スキル

2019/09/21

派遣社員が知っておきたいビジネスマナーって?派遣会社の無料セミナーで学べるって本当?

社会人であれば、誰であっても身に付けておきたいのが、ビジネスマナー。派遣スタッフとして働こうとしている方の中にも、「社会人としての基本的なビジネスマナーや振る舞いは、どこで学べば良いの?」「知っているつもりだけど、ちょっぴり不安…」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特に派遣ビギナーの方や、産後復帰など前職からのブランクがある方は、「正しいビジネスマナーがイマイチ分からない」「改めて学び直したい」と思っていることでしょう。

今回は、社会人が最低限知っておきたい基本的なビジネスマナーや派遣ならではのマナーについて詳しく解説します。最後に、ビジネスマナーが学べるパソナの無料セミナーの内容もご紹介します。

目次
お仕事上の礼儀作法「ビジネスマナー」はなぜ必要?
これだけは覚えておきたい!基本となる3つのビジネスマナーのポイント
派遣スタッフが知っておきたいビジネスマナーとは
パソナなら「ビジネスコミュニケーション研修」を無料で受講可能
研修に参加して基本的なビジネスマナーを学ぼう!

お仕事上の礼儀作法「ビジネスマナー」はなぜ必要?

大人としての一般的なマナーは身に付いていても、仕事上のマナーは学んだことがないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。そもそも、ビジネスマナーとはどういったものなのか、なぜ必要なのか、ここでは改めて「マナー」の意味や、ビジネスマナーが必要な理由についてお伝えしていきます。

そもそも「マナー」って?

皆さんは「マナー」と聞いて何を思い浮かべますか?「食事中のマナー」「ご近所付き合いのマナー」「電車内でのマナー」など、日常生活のあらゆる場面で使われている言葉です。そもそも「マナー」とは、行儀や礼儀作法のこと。相手に対して敬意をはらい、思いやりの気持ちを行動で表したものが「マナー」なのです。

マナーは、ルールのように“守らなければならない規則”ではないため、罰則もありません。しかし、家庭や会社、地域など、社会生活を営む上で、周りの方々と共生しながら、気持ちよく過ごすためには、きちんとしたマナーを身に付けておくことが大切です。

ビジネスマナーが必要な理由

ビジネスのシーンにおいては、年齢、性別、立場、これまでの経験や価値観などの異なる方々と関わる機会が多くあることでしょう。そこで、そうしたさまざまな方々と円滑な人間関係を築くための基本行動として、必要になるのが「ビジネスマナー」です。

ビジネスマナーは、仕事で関わる人たちへの思いやりや敬意を行動に表したもの。日頃、皆さんが気をつけているマナーや気遣いに加え、相手に信頼感・安心感をもってもらうための仕事上の作法が「ビジネスマナー」であると言えるでしょう。

ここでひとつ気をつけないといけないのが、いくら相手のことを思って行動していたとしても、表現方法が間違っていたり、自己流になっていたりすると、「相手に気持ちが伝わらないことがある」ということ。つまり、「相手がどう感じるか」が重要になってくるのです。

ビジネスマナーの基本を身に付けることで、仕事で関わる人たちとのコミュニケーションが円滑になり、より良い人間関係が築けるほか、ご自身のスキルアップにもつながるはずですよ。

これだけは覚えておきたい!基本となる3つのビジネスマナーのポイント

それでは、具体的に社会人として「これだけは身に付けておきたい」というビジネスマナーを、項目ごとにご紹介します。

挨拶・応対

ビジネスシーンにおいても、挨拶は基本中の基本となるマナー。挨拶はより良いコミュニケーションをするきっかけ作りになります。直接業務で接する機会のない方にも、対面時、出社時、退社時などには、積極的な挨拶を心がけましょう。ただ声を出すだけではなく、笑顔で、明るくハキハキと挨拶をすると好感度がアップしますよ。

また、顔の表情や立ち姿、歩き方といった態度すべてにも気持ちが表れるため、相手に安心感や信頼を持ってもらえるような、心を込めた応対を心がけてくださいね。「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」といった、敬語のおさらいも忘れずに。

身だしなみ

服装

服装は職種や社風によっても変わってくるので、職場の雰囲気やTPOをわきまえた服装を心がけましょう。スーツ着用の場合、色は黒・グレー・ベージュ・紺などが基本。スーツ着用でない場合は、シワのないシャツや薄手のニット、スカート(パンツ)など、清潔感があるオフィスカジュアルがオススメです。また、アクセサリーは派手すぎないものを選ぶようにしましょう。

