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2020/04/09

一般事務とは|仕事内容や向いている人の特徴をご紹介!

一般事務とは|仕事内容や向いている人の特徴をご紹介!

一般事務とは、電話対応や来客対応、文書・資料作成、データ入力、ファイリング、備品管理など、所属部門の幅広いサポート業務を担当するお仕事です。

これから一般事務を目指す方に向けて、一般事務の仕事内容やメリット・デメリット、向いている人の特徴などについてご紹介します。

目次
一般事務とは
一般事務の仕事内容とは
一般事務の一日の流れとは
一般事務として働くメリット
一般事務として働くデメリット
一般事務に向いている人の特徴
派遣なら一般事務のお仕事が豊富!

一般事務とは

一般事務は、数ある事務系職種のなかでも、最も基本的な事務業務全般を担当するお仕事。「部署アシスタント」と呼ばれたり、「OA事務」と同義で使われたりすることもあります。

基本的なビジネススキルやPCスキルがあれば、オフィスワーク未経験からでも挑戦しやすく、残業が少なめの求人も多いことから、女性を中心に人気がある職種のひとつ。就業先は、大手企業から中小企業まで、さまざまな業界・業種のバックオフィス部門で活躍の場があります。

ただし、一般事務の業務範囲は幅広く、企業や部門によっても担当する仕事内容や就業時間などが異なるため、お仕事探しの際にはしっかり雇用条件を確認しましょう。

一般事務の仕事内容とは

働きやすい事務系職種として、人気の高い一般事務ですが、具体的にはどのような業務を行っているのでしょうか。一般事務の仕事内容について、具体的にご紹介します。

電話対応

社内や取引先からかかってくる電話の対応を行います。
電話対応では、ビジネスの場面にふさわしい言葉遣いを心がけ、担当者へ取り次ぐときは、相手の所属する企業名や部署名、名前、用件を正確に聞き取り、メモを取るようにしましょう。

メール対応

社内外からの業務連絡や問い合わせへの対応をメールで行います。
メール対応では、定型の挨拶文を使ったビジネスメールに相応しい文面を心がけ、宛先設定や添付データなど、情報の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

来客対応

会社に来客があった際は、応接室への案内やお茶出しなどの来客対応を行います。
来客対応時の印象が企業のイメージに繋がることもあるため、丁寧な言葉遣いや感じの良い応対を心掛けましょう。

また、案内する応接室の上座の位置やお茶出しの作法を覚えておくと、来客対応で役立ちますよ。

文書作成 、データ入力

PCを使って、会議の議事録や見積書、集計データ、プレゼンテーション資料などの文書作成やデータ入力などを行います。

文書作成では、Word・Excel・PowerPointといったOfficeソフトを使うのが一般手で、会社や部門ごとに定められた書式・テンプレートを使う場合もあります。

一般事務のお仕事では、Officeソフトを使うことが多いため、基本操作はできるようにしておくと良いでしょう。

備品の発注・管理

コピー用紙やプリンターのトナー、ボールペンなど、会社の業務で使用する備品の管理・発注を任されることもあります。備品管理表などに基づいて、適切な備品の管理・発注を心掛けましょう。

一般事務の一日の流れとは

一般事務の一日の流れとは

さらにイメージしやすいように、1日の流れに沿って一般事務の仕事内容を見ていきましょう。会社や所属する部門によっても仕事内容に違いはありますが、お仕事の一例として、参考にしてみてくださいね。

一般事務の一日の流れの例

8:30  出社後、メールチェックと一日の業務スケジュールを確認
9:00  顧客データの入力
11:00 会議資料の作成・印刷
12:00 昼休み
13:00 午前中に届いた郵便物の仕分け・配布、書類のファイリング
14:00 会議準備、来客対応
15:00 会議の議事録作成
16:00 備品の発注、取引先へ送る郵便物の準備・発送
17:30 業務日報を作成し、退勤

一般事務のお仕事では、郵便物の仕分けや発送、備品管理・発注など、決められた日時に行う定型業務も多いのが特徴。また、定型業務と並行して、電話・メールでの対応も随時行うケースが多いです。

一般事務として働くメリット

一般事務のメリット

ここまで、一般事務の具体的な仕事内容や一日の流れについてご紹介してきましたが、一般事務として働くことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。一般事務のお仕事を検討中の方に向けて、一般事務のメリットをいくつかご紹介します。

