用語

2022/02/02

一般事務とは?仕事内容や働くメリット、給料、志望動機の書き方まで紹介!

著者: パソナ キャリアコンサルタント(事務担当)

一般事務とは?仕事内容や働くメリット、給料、志望動機の書き方まで紹介!

一般事務とは、電話対応や来客対応、文書・資料作成、データ入力、ファイリング、備品管理など、所属部門の幅広いサポート業務を担当するお仕事です。これから一般事務を目指す方に向けて、一般事務の仕事内容や働くメリット、志望動機、求人情報まで詳しく解説します。

目次
一般事務とは
一般事務の仕事内容
一般事務の一日の流れ
一般事務として働くメリット・やりがい
一般事務に向いている人の特徴
一般事務の仕事で役に立つ資格
一般事務の給料・年収はどれくらい?
一般事務の志望動機の書き方と例文
派遣で一般事務のお仕事にチャレンジしてみよう!

一般事務とは

一般事務は、数ある事務職のなかでも、最も基本的な事務業務全般を担当するお仕事。「部署アシスタント」と呼ばれたり、「OA事務」と同義で使われたりすることもあります。

基本的なビジネススキルやPCスキルがあれば、オフィスワーク未経験からでも挑戦しやすく、残業が少なめの求人も多いことから、女性を中心に人気がある職種のひとつ。就業先は、大手企業から中小企業まで、さまざまな業界・業種のバックオフィス部門で活躍の場があります。

ただし、一般事務の業務範囲は幅広く、企業や部門によっても担当する仕事内容や就業時間などが異なるため、お仕事探しの際にはしっかり雇用条件を確認しましょう。

一般事務の仕事内容

働きやすい職種として、人気の高い一般事務ですが、具体的にはどのような業務を行っているのでしょうか。一般事務の仕事内容について、具体的にご紹介します。

電話対応

社内や取引先からかかってくる電話の対応を行います。電話対応では、ビジネスの場面にふさわしい言葉遣いを心がけ、担当者へ取り次ぐときは、相手の所属する企業名や部署名、名前、用件を正確に聞き取り、メモを取るようにしましょう。

※関連記事:『苦手意識を克服しよう!電話応対が楽になるコツ

メール対応

社内外からの業務連絡や問い合わせへの対応をメールで行います。メール対応では、定型の挨拶文を使ったビジネスメールに相応しい文面を心がけ、宛先設定や添付データなど、情報の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

※関連記事:『【メール術】仕事の「急なお願いメール」の3つのポイントと文章例をご紹介!』『【メール術】チェック回数、フォルダ管理etc. 仕事がサクサク回る「メール処理術」のヒント

来客対応

会社に来客があった際は、応接室への案内やお茶出しなどの来客対応を行います。来客対応時の印象が企業のイメージに繋がることもあるため、丁寧な言葉遣いや感じの良い応対を心掛けましょう。また、案内する応接室の上座の位置やお茶出しの作法を覚えておくと、来客対応で役立ちます。

文書作成、データ入力

PCを使って、会議の議事録や見積書、集計データ、プレゼンテーション資料などの文書作成やデータ入力などを行います。文書作成では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeソフトを使うのが一般手で、会社や部門ごとに定められた書式・テンプレートを使う場合もあります。一般事務のお仕事では、Officeソフトを使うことが多いため、基本操作はできるようにしておくと良いでしょう。

※関連記事:『Excel・PowerPointは必須?一般事務職のスキルアップ方法とは』『【初心者向け】Excel「マクロ」入門!VBAとの違いについても解説

発注の確認・管理

コピー用紙やプリンターのトナー、ボールペンなど、会社の業務で使用する備品の管理・発注を任されることもあります。備品管理表などに基づいて、適切な備品の管理・発注を心掛けましょう。

一般事務の一日の流れ

一般事務の一日の流れ

8:30  出社後、メールチェックと一日の業務スケジュールを確認
9:00  顧客データの入力
11:00 会議資料の作成・印刷
12:00 昼休み
13:00 午前中に届いた郵便物の仕分け・配布、書類のファイリング
14:00 会議準備、来客対応
15:00 会議の議事録作成
16:00 備品の発注、取引先へ送る郵便物の準備・発送
17:30 業務日報を作成し、退勤

一般事務のお仕事では、郵便物の仕分けや発送、備品管理・発注など、決められた日時に行う定型業務も多いのが特徴。また、定型業務と並行して、電話・メールでの対応も随時行うケースが多いです。

一般事務として働くメリット・やりがい

一般事務として働くメリット・やりがい

一般事務として働くことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。一般事務のお仕事を検討中の方に向けて、一般事務のメリット・やりがいをいくつかご紹介します。

