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2020/05/19

秘書とは|仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介!

秘書とは|仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介!

企業の社長・役員をはじめとした要職に就く上司をサポートする「秘書」のお仕事。

憧れの職業として人気が高いお仕事のひとつですが、未経験から秘書になるためにはどうすれば良いのでしょうか。

今回は、秘書の仕事内容や秘書になるための方法、秘書に向いている人・向いていない人の特徴などについてご紹介します。

目次
秘書とは
秘書の仕事内容とは
秘書になるにはどうすれば良い?
秘書に向いている人の特徴
秘書に向いていない人の特徴
パソナで派遣の秘書のお仕事を探そう!

秘書とは

秘書とは

忙しい担当上司が業務に専念できるよう、さまざまな調整やサポートを行う秘書のお仕事。

一般的に華やかなイメージを持たれることも多い秘書ですが、実際には上司のスケジュール管理や会議準備をはじめとして、地道な事務作業・調整業務がお仕事の大半を占めています。

また、企業の体制によっても異なりますが、秘書には上司の個人付き秘書である「個人秘書」と、秘書室などに配属され、チームで複数の上司をサポートする「グループ秘書」の2種類があります。

秘書の仕事内容とは

次に、秘書は具体的にどのような業務を行っているのか、秘書の仕事内容について詳しくご紹介していきます。

電話やメールの対応

担当上司のもとに入る電話やメールの対応を行います。取引先から上司宛の連絡を受ける機会も多いため、失礼がないようビジネスマナーに則った丁寧な対応を心がけましょう。

来客対応

上司宛に訪れる来客への対応も、秘書のお仕事のひとつ。来客対応時の秘書の応対が、そのまま上司や会社の印象に直結する可能性もあります。

相手に好印象を持ってもらえるような言葉遣いや立ち居振る舞いを意識し、心のこもったおもてなしや接遇応対を実践しましょう。

※関連記事:『秘書・受付必見!よく使われる「接遇用語」とシチュエーションをご紹介

担当上司のスケジュール管理・調整

秘書のお仕事のなかでも重要なのが、上司のスケジュール管理・調整業務。企業の重役を担う上司は、社内の会議や打ち合わせ、来客、訪問、出張など、多くの予定が詰まっています。

スケジュール管理・調整業務では、移動時間・休憩時間に配慮しながら予定を組み立て、交通手段の確保や必要書類の準備など、対応事項をしっかりと確認しておきましょう。

※関連記事:『できる秘書は実践している!「上司のスケジュール管理」のコツについて

資料作成

会議資料や営業データの集計など、上司が業務で使う各種資料の作成を担当する場合もあります。Word・Excel・PowerPointなどOfficeソフトの基本的な操作スキルは、ぜひ身につけておきましょう。

※関連記事:『秘書の仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?

秘書になるにはどうすれば良い?

秘書になるにはどうすれば良い?

ここまで、秘書の仕事内容についてご紹介してきましたが、秘書になるためにはどのような方法があるのでしょうか。

秘書業務を学ぶ専門学校や短大の専攻もありますが、学歴や特定分野の勉強が必須ということはありません。ただ、秘書のお仕事に就くためには、社会人としての一般的な常識やビジネススキルを持っていることが前提となります。

そのため、まずは一般企業などに就職して社会人経験を積みながら、スキルアップを目指す方法がオススメ。就職した後に適性を認められ、配属や異動で秘書になるケースや、転職して秘書を目指すケースなどがあります。

就業先によっても秘書になる方法は異なる

秘書の就業先は、一般企業はもちろんのこと、医療系法人や弁護士事務所、政治団体など、多岐にわたります。

一般企業の秘書を志望する場合

一般的に、新卒の新入社員が秘書として配属されるケースは、それほど多くはないでしょう。その理由は、先ほどもご紹介した通り秘書業務には、一定の社会人経験やビジネススキルが欠かせないため。

一定期間、別の部門で経験を積んでから、秘書への異動を希望したり、社会人経験や資格をアピールして中途採用の秘書のお仕事にチャレンジしたりする方法があります。なお、グループ秘書のアシスタントの求人などは、未経験でも採用される可能性がありますよ。

一般企業以外の秘書を志望する場合

一般企業以外の秘書の就業先としては、大学や病院(医療秘書)、弁護士事務所(弁護士秘書)、政治団体・議員事務所(議員秘書)などがあります。

このような就業先で秘書を目指す場合、秘書としての経験やスキルのほかに、その分野の専門知識などが求められることもあります。一般企業での秘書経験やその業界での実務経験、専門知識があると歓迎されるでしょう。

※関連記事:『秘書の就職先ってどんなところ?具体的に必要な資格やスキルについてご紹介

秘書を目指す際に取っておきたい資格って?

