【事務職必見】事務処理能力が高い人の特徴とは？作業効率化につながるポイントを紹介！
「事務処理能力が高い人は何が違うんだろう？」「事務処理能力はどうしたら高められるの？」
お仕事の作業効率化を図るうえで、そう思った経験がある方も多いのではないでしょうか。
特にオフィスワークの場合、事務処理能力を高めることで自身の評価に繋がる可能性もあります。
また、事務の関連資格を取得することで、転職時にもお仕事の選択肢を広げられるでしょう。
今回は、事務処理能力とはどんなスキルを指すのかを具体的に紹介し、能力が高い人の特徴や、仕事を効率化させるための方法をまとめました。お仕事に欠かせないPC作業を効率化するコツも解説しますので、ぜひ実践してスキルアップに活かしてみてください。
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事務処理能力とは
一般的に、事務処理能力とは文書の入力や数字の計算、書類の作成や確認など、事務作業における処理能力のことを指します。
デジタル機器が普及した現代においては、メールでのやりとりやPCを使ったデータの作成・加工を行うスキルなども、事務処理能力と言えるでしょう。
事務処理能力は、ビジネスパーソンであれば職種を問わず必要とされるスキルのひとつです。
特にデスクでのお仕事が多いオフィスワークの方は、事務処理能力を高めることで仕事の効率が格段に上がるでしょう。
事務処理能力が高い人の6つの特徴
実際に事務処理能力が高い人には、どのような特徴があるのでしょうか。
ご自身のお仕事にも活かせるポイントがないか、ぜひチェックしてみてください。
1. 業務の全体像を把握してから取り掛かる
事務処理能力が高い人は、はじめに自分の業務の全体像を把握してから、お仕事に取り掛かります。
まずは、現時点で受け持っている業務を一覧にし、それぞれの業務にどのくらいの時間がかかるのか、前後の流れがどうなっているのかを整理しています。そうすることで、つまずきやすいポイントの予測や、スケジュール管理に活かしているのです。
2. 優先度を明確にしている
全体像を把握した上で、お仕事の優先順位を決めてからスケジュールを組んでいるのも、特徴のひとつです。また、業務に取り組む順番は発生した順ではなく、緊急度の高さや所要時間などから総合的に判断しているというのもポイントです。
優先度が高い業務から処理していくことで、無駄を省き、効率的に仕事を進められるようになります。
3. 過去の事例や似たような業務のやり方を参考にしている
事務作業では、過去に行った作業をベースとしていることも多いでしょう。
例えば、WordやExcelを使って書類を作る場合、過去に似たようなテンプレート（雛形）の書類がないか調べて、それを活用していることがあります。
形式の近い書類を引用したり参考にしたりすることで、作業の大幅な時間短縮に繋がります。
4. 業務を定型化している
お仕事によっては、同じような事務作業を定期的に繰り返して行うことがあります。
事務処理能力の高い人は、あらかじめ事務作業を想定してチェックリストやフォーマットを作成し、業務を定型化できるように工夫しています。効率良く作業を進められるほか、ミスも減らせるはずです。
5. 簡単にできる方法を探し、効率化の工夫をしている
どんな業務でも、常に「どうすればもっと簡単にできるか」「これがベストな方法なのか」を考え、効率化の工夫をしています。既存のやり方を受け継いでいる場合であっても、業務フローを改めて見直してみると、もっとスムーズにできる方法が見つかるかもしれません。
6. 身の回りの整理整頓ができている
「PCのデスクトップやデスク周りの整理整頓ができている」という点も特徴です。
事務作業をしている際、必要なものが見つからず、時間を取られてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
業務に必要な資料やデータなどがすぐに見つけられるよう、常に身の回りの整理整頓を心がけておけば、作業効率もアップするはずです。
お仕事を効率化するための具体的な方法とは
「事務処理能力が高い人の特徴」について解説してきましたが、事務処理能力を高めるには具体的に何をすれば良いのでしょうか。実践的な方法について、紹介していきます。
優先順位をつけてから業務に取り組む
業務を振られた焦りから、目の前にある作業から取り掛かってしまうという方もいるでしょう。
しかし、正しい優先順位付けができていなければ、事務処理の効率化を図ることはできません。
まずは、作業をリストアップして、優先順位を決めていきましょう。作業を忘れてしまいそうな方は、付箋やメモ帳でTo Doリストを作成したり、タスク管理アプリを使ったりしてみてください。
類似業務をまとめて行う
事務作業は、文書の入力作業や定型文のメール返信など、ある程度パターンが決まっているものも多いでしょう。また、似ている作業は、それぞれ使用するアプリケーションや処理システムも共通しているケースがほとんどです。