メイク

派手なメイク、不自然なつけまつげやカラーコンタクトは避け、ナチュラルメイクを心がけましょう。また、ノーメイクでいることも、ビジネス上好ましくありません。顔色が悪く見えてしまう可能性もあるため、明るく健康的なイメージを与えられるようなメイクを心がけてくださいね。

ネイル

職場や仕事内容によって、ネイルがOKな場合とそうでない場合があるため、事前に確認するようにしましょう。ビジネスシーンでのネイルは、ベージュやヌードピンクなど落ち着いたカラー・デザインのものを選ぶのが無難です。マニキュアが剥げていたり、爪が折れたりしないよう、定期的なお手入れを心がけてくださいね。また、長い爪はパソコンのキーボードを打ちづらいため、避けましょう。

ヘアスタイル

IT系やアパレル系などの企業では、明るいカラーリングが許される場合もありますが、基本的には明るすぎない自然な髪色がベター。髪の毛が顔にかかっていると暗い印象を与えてしまいますので、顔にかからないように工夫しましょう。清潔感があり、お仕事がしやすく、邪魔にならないヘアスタイルを心がけてくださいね。

もし服装や髪型に迷ったら、就業先の同僚や先輩、上司など、同じ職場の方を参考にすると良いでしょう。

※関連記事:『あなたは大丈夫?働く女性が知っておくべき「身だしなみ」について
知っておきたい社会人のお作法!オフィスのメイクって、どこまでOK?
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社会人としての心構え、リテラシー

時間を守る

時間を守ることは、最も基本的なマナーのひとつ。時間が守れないと、お仕事にも大きな影響を与えてしまう可能性があります。また、一緒にお仕事をしている関係者にも迷惑がかかり、自身の信頼も失いかねません。

出勤の時間、与えられた業務の期限、取引先の納品期日などを意識しながら、お仕事に取り組みましょう。万が一、時間に遅れてしまう場合は、それがわかった時点で早めに知らせることが大切。正当な理由と誠意を迅速に伝えるようにしましょう。

公私混同をしない

社内や仕事関係の方と仲良くなるのは良いことですが、公私混同はしないこと。オンとオフを切り替えて、就業時間中は私語を極力控え、業務に関係のない言動は慎むようにしましょう。

守秘義務の徹底

お店やエレベーター内、交通機関など、公共の場で仕事内容や取引先に関する機密情報を話すのは絶対にやめましょう。また、TwitterなどのSNS上に、仕事の内容や取引先について書き込みをするのも、厳禁です。軽い気持ちで書き込んだことが、取り返しのつかない事態に繋がってしまうことも…。

仕事内容や取引先に関する情報には、守秘義務があります。仕事に関する話をしたいときは、慎重に場所をわきまえて話すようにしてください。

ITリテラシーを身につける

PCやインターネットの使い方や、情報セキュリティに関する基礎知識を身に付けておきましょう。例えば、会社のアドレスに届いた不審なメールの添付ファイルを開いたことで、PCがウイルスに感染してしまうといったケースも。メールの誤配信による個人情報漏洩等の問題も多いため、メールの宛先や、CC、BCCの使い方などには、細心の注意を払いましょう。

さまざまなITツールは、便利な反面、使い方を間違うと危険性があることも理解しておいてくださいね。

※関連記事:『現代人にとって必須の知識!ITリテラシーを身につけよう

派遣スタッフが知っておきたいビジネスマナーとは

派遣スタッフにとって、どんな就業先に行っても、円滑に業務を進めるためのビジネスマナーは重要なもの。特に就業先への初出勤の日は、気持ちの良いスタートを切るためにも、基本的なビジネスマナーをしっかりとおさらいしてから出勤しましょう。ここでは、派遣スタッフが知っておきたいビジネスマナーについて、まとめました。

初日の挨拶

派遣スタッフにとってお仕事初日は勝負の日!といっても過言ではありません。直属の部署ではなくても、出会った方には積極的に明るい笑顔で挨拶をして、好印象を心がけましょう。自己紹介をするときは、はっきりと聞き取りやすい声で。また、簡単に趣味などの一言コメントを添えると覚えてもらえやすくなりますよ。