秘書を目指すうえで、資格は必須ではありませんが、持っていると有利になる資格もあります。

もし、資格取得前であっても、勉強を通じて学んだ秘書業務の基礎知識をアピールできれば、就職活動で大きなアドバンテージとなるはず。ここでは、オススメの資格を2つご紹介します。

秘書検定2級

公益財団法人実務技能検定協会が主催する秘書検定は、現役秘書も多く受検している検定試験。3級、2級、準1級、1級の4段階がありますが、秘書を目指す方は2級以上の取得を目指すと良いでしょう。2級では、上司のサポートを適切に行うための優先順位付けや、効率的な業務の対応方法など、実務に即した問題が多く出題されます。

※関連記事:『【独学での秘書検定対策】2級~1級に合格するための勉強のコツをご紹介

CBS(国際秘書)検定

一般社団法人日本秘書協会が主催するCBS(国際秘書)検定は、英語と日本語の両方を使いこなせる秘書としての実力が試される検定です。取得できる資格には、準CBS資格(CBS Associate)とCBS資格(CBS)という2つのレベルがあります。

将来は、英語と日本語の両方を使う秘書「バイリンガルセクレタリー」として活躍したい方や、外資系企業で働きたい方にもオススメの資格です。

※関連記事:『秘書になるために必要な資格って?オススメの資格をご紹介!

秘書に向いている人の特徴

秘書に向いている人の特徴

秘書を目指す方にとって、「自分は秘書に向いている?」「秘書の適性とは?」という点は気になるポイントのひとつではないでしょうか。ここでは、秘書に向いている人の特徴について、いくつかご紹介していきます。

気配りができる人

秘書は、常に相手の立場を考え、状況に合わせた対応が求められるお仕事。どんな上司を担当するかによっても、秘書に求められる対応は変わってくるため、上司と適切にコミュニケーションを取りながら、細かな点にまで気配りができる人は、秘書に向いていると言えるでしょう。

誰かをサポートすることが好きな人

上司からの感謝の言葉は、秘書にとって大きなやりがいを感じる瞬間のひとつ。また、秘書は社内外の方々と上司をつなぐ「橋渡し役」でもあります。そのため、人をサポートすることが好きな人や、人から頼られることが好きな人は、秘書としての適性があるでしょう。

タスクやスケジュールの管理が得意な人

多忙な上司のスケジュールを管理するためには、優先順位を考えながら、臨機応変に対応することが大切。タスク・スケジュール管理が得意な人や、普段から計画を立てて行動するのが得意な人は秘書に向いているでしょう。

※関連記事:『秘書の適性や向いている人の特徴って?適性診断でチェックしてみよう!

秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いている人の特徴についてご紹介してきましたが、秘書に向いていないのはどのような人なのでしょうか。秘書を目指す際に気をつけるべきポイントも確認しながら、参考にしてみてくださいね。

守秘義務を守れない人

どんなお仕事であっても業務で知りえた情報には、守秘義務が発生します。特に、経営者や経営層に近い上司の元で働く秘書は、企業の重大な機密情報に触れる機会が多いため、秘密保持を徹底することが重要です。

自分の裁量で物事を進めたい人

担当上司のサポート役として、スケジュール管理や調整業務を行う秘書は、人に合わせることが多いお仕事。そのため、「人のサポートをするよりも、何でも自分の裁量で物事を進めていきたい」という人には、別のお仕事のほうが向いているかもしれません。

融通が利かない人

秘書のお仕事では、定型業務だけでなく、時にはイレギュラーな対応を求められる場面も多くあります。そのため、どんな状況にも臨機応変に対応できる柔軟性は必要となるでしょう。

時間にルーズな人

ビジネスパーソンたるものの、時間厳守は基本中の基本。秘書の場合は特に、担当上司のスケジュール管理・調整を行うため、時間管理は欠かせません。

パソナで派遣の秘書のお仕事を探そう!

今回は、秘書の仕事内容や秘書になるための方法、向いている人・向いていない人の特徴などについてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

担当上司のサポート役として、上司や社内外さまざまな人とコミュニケーションを取る機会も多く、やりがいを持って働ける秘書のお仕事。また、段階的に業務の幅を広げながら、ステップアップしていけるので、将来のキャリアビジョンを描きやすい職種とも言えるでしょう。

幅広いビジネススキルを身につけ、人の役に立つお仕事がしたいという方は、ぜひ秘書を目指してはいかがでしょうか。なお、正社員の転職の場合、秘書経験が求められるケースがほとんどですが、派遣の場合、未経験からチャレンジできるお仕事も多い傾向にあります。

パソナでは、未経験OKの秘書アシスタントのお仕事もご案内していますので、秘書のお仕事に興味のある方は、ぜひ一度、パソナにご相談くださいね。

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