そのため、種類の違う業務を交互に行うと、異なるアプリケーションを何度も開いたり閉じたりすることになり、タイムロスにつながってしまいます。
例えば、「Excelで表データを作成する作業」と「Wordで文書を作成する作業」がある場合、最初にデータ入力関係の作業を終わらせてから、文書作成系の業務に移るといったように、似たパターンの業務をまとめて行うよう意識しましょう。そうすることで、効率アップを図ることができます。
目標時間を決めて業務に取り組む
事務作業は、丁寧にやればやるほど時間がかかってしまいます。質の高いものを作ることはもちろん大切ですが、作業完了の目標時間を決めておくことで、より効率的な事務処理が可能になります。
例えば「メール確認は朝10時までに終わらせる」「残業をしないでデータ入力を終わらせるようにする」など、目標時間を決めてから作業を行いましょう。集中力アップや時間短縮に繋がるはずです。
業務マニュアルを作成する
口頭で引き継がれた作業など、業務マニュアルが明確に作られていないこともあります。
ある程度パターンが決まっている業務や作業者が複数いる業務は、マニュアルを作成しておくと、事務作業をより効率的に進められます。
業務マニュアルを作成するときは、Officeソフトの中やインターネット上にあるテンプレートを活用するのが便利です。
PC操作を効率化するコツ
事務処理の効率化に役立つのが、PCスキルです。テレワークの普及によってPCでのコミュニケーションや業務がさらに増えたため、PCスキルを高めることが事務処理能力の向上にも繋がります。
ここでは、お仕事の効率化に役立つPC操作のコツを紹介します。
ショートカットキーを活用する
ショートカットキーとは、キーボードのキーを1〜3個程度同時に押すことで、特定の操作を簡単に行う機能のことです。
コピーアンドペーストする際の「Ctrl＋C」「Ctrl＋V」や、上書き保存する際の「Ctrl＋S」などは、
日常的に活用している方も多いでしょう。
他にも、覚えておくと便利な汎用性の高いショートカットキーを紹介します。
ファイル操作
Ctrl＋N：新規ファイルを作成
Ctrl＋Y：操作をやり直す
Ctrl＋Z：操作をもとに戻す
Shift＋F10：右クリックメニューを表示
ブラウザ操作
Ctrl＋Tab：右のタブに移動
Ctrl＋Shift＋Tab：左のタブに移動
Excel・Word操作
Ctrl＋Shift＋方向キー：連続する複数項目（タブ・文字など）を選択
Ctrl＋方向キー：連続する項目（タブ・文字など）の端へカーソルを移動
※関連ページ：Excelスキルを活かして働く | パソナ
検索スキルを向上させる
オウケイウェイヴ総研が2019年に実施した調査によると、オフィスワークをする人が業務中に調べものをしている時間は、平均1.6時間に上ります。調べ物に時間を取られないようにするためには、インターネット上の情報をすぐに探せる検索スキルを身に付ける必要があります。
特定のキーワードを除外する「マイナス検索」
除外したいキーワードの前にマイナス記号をつけることで検索できます。（例：派遣 事務 -経理）
複数キーワードを含むページを検索する「AND検索」
キーワードの間にANDを入れることで明示的な検索できます。（例：派遣 AND 事務）
完全一致するフレーズを含むページのみ検索する「フレーズ検索」
キーワードの前後に二重引用符をつけることで検索できます。（例：”受付事務”）
※参考資料：【社内業務に関する調査】 ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日 1.6 時間｜オウケイウェイヴ総研
ITツールの使い方に慣れる
お仕事で扱うシステムは、メールソフトやOffice製品、会計ソフトなどが中心でしたが、
現在は、DXやテレワークが推進されたことで、多種多様なITツールを導入する企業が増えています。
ビジネスチャット
社員同士で、LINEやショートメッセージ（SMS）のようにメッセージをやり取りできるツールです。
クラウドストレージ
オンライン上でファイルの保存・共有が行えるツールです。
タスク管理ツール
個人のタスク管理だけでなく、部署内での作業分担・スケジュール管理が行えるツールです。
勤怠管理ツール
タイムカードを電子化し、有給申請や残業時間管理なども行えるツールです。
ワークフローシステム
見積書・経費申請・有給休暇申請・住所変更など、社内のさまざまな稟議の申請・確認・承認をデジタル化したツールです。
※関連ページ：パソコンのスキルを学ぶ | パソナ
事務処理能力を上げて、効率良くお仕事を進めよう
事務処理能力は、どんなお仕事でも活かすことができるビジネススキルです。
まずは、今回紹介したポイントを参考にして、現在のお仕事のやり方を見直してみましょう。
ひとつずつ意識し、行動を変えることで、次第に事務処理能力が向上していくはずです。
また、事務処理能力を高めるためにはPCスキルの習得も欠かせません。
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