スキル

2018/06/21

【メール術】仕事の「お願いメール」は3つのポイントを抑えよう!

【メール術】仕事の「お願いメール」は3つのポイントを抑えよう!

お願いしづらい内容やイレギュラーな頼みごとを、相手に伝えるのはむずかしいもの。それがメールともなれば、さらに難易度はアップしますよね。

そのようなとき、相手が快く引き受けてくれるような「お願い表現」を知っていると、相手のYESを引き出しやすくなりますよ。

効果的な「お願いメール」に欠かせない3つのポイント

顔の見えない相手にメールでお願いを聞いてもらうためには、ぜひ文中に盛り込みたい3つのポイントがあります。自分が普段送っているメールの文面を思い返しながら、読み進めてくださいね。

依頼理由や依頼内容を具体的に書く

相手が依頼を受けるかどうかをスムーズに判断できるよう、お願いする内容や相手へのリクエストはできるだけ具体的に示す必要があります。依頼内容では「何を」「いつまでに」「どうしてほしいのか」をモレなく書きましょう。お願いする内容が多い場合はリスト化するなど、読みやすい工夫をするのもオススメです。

誠意が伝わる言葉を選ぶ

対面のコミュニケーションでは、表情や声のトーンなどで思いや誠意を表すこともできますが、メールの場合は表現が文字のみに制限されています。そのため、相手にお願いを聞いてもらうには、依頼者の真面目で謙虚な姿勢が大切です。

丁寧なメール文面を心がけ、初めての相手にメールする場合などは「はじめてご連絡させていただきます。●●株式会社の▲▲と申します」「ご多用中とは存じますが、何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。」といった言葉を添えて、相手への誠意を表しましょう。

相手の承認欲求を満たす

人にお願いごとをするときは「ぜひ、〇〇さんにお願いしたい!」という動機をしっかりと伝えることが大切です。

人は「自分は必要とされている」「人から認められたい」という気持ち=「承認欲求」が満たされると、前向きな検討をしやすくなります。

「気づかい表現」を組み合わせて、相手のYESを引き出そう

上記3つのポイントに、相手への配慮を表す「気づかい表現」を組み合わせることで、より相手のYESを引き出しやすくなります。シーン別に使える表現をいくつかご紹介しましょう。

  • 頼みごとをするとき:「折り入ってのご相談がございます」
  • 文末の表現:「~いただけましたら幸いです」「~いただくことは可能でしょうか」
  • 急なお願いをするとき:「突然のお願いで恐縮ですが」「急なご依頼となり申し訳ございませんが」
  • 期限を書き添えるとき:「たいへん勝手ではございますが」「ご多用中のところ誠に恐縮ですが」
  • 期限が迫っているとき:「差し迫ってのお願いで恐縮ですが、ご協力をお願いできませんでしょうか」

※関連記事:『仕事力アップにもつながる!メールに添えたい「気づかいのひと言」

お願い上手の人は、このようなメールを書いています

ここまで説明したポイントをふまえて、最後に一例をご紹介します。自分がお願いされる立場になって、どちらのメールならYESと言いたくなるか考えてみてください。

社内の別部署へアンケート協力をお願いするときの依頼メール

【A】

〇〇部 ●●様

お疲れ様です。総務部の▲▲です。
このたび、社内の自動販売機利用に関するアンケート調査を実施することとなりました。
下記のアンケートにご回答の上、●月●日(金)までにご返信ください。
皆様からの回答結果をもとに、今後の参考にさせていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

【B】

〇〇部 ●●様

お疲れ様です。総務部の▲▲と申します。
突然のご連絡、失礼いたします。

このたび総務部では、より良いオフィス環境作りを目指し、
社内の自動販売機利用に関するアンケート調査を実施することとなりました。

急なお願いで申し訳ありませんが、
下記のアンケートにご回答の上、●月●日(金)までにご返信いただけませんでしょうか。
皆様からの回答結果をもとに、今後の参考にさせていただきます。

忙しい中、お手数をおかけしますが、ご協力いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

【A】 最低限の気づかい言葉は盛り込まれているものの、これでは不十分ですよね。相手に依頼をする場合は、まずメールを送った経緯を説明し、「突然のご連絡、失礼いたします。」などの気遣い言葉を添えるとよいでしょう。

【B】 依頼理由や依頼内容(期日や欲しいもの)が具体的に書かれており、「突然のご連絡、失礼いたします」「急なお願いで申し訳ありませんが」などの気づかい表現も盛り込まれています。さらに、アンケートに回答することで、職場環境が良くなるといった相手のメリットになる情報が書かれているのもポイントです。

まとめ

依頼メールを作成した後は、必ず送信前に「自分ならこのお願いを引き受けるだろうか」という観点でメールを読み返してみましょう。また、今回ご紹介した内容は、電話をかけるときにも応用できます。顔の見えない相手とよい関係を築くためのコミュニケーションスキルを磨いていきましょう。

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