【事務職必見！ 】事務処理能力が高い人の特徴って？お仕事を効率良く行うための方法とは
「事務処理能力が高い人ってどんな特徴があるんだろう？」そう思った経験はありませんか？
特にオフィスワークの場合、事務処理能力を高めることでお仕事の効率化や自身の評価に繋がる可能性も。
そこで今回は、事務処理能力の概要をはじめ、事務処理能力が高い人の特徴、仕事を効率化させるための具体的な方法をご紹介します。
事務処理能力とは
事務処理能力とは、一般的に文書の入力や数字の計算、書類の作成や確認など、デスクで行う事務作業における処理能力のことを指します。
デジタル機器が普及した現代においては、メールでのやりとりやPCを使ったデータの作成・加工を行うスキルなども、事務処理能力と言えるでしょう。
事務処理能力は、ビジネスパーソンであれば職種を問わず、必要とされるスキルのひとつ。
職種によっては、「事務処理能力は必要ない」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、労働時間に対する成果＝業務の生産性を高めるためにも、業務をスピーディーかつ正確に行う事務処理能力は重要な要素になります。
特に、デスクでのお仕事が多いオフィスワークの方は、事務処理能力を高めることで、仕事の効率が格段に上がるでしょう。
事務処理能力が高い人の5つの特徴
スキルを高めることで、作業のスピードアップや業務の効率化にもつながる事務処理能力。では、実際に事務処理能力が高い人は、どのような特徴を持っているのでしょうか。
事務処理能力を高い人の特徴を掴んで、ご自身のお仕事にも活かせるポイントがあるか考えてみてくださいね。
業務の全体像を把握してから取り掛かる
事務処理能力が高い人は、最初に自分の業務の全体像を把握してから、お仕事に取り掛かります。
まずは、全体を見ながら優先順位を決めたり、スケジュールを組んだりした上で、必要な作業を行っていきましょう。そうすることで、作業の無駄を省き、効率的に仕事を進められるようになるはずです。
過去の事例や似たような業務のやり方を参考にしている
事務作業では、過去に行った作業をベースとしていることが多いもの。
例えば、WordやExcelを使って書類を作る場合、事務処理能力が高い人は、過去に似たようなテンプレート（雛形）の書類がないか調べて、それを活用していることがあります。
形式の近い書類を引用したり参考にしたりすることで、作業の大幅な時間短縮が可能になるでしょう。
業務を定型化している
お仕事によっては、同じような事務作業を定期的に繰り返して行うことがあります。
事務処理能力の高い人は、このような事務作業を想定して、チェックリストやフォーマットを作成し、業務を定型化できるように工夫しています。
業務を定型化することで、より効率良く作業を進められるほか、ミスも減らすことができるようになるはずですよ。
簡単にできる方法を探し、効率化の工夫をしている
事務処理能力の高い人は、どんな業務でも、常に「どうすればもっと簡単にできるか」「これが本当にベストな方法なのか」と考え、効率化の工夫をしています。
前任者のやり方をそのまま受け継いでいる場合であっても、業務フローを改めて見直してみると、もっとスムーズにできる方法が見つかるかもしれません。
身の周りの整理整頓ができている
事務処理能力が高い人の特徴として、「PCのデスクトップやデスク周りの整理整頓ができている」という点も挙げられます。
事務作業をしている際、必要なものがなかなか見つからずに、時間を取られてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
業務に必要な資料やデータなどがすぐに見つけられるよう、常に身の周りの整理整頓を心がけておけば、作業効率もアップするはずですよ。
お仕事を効率化するための具体的な方法とは
ここまで、「事務処理能力が高い人の特徴」について、5つのポイントを解説してきましたが、どうすれば事務処理能力を高めることができるのでしょうか。
事務処理能力を高めるための具体的な方法について、ご紹介します。
優先順位をつけてから業務に取り組む
一刻も早く着手しなければと焦って、目の前にある作業から取り掛かってしまうという方も多いのではないでしょうか。
しかし、業務の全体像を把握し、正しい優先順位付けができていなければ、事務処理の効率化を図ることはできません。
まずは、行うべき作業をリストアップして、優先順位を決めていきましょう。作業を忘れてしまいそうな方は、付箋やメモ帳でTo Doリストを作成したり、タスク管理アプリを使ったりしてみてくださいね。
※関連記事：『アプリと手書きどちらにする？業務効率が上がるおすすめタスク管理法！』
類似業務をまとめて行う
事務作業は、文書の入力作業や定型文のメール返信など、ある程度パターンが決まっていることが多いもの。また、似ている作業は、それぞれ使用するアプリケーションや処理システムも、共通しているケースがほとんどです。
そのため、種類の違う業務を交互に行うと、異なるアプリケーションを何度も開いたり閉じたりすることになり、タイムロスにつながってしまいます。
例えば「Excelで表データを作成する作業」と、「Wordで文書を作成する作業」がある場合、最初にデータ入力関係の作業を終わらせてから、文書作成系の業務に移るといったように、似たパターンの業務をまとめて行うことで、効率アップを図ることができます。
効率化できる作業を見極める
形式的に続けていたものの「もしかしたら、これは必要ないかもしれない」と感じながら行っている作業もあるのではないでしょうか。そんなときは、一度業務を棚卸しして、無駄なものがないかひとつひとつの作業を精査してみましょう。
また、Excelのマクロ機能や、RPA（業務自動化）などの技術を活用することで、事務処理を省略できる可能性があります。このような技術もぜひ、活用してみてくださいね。
※関連記事：『【初心者向け】Excel「マクロ」入門！VBAとの違いについても解説』『注目の最新技術「AI」と「RPA」の違いって？』
目標時間を決めて業務に取り組む
事務作業は、丁寧にやればやるほど、時間がかかってしまうもの。もちろん質の高いものを作ることは大切ですが、作業完了の目標時間を決めておくと、より効率的な事務処理が可能になるでしょう。
「メールの確認は朝10時までに終わらせる」「残業をしないで今日のデータ入力業務を終わらせるようにする」など、目標を決めて作業を行うことで、集中力アップや時間短縮につながるでしょう。
業務マニュアルを作成する
前任者から口頭で引き継がれた作業など、業務マニュアルが明確に作られていない業務は意外と多いもの。
しかし、ある程度パターンが決まっている業務や作業者が複数いる業務は、マニュアルを作成しておくと事務作業をより効率的に進められます。
業務マニュアルを1から作成する場合は、Officeソフトのなかやインターネット上にあるテンプレートを活用するのが便利ですよ。
※関連記事：『派遣社員の「引継ぎマニュアル」作成方法が知りたい！分かりやすい引継ぎ資料って？』
事務処理能力を上げて、効率良くお仕事を進め、質を高めよう
事務処理能力は、どんなお仕事でも活かすことができるビジネススキル。
事務処理能力が高い人は、事務作業をスムーズかつ効率的に行うためにさまざまな工夫を行っていることが、ご理解いただけたのではないでしょうか。
まずは、今回ご紹介したポイントを参考にして、現在のお仕事のやり方を見直してみましょう。ひとつずつ意識し、行動を変えることで、次第に事務処理能力が向上していくはずですよ。
また、今回ご紹介した通り、事務処理能力を高めるためにはPCスキルの習得も欠かせません。パソナでは、派遣スタッフの方向けにExcel講座やWord講座など、PCスキルを高めるための無料eラーニング講座を行っています。こちらもぜひチェックしてみてくださいね。
