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2022/01/17

秘書とは|仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介!

著者: パソナ キャリアコンサルタント(秘書担当)

秘書とは|仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介!

企業の社長・役員をはじめとした要職に就く上司をサポートする「秘書」のお仕事。憧れの職業として人気が高いお仕事のひとつですが、未経験から秘書になるためにはどうすれば良いのでしょうか。今回は、秘書の仕事内容や秘書になるための方法、秘書に向いている人・向いていない人の特徴などについてご紹介します。

目次
秘書とは
秘書の仕事内容とは
秘書になるにはどうすれば良い?
秘書に向いている人の特徴
秘書に向いていない人の特徴
秘書のやりがい
副秘書で身につくスキルとキャリアアップ
秘書についてよくある質問
パソナで派遣の秘書のお仕事を探そう!

秘書とは

秘書とは

忙しい担当上司が業務に専念できるよう、さまざまな調整やサポートを行う秘書のお仕事。

一般的に華やかなイメージを持たれることも多い秘書ですが、実際には上司のスケジュール管理や会議準備をはじめとして、地道な事務作業・調整業務がお仕事の大半を占めています。

また、企業の体制によっても異なりますが、秘書には上司の個人付き秘書である「個人秘書」と、秘書室などに配属され、チームで複数の上司をサポートする「グループ秘書」の2種類があります。

※関連記事:『秘書の仕事って大変?秘書の仕事内容を具体的に解説

秘書の仕事内容とは

秘書の仕事内容

電話・メール・郵便物などの対応

担当上司のもとに入る電話やメールの対応を行います。取引先から上司宛の連絡を受ける機会も多いため、失礼がないようビジネスマナーに則った丁寧な対応を心がけましょう。上司宛ての郵便物は開封して確認し、重要度や緊急度に合わせた対応を行います。

来客対応

上司宛に訪れる来客への対応も、秘書のお仕事のひとつ。来客時の秘書の対応が、そのまま上司や会社の印象に直結する可能性もあります。

相手に好印象を持ってもらえるような言葉遣いや、立ち居振る舞いを意識した接遇を実践しましょう。

※関連記事:『秘書検定でも出題される「接遇用語」って何?よく使われる用語一覧をご紹介

担当上司のスケジュール管理・調整

秘書のお仕事の中でも重要なのが、上司のスケジュール管理・調整業務。企業の重役を担う上司は、社内の会議や打ち合わせ、来客、訪問、出張など、多くの予定が詰まっています。

スケジュール管理・調整業務では、移動時間・休憩時間に配慮しながら予定を組み立て、交通手段の確保や必要書類の準備など、対応事項をしっかりと確認しておきましょう。

※関連記事:『できる秘書の上司のスケジュール管理のコツを伝授!手帳やアプリの使い方とは

資料作成

会議資料や営業データの集計など、上司が業務で使う各種資料の作成を担当する場合もあります。Word・Excel・PowerPointなどOfficeソフトの基本的な操作スキルは、ぜひ身につけておきましょう。

※関連記事:『秘書の仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?

上司の接待交際業務のサポート

暑中見舞い・年賀状、慶弔時の電報、お中元やお歳暮などの季節の挨拶、手土産の手配なども秘書が担当します。大切な取引先に失礼がないよう、冠婚葬祭のマナーや対応を心得ておくことが必要です。

取引先がグローバルな企業においては、グリーティングカード(年中行事に合わせた文面でのご挨拶)にもダイバーシティへの配慮が重要に。例えば年末シーズンにキリスト教ではない方を配慮して「Merry Christmas」ではなく「Happy Holidays」というフレーズを用いるなど、文化・宗教的知識が必要になります。

文書の管理

「会議資料が見たい」と上司に求められたらすぐに提示できるよう、必要な文書を分かりやすくファイリングします。不要になったものは破棄し、欲しい文書がすぐに探せるよう管理することも大切なお仕事です。

秘書になるにはどうすれば良い?

秘書になるにはどうすれば良い?

