例えば、子どもが小さいうちは時短勤務で働き、成長するにつれて段階的に勤務時間を増やすなど、家庭の状況に合わせて働き方を変えられるメリットがあります。

働きやすい環境が整っている

デスクワーク作業が中心

事務職は基本的にデスクワークが中心です。外出が多い営業職や、立ち仕事の多い接客販売職と比べると体力面での負担は少ないでしょう。体力に不安のある方でも、長く続けやすいお仕事と言えます。

憧れの大手企業で働けることも

派遣の場合、大手企業や有名企業の求人も多くあります。就業先によっては、同じ派遣会社からの仲間がいる場合も。環境の整った憧れの企業でお仕事できるチャンスがあります。

スピーディな転職活動ができる

派遣は事務職の求人数も多く、さまざまな業務レベルのお仕事があるのも特徴のひとつ。数ある求人の中から、自分の希望条件に合ったお仕事を選びやすいと言えます。また、1ヶ月前~即日勤務スタートのお仕事が多いため、スピーディに転職活動を進めることができるでしょう。

※関連記事:『楽しいお仕事を選ぶためのポイントって?女性にとって満足度が高い職種5選もご紹介!

事務職の仕事内容は?

データ入力・書類作成

PCでデータ入力や書類作成を行います。議事録、見積書、プレゼンテーション資料など、部署によって定められた書式やテンプレートを使用して作成する場合も多いですが、Word、Excel、PowerPointなど、Officeアプリケーションの基本操作は習得しておきましょう。

メール・電話の対応

メール、電話対応も日常的に発生する業務ですが、特にメールの扱いには注意が必要です。社内外の相手に合わせた挨拶文、TO、CC、BCCの使い分けなどは必ず知っておきましょう。電話も同様に、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いを心がけ、要件を正確に聞き取ってメモを取り、速やかに伝達します。

来客対応

来客があった際は、応接室への案内、お茶出しなどの対応を行います。来客対応は、そのまま企業のイメージにも影響するもの。丁寧な言葉遣いや相手に好印象を与えるような接遇対応が求められます。

事務職の一日の流れを紹介

それでは、代表的な事務職である一般事務のお仕事の流れをご紹介します。

8:30  出社後、メールチェックと一日の業務スケジュールを確認
9:00  顧客データの入力
11:00 会議資料の作成・印刷
12:00 昼休み
13:00 午前中に届いた郵便物の仕分け・配布、書類のファイリング
14:00 会議準備、来客対応
15:00 会議の議事録作成
16:00 備品の発注、取引先へ送る郵便物の準備・発送
17:30 業務日報を作成し、退勤

一般事務のお仕事では、郵便物の仕分けや発送、備品管理・発注など、決められた日時に行う定型業務も多いのが特徴。また、定型業務と並行して、電話・メールでの対応も随時行うケースが多いです。

※関連記事:『一般事務とは?仕事内容や働くメリット、給料、志望動機の書き方まで紹介!

派遣なら未経験から事務職にチャレンジ可能!

未経験からチャレンジしやすいという点も、派遣で事務職に就くメリットのひとつ。派遣の事務のお仕事が、未経験からのスタートに向いている理由についてまとめました。

未経験者OKの求人が多い

転職市場において、事務の正社員募集は求人数が少なく、希望者も多いことから、未経験者にとっては狭き門。一方、派遣なら未経験OKの求人も豊富にあります。幅広い求人を多く扱っている大手の派遣会社を選べば、さらに可能性が広がるでしょう。

段階的にステップアップしていける

事務職は定型業務が多いため、未経験スタートであっても、段階的にステップアップできるお仕事。まずはメール対応や資料作成、データ入力といった定型的な業務から始め、徐々に経験・スキルを身につけていくことで、業務の幅が広がります。

派遣会社によっては、ビジネスマナーやPCスキルに関するスキルアップ研修を実施しているところもあります。苦手分野がある方は、事前にスキルアップ研修を受講しておけば、自信を持ってお仕事を始められるでしょう。

派遣会社からのサポートがある

未経験から事務のお仕事を目指す場合、自分でお仕事を探すとなると、アピールポイントに悩んでしまったり、その業務が自分にできるのか不安になったりすることも。しかし派遣であれば、お仕事探しから就業後のキャリア形成まで、派遣会社からのサポートを受けることができます。困ったときはいつでも相談できる体制が整っているので、安心してお仕事を続けられるでしょう。

※関連記事:『一般事務・営業事務のやりがいって?キャリアプラン例や身につくスキルをご紹介!