未経験でも安心して始められる

専門的な知識や経験がなくても応募可能なお仕事が多いため、オフィスワーク未経験の方も安心してチャレンジできます。

ただし、未経験OKの求人の場合、応募者が増える傾向にあるため、基本的なビジネススキルやPCスキルをアピールできると、転職活動を有利に進めることができるでしょう。

勤務時間が規則的で、残業が少なめ

「平日勤務・土日祝日休み」など、規則的な勤務スタイルのお仕事が多いのも、一般事務の特徴のひとつ。もちろんどんなお仕事でも、急な依頼やトラブル対応が発生する可能性はありますが、基本的に残業が少なめのお仕事が多いようです。

なかには、「週3~4日勤務」「16:00退社」といった条件の求人もあるため、働ける曜日や時間帯に制約のあるワーキングマザーの方にもオススメの職種です。

基本的なビジネススキルが身につく

一般事務として働くなかで、ビジネスマナーやPCスキル、事務処理能力など、社会人に必須となる基本スキルをバランスよく身につけられるでしょう。

また、携わった業務の中から自分の得意分野を見つけ出し、その分野のスキルを磨くことで、担当業務の幅を広げたり、将来的により専門性の高いお仕事を目指したりすることも可能になります。

また、一般事務はサポート担当として、社内外のさまざまな人と関わる機会が多いため、お仕事を通してコミュニケーション能力も向上するはずですよ。

※関連記事:『派遣社員が知っておきたいビジネスマナーって?派遣会社の無料セミナーで学べるって本当?

一般事務として働くデメリット

ここまで、一般事務として働くメリットをご紹介しましたが、デメリットはないのでしょうか。どんなお仕事でも、人によって向き・不向きがあるのは事実。

ここでは、人によっては向いていないと感じるであろう「一般事務として働くデメリット」についていくつかご紹介します。

定型業務が多い

日次や月次で決められた定型業務が多いため、地道にコツコツと行う作業や計画的に業務を進めるのが苦手な方は、お仕事の方法を工夫する必要があるでしょう。

また、自身の采配で主体的に業務を進めるというよりは、部門内のサポート役として周りの状況に合わせながら、臨機応変に対応することが求められます。

実績や成果を数値化しにくい

営業職や販売職など、成果を数値化しやすい職種とは違い、サポート業務が多い一般事務のお仕事は、成果を数値化しづらい傾向にあります。

そのため、業務のスピードや正確さ、対応件数などを成果の指標とすることが多いようです。効率良く業務を進めるにはどんなやり方が適切かを考え、ミスなくスピーディに成果を出せる工夫をすると良いでしょう。

Officeソフトの操作スキルを高めるために、MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)などの資格を取得するのもオススメです。

一般事務に向いている人の特徴

一般事務のメリットやデメリットについて、ご理解いただけたでしょうか。ここからは、一般事務に向いている人についてご紹介していきます。ご自身に一般事務の適性がありそうか、ぜひチェックしてみてくださいね。

業務を正確かつ着実に進められる人

一般事務は、依頼された業務を正確かつ、着実に進めることがミッションのひとつ。定型業務をはじめとした日々のお仕事は、どれも部門内の業務を円滑に進めるために欠かせないものです。

自分の担当している業務が、「どうして必要なのか」「どのように役立つのか」を理解し、誠実にお仕事に取り組める人が一般事務に向いていると言えるでしょう。

人のサポートをするのが好きな人

一般事務は、社内外問わず、関わる人たちを支える業務が多いため、「人の役に立ったり、サポートしたりすることが好き」というのも大切なポイント。

自分が前に出て活躍するよりも、部門や担当者の仕事が円滑に進むようにサポートし、人の役に立つことにやりがいを感じるという人に向いています。

気配りができる人

例えば、「指示される前に、会議に必要な書類を印刷しておく」「書類の誤字や金額の誤りに気づいたら、早急に担当者に知らせる」など、細かいところまで気配りができる人は、現場でも重宝されます。

一般事務は、電話対応や来客対応など、外部の方との接点も多いため、上司の指示がなくても気配りや配慮ができる人は、評価にもつながりやすいでしょう。

派遣なら一般事務のお仕事が豊富!

今回は、一般事務のお仕事についてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

一般事務は、どんな業種・規模感の企業でも、常に一定の求人数があり、未経験からオフィスワークに挑戦したいという方にもオススメの職種です。

「人のサポートが好き」「業務をコツコツと着実に進め、やり遂げることにやりがいを感じる」といった適性がある方は、ぜひ選択肢のひとつに一般事務を加えてみてはいかがでしょうか。

なお、パソナでは、一般事務のお仕事を多数ご案内しています。派遣であれば未経験OKの一般事務の求人も多いため、希望や条件に合ったお仕事を見つけやすいですよ。

「憧れの大手企業でのオフィスワークにチャレンジしてみたい」「短期間のお仕事を希望している」「子どもの幼稚園のお迎えに間に合う勤務時間で働きたい」など、まずはあなたの希望をぜひ聞かせてくださいね。

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