秘書業務を学ぶ専門学校や短大の専攻もありますが、学歴や特定分野の勉強が必須ということはありません。ただ、秘書のお仕事に就くためには、社会人としての一般的な常識やビジネススキルを持っていることが前提となります。

そのため、まずは一般企業などに就職して社会人経験を積みながら、スキルアップを目指す方法がおススメ。就職した後に適性を認められ、配属や異動で秘書になるケースや、転職して秘書を目指すケースなどがあります。

就業先によっても秘書になる方法は異なる

秘書の就業先は、一般企業はもちろんのこと、医療系法人や弁護士事務所、政治団体など、多岐にわたります。

一般企業の秘書を志望する場合

一般的に、新卒の新入社員が秘書として配属されるケースは、それほど多くはないでしょう。その理由は、先ほどもご紹介した通り秘書業務には、一定の社会人経験やビジネススキルが欠かせないため。

一定期間、別の部門で経験を積んでから、秘書への異動を希望したり、社会人経験や資格をアピールして中途採用の秘書のお仕事にチャレンジしたりする方法があります。なお、グループ秘書のアシスタントの求人などは、未経験でも採用される可能性があります。

一般企業以外の秘書を志望する場合

一般企業以外の秘書の就業先としては、大学や病院(医療秘書)、弁護士事務所(弁護士秘書)、政治団体・議員事務所(議員秘書)などがあります。

このような就業先で秘書を目指す場合、秘書としての経験やスキルのほかに、その分野の専門知識などが求められることもあります。一般企業での秘書経験やその業界での実務経験、専門知識があると歓迎されるでしょう。

※関連記事:『秘書の就職先ってどんなところ?具体的に必要な資格やスキルについてご紹介

取っておくと有利な秘書検定は?

秘書を目指すうえで、資格は必須ではありませんが、持っていると有利になる資格もあります。

もし資格取得前であっても、勉強を通じて学んだ秘書業務の基礎知識をアピールできれば、就職活動で大きなアドバンテージとなるはず。ここでは、オススメの資格を2つご紹介します。

秘書検定2級

公益財団法人実務技能検定協会が主催する秘書検定は、現役秘書も多く受検している検定試験。3級、2級、準1級、1級の4段階がありますが、秘書を目指す方は2級以上の取得を目指すと良いでしょう。2級では、上司のサポートを適切に行うための優先順位付けや、効率的な業務の対応方法など、実務に即した問題が多く出題されます。

※関連記事:『独学で秘書検定対策!2級・準1級・1級に合格するための対策とコツと勉強法とは

CBS(国際秘書)検定

一般社団法人日本秘書協会が主催するCBS(国際秘書)検定は、英語と日本語の両方を使いこなせる秘書としての実力が試される検定です。取得できる資格には、準CBS資格(CBS Associate)とCBS資格(CBS)という2つのレベルがあります。

将来は、英語と日本語の両方を使う秘書「バイリンガルセクレタリー」として活躍したい方や、外資系企業で働きたい方にもおススメの資格です。

※関連記事:『秘書になるために必要な資格って?オススメの資格をご紹介!

秘書に向いている人の特徴

秘書に向いている人の特徴

秘書を目指す方にとって、「自分は秘書に向いている?」「秘書の適性とは?」という点は気になるポイントのひとつではないでしょうか。ここでは、秘書に向いている人の特徴について、いくつかご紹介していきます。

秘書に向いている人の特徴

気配りができる人

秘書は、常に相手の立場を考え、状況に合わせた対応が求められるお仕事。どんな上司を担当するかによっても、秘書に求められる対応は変わってくるため、上司と適切にコミュニケーションを取りながら、細かな点にまで気配りができる人は、秘書に向いていると言えるでしょう。

誰かをサポートすることが好きな人

上司からの感謝の言葉は、秘書にとって大きなやりがいを感じる瞬間のひとつ。また、秘書は社内外の方々と上司をつなぐ「橋渡し役」でもあります。そのため、人をサポートすることが好きな人や、人から頼られることが好きな人は、秘書としての適性があるでしょう。

タスクやスケジュールの管理が得意な人

多忙な上司のスケジュールを管理するためには、優先順位を考えながら、臨機応変に対応することが大切。タスク・スケジュール管理が得意な人や、普段から計画を立てて行動するのが得意な人は秘書に向いているでしょう。

英語が得意な人

海外に拠点があるなどといったグローバル(を目指している)企業の場合、取引先や自社の役員が日本人とは限りません。英語でのコミュニケーションやグローバルな接遇が求められる他、ダイバーシティへの理解、ビジネス英語が堪能であればとても有利になるでしょう。

秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いている人の特徴についてご紹介してきましたが、秘書に向いていないのはどのような人なのでしょうか。秘書を目指す際に気をつけるべきポイントも確認しながら、参考にしてみてください。

守秘義務を守れない人

どんなお仕事であっても業務で知りえた情報には、守秘義務が発生します。特に、経営者や経営層に近い上司の元で働く秘書は、企業の重大な機密情報に触れる機会も多数。なにげない一言から機密が漏洩してしまうこともあるため、常に守秘義務を心がけることが重要です。

自分の裁量で物事を進めたい人

担当上司のサポート役として、スケジュール管理や調整業務を行う秘書は、人に合わせることが多いお仕事。そのため、「人のサポートをするよりも、何でも自分の裁量で物事を進めていきたい」という人には、別のお仕事のほうが向いているかもしれません。