派遣の事務職を目指す方が身につけておきたいスキル7選

派遣の事務職を目指す方が身につけておきたいスキル7選

派遣という働き方なら、未経験から事務職へのチャレンジも十分可能です。さらに、経験をカバーできる「強み」をアピールすることで、希望のお仕事に就けるチャンスがさらに広がります。これまでの経験を振り返り、以下の社会人スキルが身についているか、そして的確にアピールできるか確認しておきましょう。

社会人としてのビジネスマナー

1. 対応・応対

ビジネス・プライベート問わず、挨拶は基本となるマナー。明るく、ハキハキとした挨拶は、相手に好印象を与えるほか、新しい職場での人間関係構築にも欠かせません。また、日頃の応対や態度にも、お仕事に対するやる気や姿勢が表れます。派遣会社での登録面談時や就業先との顔合わせの際は、積極的な挨拶や気持ちの良い応対を行いましょう。

2. 身だしなみ

派遣の登録面談や就業先では、TPOに合わせてビジネスシーンにふさわしい服装・スタイルをするのがベター。明るすぎるヘアカラーや派手な装飾、メイクは避け、一緒に働く社員や職場の雰囲気に合わせた服装・メイク・ネイル・ヘアスタイルを心がけましょう。

3. 時間厳守

組織で働くうえで、時間厳守は必須となるルールです。周りに迷惑を掛けることがないよう、出勤時間やお仕事の締め切りなど、これまで以上に「時間厳守」を意識しましょう。

4. コミュニケーション能力

組織に所属し、周りのメンバーと協力しながら円滑に働くためには、コミュニケーション能力も重要。知識やスキルが不十分な場合も、コミュニケーションがとれていると周囲も快くサポートしてくれるでしょう。特に基本となる「挨拶」や「報告・連絡・相談」は大切にしましょう。

※関連記事:『派遣社員が知っておきたいビジネスマナーって?派遣会社の無料セミナーで学べるって本当?』『派遣社員のコミュニケーション術って?就業先で良い人間関係を築くためのポイント

基本的なPCスキル

5. ITリテラシー

ITリテラシーとは、PCやスマートフォンなどの端末を使って、情報を活用したり、適切に取り扱ったりするスキルや理解力のことを指します。例えば、「業務に関する情報を不用意にSNSにアップしない」「メールの添付ファイルの扱いに注意する」といったこともITリテラシーのひとつ。ビジネスには欠かせない基本的なスキルなので、関連書籍やWebサイトなどを読んで、知識を深めておきましょう。

※関連記事:『現代人にとって必須の知識!ITリテラシーを身につけよう

6. PCの操作

事務職はPCを使う作業が多いため、例え未経験であっても以下をはじめとする基本操作は求められます。自信のない方は、無料でタッチタイピングを練習できるWebサイトやeラーニングなどで練習しておきましょう。
・タッチタイピング:キーボードを見ずにスムーズに文字入力ができる
・ショートカットキー:[Ctrl+C]コピー、[Ctrl+V]貼り付けなど、操作を簡略するショートカットが使える
・ビジネスメール:定型文やCC、BCCの使い分けなどビジネスメールのマナーを理解して、メールでのやり取りがスムーズにできる

7. Word、Excel、PowerPoint

WordやPowerPointであれば文書・スライドの作成、Excelならセルへの入力や基本関数を使った計算はマスターしておきましょう。印刷設定や書式変更も実務で使います。

なお、派遣登録時にPCスキルの確認を行う派遣会社もあります。判定の結果に応じて、現状のスキルに合ったお仕事を案内してもらえるほか、客観的に自分のスキルを測定することで、自分の得意・不得意や強化したいポイントに気づけるはず。PCスキルを高めることで、お仕事の幅もより広がるでしょう。

未経験OKの事務職に就くためのポイントって?

未経験OKの事務職に就くためのポイントって?