未経験でも安心して始められる

専門的な知識や経験がなくても応募可能なお仕事が多いため、オフィスワーク未経験の方も安心してチャレンジできます。

ただし、未経験OKの求人の場合、応募者が増える傾向にあるため、基本的なビジネススキルやPCスキルをアピールできると、転職活動を有利に進めることができるでしょう。

勤務時間が規則的で、残業が少なめ

「平日勤務・土日祝日休み」など、規則的な勤務スタイルのお仕事が多いのも、一般事務の特徴のひとつ。もちろんどんなお仕事でも、急な依頼やトラブル対応が発生する可能性はありますが、基本的に残業が少なめのお仕事が多いようです。

なかには、「週3~4日勤務」「16:00退社」といった条件の求人もあるため、働ける曜日や時間帯に制約のあるワーキングマザーの方にもオススメの職種です。

※関連記事:『派遣社員にも残業はある?頼まれたときの上手い断り方と残業時に気をつけること

基本的なビジネススキルが身につく

一般事務として働くなかで、ビジネスマナーやPCスキル、事務処理能力など、社会人に必須となる基本スキルをバランスよく身につけられるでしょう。

また、携わった業務の中から自分の得意分野を見つけ出し、その分野のスキルを磨くことで、担当業務の幅を広げたり、将来的により専門性の高いお仕事を目指したりすることも可能になります。

また、一般事務はサポート担当として、社内外のさまざまな人と関わる機会が多いため、お仕事を通してコミュニケーション能力も向上するはずです。

※関連記事:『派遣社員が知っておきたいビジネスマナーって?派遣会社の無料セミナーで学べるって本当?』『派遣社員に求められることって何?未経験スタートの際に「身につけておきたい基本スキル」について解説!』『一般事務5年目。身につけておきたい&これから磨きたいスキルって?

専門的な知識が自然と身につく

一般事務の業務内容は幅広く、職場によっては専門性の高い経理や財務、法務部門などの業務を一部担当することもあります。仕事をしながら専門的な知識を身につけ、キャリアチェンジを目指すことも可能です。

一般事務に向いている人の特徴

ご自身に一般事務の適性がありそうか、ぜひチェックしてみてください。

業務を正確かつ着実に進められる人

一般事務は、依頼された業務を正確かつ、着実に進めることがミッションのひとつ。定型業務をはじめとした日々のお仕事は、どれも部門内の業務を円滑に進めるために欠かせないものです。

自分の担当している業務が、「どうして必要なのか」「どのように役立つのか」を理解し、誠実にお仕事に取り組める人が一般事務に向いていると言えるでしょう。

人のサポートをするのが好きな人

一般事務は、社内外問わず、関わる人たちを支える業務が多いため、「人の役に立ったり、サポートしたりすることが好き」というのも大切なポイント。

自分が前に出て活躍するよりも、部門や担当者の仕事が円滑に進むようにサポートし、人の役に立つことにやりがいを感じるという人に向いています。

気配りができる人

例えば、「指示される前に、会議に必要な書類を印刷しておく」「書類の誤字や金額の誤りに気づいたら、早急に担当者に知らせる」など、細かいところまで気配りができる人は、現場でも重宝されます。

一般事務は、電話対応や来客対応など、外部の方との接点も多いため、上司の指示がなくても気配りや配慮ができる人は、評価にもつながりやすいでしょう。

一般事務の仕事で役に立つ資格

一般事務は特別な資格がなくてもチャレンジできるお仕事です。しかし未経験の場合は資格があるほうが転職活動を有利に進められます。幅広い実務で活かせる、おすすめの資格をご紹介します。

MOS

MOSとは「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の略称で、一般事務で日常的に使うExcelやWord、PowerPointなどの操作スキルを認定する資格です。バージョンごとに試験が受けられ、一般レベルと上級レベルの2つがあります(PowerPoint、Access、Outlookは一般レベルのみ)。

日商簿記検定

簿記とは、会社のお金の流れを記録するためのもの。日商簿記検定は簿記検定のうちで最もよく知られ、転職にも有利とされています。会社の規模によっては、一般事務でも簡単な経理業務を任せられることがありますので、取得しておけば実務に役立つ場面もあるでしょう。1~3級・簿記初級・原価計算初級の5種類があります。

秘書検定

秘書検定はビジネスパーソンが身につけておくべきビジネスマナーや一般常識を問う検定です。社会人や学生など幅広い層が受験しています。1級・準1級・2級・3級の4種類があり、社会人に最低限必要知識を問う3級か、より実践的な知識を問う2級を取得して転職に活かしましょう。

一般事務の給料・年収はどれくらい?