融通が利かない人

秘書のお仕事では、定型業務だけでなく、時にはイレギュラーな対応を求められる場面も多くあります。そのため、どんな状況にも臨機応変に対応できる柔軟性は必要となるでしょう。

時間にルーズな人

ビジネスパーソンたるものの、時間厳守は基本中の基本。秘書の場合は特に、担当上司のスケジュール管理・調整を行うため、時間管理は欠かせません。

秘書のやりがい

秘書は幅広い業務を担当して上司をサポートするお仕事ですが、やりがいを感じられるのはどのような場面なのでしょう。エグゼクティブの近くで働く秘書ならではのやりがいをご紹介します。

上司から「ありがとう」の言葉をもらえる

要求に対して臨機応変な対応ができたり、ビジネスマナーなどを評価されたり、そんなときに上司からもらった「ありがとう」という労いの言葉。日頃の努力が報われ、自分に対する信頼感を感じられる瞬間になるでしょう。他部署のメンバーや取引先から感謝されたときも、やりがいを感じられるという人も多いようです。

社内外の人たちとの交流・出会い

企業経営の最前線で活躍する上司をサポートする秘書は、普通はなかなか会えないエグゼクティブの方々とも接する機会があります。上司の来客対応を行うことも多く、社内外のさまざまな立場の人と関わりながら仕事をすることで視野が広がるでしょう。

秘書で身につくスキルとキャリアアップ

秘書のお仕事で身につくスキルやキャリアアップのプランについてもご紹介します。

秘書で身につくスキル

企業トップをはじめ、一流の方々と接する中でビジネスマナーやホスピタリティが身につきます。また日々幅広い業務を担当する中で、物事の優先順位のつけ方や判断がスピーディーにできるようになり、臨機応変な対応力も磨かれていくでしょう。

秘書に見込めるキャリアアップ

まずはグループ秘書としてキャリアをスタートし、実務スキルを磨きながら個人秘書へキャリアアップしたり、英語力を身につけてバイリンガルセクレタリーや外資系企業への転職を実現したりすることも可能です。

秘書についてよくあるご質問

ここでは、まとめとして、秘書のお仕事についてよくあるご質問をQ&A形式でご紹介します。

  • Q.秘書の残業時間はどのくらいですか?

    A.秘書の残業時間は就業先や担当する上司によっても異なりますが、一般的な企業秘書の場合は、他の従業員同様に定時就業が基本です。場合によっては、朝早く出社する上司や夜遅くに会食がある上司の補佐を行うこともあります。

    1人体制ではなく、複数の秘書が上司を担当するチーム体制であれば、イレギュラーな勤務時間や残業は比較的少ないでしょう。

    また、残業時間の条件でお仕事を選びやすい、派遣で働くという選択肢もあります。

  • Q.秘書で大変な業務は何ですか?

    A.秘書は上司に関連するあらゆる業務のサポートを行うため、業務領域が幅広い点が挙げられます。就業先や担当する上司によっても異なりますが、定型的な業務だけでなく、その時々の状況によって細かい業務を依頼されることもあります。

    また、上司に代わって、社内外の重役の方々と接する機会も多いため、気配りや配慮が苦手な方は大変だと感じることもあるでしょう。

  • Q.未経験でも秘書になれますか?

    A.未経験でも秘書になることができます。企業や募集ポジションによって求められるスキルは異なりますが、最も重視されるのは担当する上司との相性なので、相手と良好な関係性を築けるようなコミュニケーション能力やホスピタリティが求められます。

    秘書未経験の場合、基本的なビジネスマナー、PCスキル、事務処理能力に加え、秘書検定といった資格もアピール材料になるでしょう。


パソナで派遣の秘書のお仕事を探そう!

今回は、秘書の仕事内容や秘書になるための方法、向いている人・向いていない人の特徴などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

担当上司のサポート役として、上司や社内外さまざまな人とコミュニケーションを取る機会も多く、やりがいを持って働ける秘書のお仕事。また、段階的に業務の幅を広げながら、ステップアップしていけるので、将来のキャリアビジョンを描きやすい職種とも言えるでしょう。

幅広いビジネススキルを身につけ、人の役に立つお仕事がしたいという方は、ぜひ秘書を目指してはいかがでしょうか。なお、正社員の転職の場合、秘書経験が求められるケースがほとんどですが、派遣の場合、未経験からチャレンジできるお仕事も多い傾向にあります。

秘書のお仕事に興味のある方は、ぜひ一度、パソナに相談してみてください

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