※関連記事:『【例文付】派遣初日の挨拶で好印象を与えるためのポイント

指示を受ける時、報告する時の対応

業務を頼まれたり、指示を受けたりしたときは、まずは明るく「はい」と返事をしましょう。また、仕事をする上では、業務に関わる方々への「報告・連絡・相談(ほう・れん・そう)」が何よりも大切。

まず、指示を受けるときは、以下の「5W2H」の内容を確認して、忘れないようメモを取るようにしましょう。また、自分の解釈と指示者の伝えたい内容が食い違っている可能性もあるので、指示内容を復唱して、必ず再確認を。

・いつ(When)
・どこで(Where)
・誰が(Who)
・何を(What)
・なぜ(Why)
・どのように(How)
・どのくらい・いくら(How much)

そして、業務が終わったら、必ず指示者に結果を報告しましょう。報告する際は、まず結果や結論から話し、求められた場合は、理由や経過も報告してくださいね。依頼内容が長期的な業務の場合は、進捗状況の中間報告を入れることも忘れずに。

勤怠連絡(遅刻・早退・お休み)

健康管理は社会人としての重要なマナー。対応を怠ると、社会人として信頼感を損なってしまう恐れもあります。そのため、遅刻や早退、体調不良などによる欠勤の際は、早めに連絡をするようにしましょう。その際、就業先はもちろん、派遣会社への勤怠連絡も忘れずに。いざというときにすぐ連絡できるように、連絡先・報告先を確認しておきましょう。

※関連記事:『突然の体調不良。派遣社員が欠勤するときの正しい連絡方法について

電話応対

電話は3コール以内に出るのが基本。もし出るのが遅れたら、「大変お待たせいたしました」などの一言を添えると、丁寧な印象になります。電話に出る時は「お電話ありがとうございます、株式会社○○です」と、明るい応対を心がけましょう。要件を聞いたら5W2Hを確認しつつメモを取り、連絡先は復唱するようにします。

電話応対はいわば「会社の顔」。顔が見えない分、電話に出たあなたの印象が、そのまま相手が思う「会社の印象になる」ということを意識して、丁寧な応対を心がけましょう。

※関連記事:『「伝言メモ」はビジネスの基本!瞬時に用件が伝わる上手なメモの書き方

メール応対

メールでのやりとりでは、相手に顔も声も聞こえないため、より丁寧な文章を心がけましょう。たとえ普段は親しい間柄でも、メールではできるだけ畏まった文章を。

「お世話になっております。株式会社○○の△△です。」という挨拶文、名乗り文から始めて、文章は読みやすいように20~25字程度で改行しましょう。半角カタカナや絵文字、機種依存文字などは、ビジネスメールには適しません。

結びでは、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」「お手数ですが、ご返信をいただけますと幸いです」「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」など、相手にしてほしいアクションを状況に応じて使い分けて記載し、文末の署名欄も忘れずに。

作成した文章は読み返し、宛先(TO、CC、BCC)や誤字・脱字をチェックしましょう。

パソナなら「ビジネスコミュニケーション研修」を無料で受講可能

「ビジネスマナーについてもっと知りたい」「ビジネスマナーをしっかり学んでみたい!」という方は、ビジネスマナーに関する講座・セミナーを受講するのがオススメ。派遣会社によっては、派遣スタッフ向けのビジネスマナー研修を実施しているところもあるので、調べてみてくださいね。

なお、パソナにご登録の方は、安心して就業していただくために「ビジネスコミュニケーション研修」を無料で受講可能です。研修では、ビジネスマナーや社会人としての基礎知識を、改めて振り返ることができますよ。ここでは、研修内容の一例を少しご紹介します。(内容は変更する可能性があります)

●第一印象力の重要性
●3つのプロ意識と5つの人ざい
●絶対価値のある自分をめざして
●ヒューマンスキルエラーにならないために

研修に参加して基本的なビジネスマナーを学ぼう!

今回は、ビジネスマナーについてご紹介してきましたが、基本的なポイントについてご理解いただけたでしょうか。

お仕事をする上では、社内外問わず多くの方々と関わり、コミュニケーションをとることになります。ビジネスマナーに則った行動や言動を心がけることで、相手に良い印象を与え、お互いに気持ちよくお仕事を進めることができるでしょう。

パソナでは、先ほどご紹介した登録者の方向けの「ビジネスコミュニケーション研修」も実施していますので、興味のある方は、ぜひチェックしてみてくださいね。

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