事務職へのチャレンジに向けて、+αのアピールになるおススメの資格や、自分に合った派遣会社選びのポイントをいくつかご紹介します。

事務職に役立つ資格を取得する

これからお仕事探しを始めるという方は、資格取得も視野に入れてみましょう。たとえ資格取得前であっても、「資格取得に向けて勉強している」ということは、高いモチベーションのアピールにもつながります。

なお、事務未経験の方にオススメの資格は、独学でも合格が目指せる以下の3つです。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOSは、各種Officeアプリケーションの操作スキルをはかるMicrosoftの認定資格。アプリケーションによって試験が分かれており、資格を取得すればWord・Excel・PowerPointなどの操作スキルが証明できるため、事務職にとって強みのひとつになります。

日商PC検定

日商PC検定もMOSと同様、Officeアプリケーションを利用した「文書作成(Word)」「データ活用(Excel)」「プレゼン資料作成(PowerPoint)」などのスキルが問われる検定試験です。レベルはベーシックから3級~1級までがあり、合格すれば各種アプリケーションを使った実務能力を証明できるでしょう。

秘書検定

社会人に必要なビジネスマナー・接遇応対のスキルが問われる検定試験で、秘書以外の職種の方にも人気があります。レベルは3級・2級・準1級・1級があり、取得しておけば、オフィスワークでも役立つビジネスマナーや接遇応対のスキルをアピールできるでしょう。

派遣会社によっては、登録後にPCスキル講座やビジネスマナー研修を受けられる場合もあります。スキルに不安がある方は、教育サポートが充実している派遣会社を選ぶのがおススメです。

自分に合った派遣会社へ登録する

「特定の職種に強い」「大手企業のお仕事が多い」など、派遣会社にはそれぞれ得意分野があります。以下のポイントに注目して派遣会社を検討してみましょう。

未経験OKのお仕事が多い

求人情報検索ページでは、「未経験OK」の表示がある求人に条件を絞って探してみましょう。事務職未経験者に多くの門戸を開いている派遣会社を選ぶことで、選択肢が広がります。

事務職のお仕事案内を得意としている

派遣会社によって取り扱う求人の領域や、得意とする業界・職種は変わります。オフィスワークや事務職の案内に強い派遣会社かどうか、登録前に調べておくことをおススメします。

お仕事の数が多い

幅広い求人を数多く扱っているかどうかも、重要なポイント。できるだけ、取り扱っている求人数が多い派遣会社を選ぶようにすれば、選択肢がふえるでしょう。また、最初から条件を絞り過ぎず、希望条件に幅を持たせておくと、自分では見つけられなかったお仕事を案内してもらえることも。

サポート体制が手厚い

登録する派遣会社によって、派遣社員が受けられる研修制度やキャリアサポートもさまざま。事務職に挑戦する際の事前研修や、さらなるスキルアップを目指すためのPC講座、今後のキャリアについて相談できるキャリアコンサルティングなどサポート体制が充実している派遣会社を選ぶのもひとつの方法です。

※関連記事:『私に合った派遣会社って?派遣元を変えるときに知っておきたいこと』『社会保険はもちろん、ライフサポートや施設の割引も!派遣社員の福利厚生サービス

よくあるご質問

  • Q.派遣の事務職で働くメリットは?

    A.派遣の事務職は未経験OKの求人がたくさんあります。また、未経験スタートであっても段階的にステップアップしていくことが可能です。
  • Q.事務職に必要なスキルは?

    A.事務職はPCを使う作業が多いため、未経験であっても基本的なPC操作はマスターしておくと良いでしょう。
  • Q.事務職で働くための派遣会社の選び方は?

    A.事前の研修やさらなるスキルアップを目指すためのPC講座、今後のキャリアについて相談できるキャリアコンサルティングなどのサポート体制が充実している派遣会社を選ぶのもひとつの方法です。


派遣の事務職は未経験でも大丈夫!事務職デビューを目指しませんか?

派遣の事務職は未経験でも大丈夫!事務職デビューを目指しませんか?

基本的な社会人スキルをおさらいし、これまでの経験を上手くアピールすれば、未経験から事務職に就ける可能性は十分にあります。さらに、お仕事探しのフォローやスキルアップ研修といった、派遣会社のサポート制度を利用すれば、その可能性はさらに広がるでしょう。

派遣会社のパソナでは、登録時の面談でこれからのキャリアプランをじっくり相談できます。Web登録からスタートできるため、ぜひ一度チェックしてみてください。

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