では一般事務として働き始めた場合、給料・年収はどのくらいになるのでしょうか。

2020年4月から、雇用形態にかかわらない公正な待遇(同一労働同一賃金)を実現するための法律が施行されました。これにより、厚生労働省が定めた「一般事務員」の派遣社員の賃金(時給換算)は、以下の通りになっています。

勤続年数 一般基本給の額
0年(未経験) 1,047円
1年 1,197円
2年 1,297円
3年 1,349円
5年 1,408円

*2021年度適用
*派遣会社が「労使協定方式」を用いる場合、派遣社員の賃金は上記と同等以上であることが要件となります。詳しくは厚生労働省HPをご覧ください
*退職金部分、通勤手当部分を除きます

 

なお、パソナでは、東京都内での一般事務の場合、時給1,480円~2,000円のお仕事が中心で、時給2,000円~のお仕事もあります。

パソナの時給を参考に月給や年収を計算すると、以下のようになります。

給料の計算方法

<時給1,500円、月曜~金曜の9時~18時勤務の場合>
9時~18時勤務の場合、1時間のお昼休憩を除いた1日の就業時間(お給料が発生する時間)は8時間。

また、1ヶ月あたりの勤務日数は、月によっても変動がありますが、週休二日制の場合20日前後が一般的です。今回は1ヶ月の勤務日数を20日として計算します。

額面の月給・年収例

上記の例における月給と年収は、以下のような計算になります。
【月給】時給1,500円×8時間×20日=240,000円
【年収】月給240,000円×12ヶ月=2,880,000円

通勤手当(派遣会社によって規定が異なります)

なお、上記の月給や年収は「額面」の金額。額面の金額から、各種社会保険料(健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料)や所得税、住民税が天引きされたものが「手取り」の金額となります。
社会保険料や所得税、住民税は、報酬・所得の額の他に、個々の状況(扶養家族の有無など)によっても等級・税率が変わってきます。

※関連記事:『派遣社員の手取りはいくら!?給料の計算方法と注意点とは

一般事務の志望動機の書き方と例文

企業に好印象を持たれるような志望動機を書くためのポイントを解説します。例文も参考にしてください。

志望動機の書き方

一般事務、そして会社への志望理由を盛り込むのがポイントです。なぜ一般事務がしたいのか、自分の経験やスキルで活かせるのはどんな点か、将来のビジョンをどう描いているか、この3点を整理してみてください。

志望動機の例文

実際に志望動機を書く際は、内容に具体性を持たせることが重要です。以下の例を参考に、これまでの経験や仕事への熱意を自分なりの言葉で伝えましょう。

<一般事務経験者の場合>
私は3年間、IT企業で一般事務を担当してまいりました。Excelを使った表計算やグラフ作成、PowerPointでの資料作成には自信があります。伝票の仕訳や経費の出入金管理など、一部経理の業務も経験してきました。今後はさらに幅広い経験がしたいと考え、転職を決意しました。これまでの経験を活かし、御社で即戦力として活躍したいと考えています。

良いポイント:具体的なスキルのアピールができていて、転職に至った経緯も明確です。

<一般事務未経験者の場合>
前職では飲食店のスタッフとして5年間働いてきました。ホールでの接客業務の他、3年目にはリーダーに昇格し、食材の仕入れやアルバイトのシフト管理などにも携わりました。PCを使った業務もあり、Excelでのデータ入力も日々行ってきました。それらの業務を通して事務の仕事に興味が湧き、御社の求人に応募しました。一般事務の経験はありませんが、実務に活かせればとMOUSのExcel一般レベルは取得いたしました。接客経験で培ったコミュニケーション能力を活かして、1日も早く戦力になれるように努力してまいります。

良いポイント:未経験ながら、一般事務で活かせそうなスキルをアピールできており、資格取得の実績も熱意を感じられます。資格取得に向けて勉強中という場合も、ぜひ志望動機で伝えてください。

派遣で一般事務のお仕事にチャレンジしてみよう!

今回は一般事務のお仕事についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

一般事務は、どんな業種・規模感の企業でも、常に一定の求人数があり、未経験からオフィスワークに挑戦したいという方にもオススメの職種です。

「人のサポートが好き」「業務をコツコツと着実に進め、やり遂げることにやりがいを感じる」といった適性がある方は、ぜひ選択肢のひとつに一般事務を加えてみてはいかがでしょうか。

パソナ では、一般事務のお仕事を多数ご案内しています。派遣であれば未経験OKの一般事務の求人も多いため、希望や条件に合ったお仕事を見つけやすいですよ。

「憧れの大手企業でのオフィスワークにチャレンジしてみたい」「短期間のお仕事を希望している」「子どもの幼稚園のお迎えに間に合う勤務時間で働きたい」など、まずはあなたの希望をぜひ聞かせてくださいね。

関連記事

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお役立ちサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。