働き方

2020/01/07

秘書はワークライフバランスの取れた働き方ができる?秘書の「仕事とプライベートの両立」について

秘書はワークライフバランスの取れた働き方ができる?秘書の「仕事とプライベートの両立」について

事務系職種のなかでも専門性が高く、憧れを抱く女性も多い「秘書」のお仕事。安定した企業ニーズや求人数もさることながら、働きながら幅広いビジネススキルや一流の接遇応対スキルが身につくという点も魅力ですよね。

しかしその一方で、「秘書のお仕事は忙しそう…」というイメージや、「ワークライフバランスのとれた働き方はできるの?」という疑問をお持ちの方も多いようです。

果たして実際のところは、どうなのでしょうか。秘書として働く方が、どのように仕事とプライベートの時間を両立させているのか、今回は秘書の「ワークライフバランス」について紐解いてみましょう。

目次
秘書の基本的な仕事内容や身につくスキル、将来性って?
秘書はワークライフバランスが実現しやすいお仕事?
ある商社の社長秘書のスケジュールに見る働き方の一例
プライベートも重視して、オフの日は自分磨き&リフレッシュ
派遣を選ぶことで、ワークライフバランスのとれた働き方が可能になるはず!

秘書の基本的な仕事内容や身につくスキル、将来性って?

秘書の基本的な仕事内容や身につくスキル、将来性って?

秘書のお仕事をひとことで表すなら、「担当上司のサポート」。上司のスケジュール管理、接客対応や電話応対、資料作成、会議準備をはじめとして、上司の役職や管轄する部門、ワークスタイルによっても秘書の業務内容は変わってきます。

秘書は、会社の重責を担う上司が業務に専念できるように、「縁の下の力持ち」として、さまざまなサポート業務を担当するのが特徴です。

※関連記事:『秘書のお仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?

どんなスキルが身につく?

業務領域が広い秘書のお仕事では、業務を通して多彩なスキルを身につけることができます。その一例をご紹介しましょう。

・コミュニケーション能力
・接遇応対スキル、ホスピタリティ
・スケジュール管理能力
・情報収集能力
・調整力、交渉力
・洞察力
・傾聴力
・判断力

※関連記事:『秘書として成長し続けたい!着実にスキルを伸ばすためのSTEP UP MAP』『派遣で秘書のお仕事を目指す!秘書に求められる「スキル」って?

将来性について

企業における秘書のお仕事は、景況を問わず今後も一定のニーズがあると見込まれています。

また、上司の役職が上がるにつれて、業務レベルも高くなる傾向がある秘書のお仕事。アシスタント秘書からスタートして、部門長クラスの秘書、役員クラスの秘書を経て、最終的に社長秘書を目指すなど、着実なキャリアアップができる職種と言えるでしょう。

なかには、+αのスキルを身につけて、英語を駆使するバイリンガルセクレタリーを目指したり、管理系の職種にキャリアチェンジしたりする方もいらっしゃいますよ。

※関連記事:『秘書の将来性って?秘書として成長し続けるために、今やっておくべきことは?

秘書はワークライフバランスが実現しやすいお仕事?

それではいよいよ、「秘書の仕事は忙しいのか?」という本題に触れていきましょう。現場で働く秘書の方は、どのようにワークライフバランスを実現しているのか、秘書の1日の流れなどもあわせてご紹介します。

基本的には「担当上司に合わせる」ことが多いお仕事

多忙な上司をサポートするお仕事なので、秘書自身も忙しいと思われることが多いようですが、秘書の忙しさは、担当する上司によっても異なります。

というのも、一般的な事務職とは異なり、秘書のお仕事は上司の業務に付随して発生するものが大半を占めます。日々のルーチンワークや基本業務の他に、上司の予定に合わせて、自分の予定を組むことが多くなるため、場合によっては残業が発生することも。

ただ、秘書の業務に慣れていけば、上司のワークスタイルに合わせながら、自身の働きやすいスケジュールを組めるようになるでしょう。

残業が少なめの秘書のお仕事って?

秘書のお仕事は必ずしも残業が多いとは限りませんが、プライベートとの両立を重視したい方にとって、「残業が多いかもしれない」というのは、秘書として働く不安材料になるかもしれません。そこで、残業少なめの秘書のお仕事に就きたい方に、オススメの働き方をご紹介しましょう。

グループ秘書(グループセクレタリー)

規模が大きい企業の場合、複数の秘書がチームとなり、1人または複数の上司を担当する「グループ秘書(グループセクレタリー)」という体制を取っている場合があります。

この体制の秘書のお仕事では、複数名で分担して業務を行うため、比較的残業が少なめの傾向にあるようです。どうしても残業できない日は、メンバー同士でスケジュールを調整するなど、サポートし合って働くことができますよ。

派遣秘書

契約で、雇用期間や勤務時間、残業時間の目安が事前に細かく決められている「派遣」のお仕事なら、残業が少ない秘書のお仕事を選ぶことも可能です。

自分のスキルに合わせた仕事内容や業務範囲のお仕事を選びやすいというのも、派遣のお仕事のメリット。

ある商社の社長秘書のスケジュールに見る働き方の一例

ある商社の社長秘書のスケジュールに見る働き方の一例

次にご紹介するのは、秘書がどのように1日を過ごしているかについて。企業秘書のトップである社長秘書、Iさんの1日を追ってみましょう。

社長秘書Iさんの1日

8時30分 ・上司よりも少し早く出社し、今日の上司のスケジュールを確認する
・郵便物のチェック、メール対応
9時 ・出社してきた上司と、今日のスケジュールの確認・共有
・関係各位への伝達事項共有
12時~13時 ・お昼休み
13時~ ・上司が業務で使う書類や社内会議資料の作成
14時~ ・上司とともに社内会議に出席、会議の議事録作成
16時~ ・議事録の共有
・上司の出張の手配(チケット、ホテルの予約など)
・会食準備(手土産手配など)
18時~ ・会食に向かう上司を見送り、翌日の準備と掃除を済ませて業務終了
18時半~ ・会社帰りに体力作りのためジムでトレーニング
20時半~ ・帰宅後、夕食を済ませる(日によっては友人との飲み会の場合も)
22時~ ・スキンケアやフットケアをしながら、担当上司から薦められたビジネス書を読む
24時 ・就寝(残業がある日でも、なるべく同じ時刻に就寝)

ワークライフバランスの取れた働き方のポイント

Iさんの時間の使い方には、秘書がワークライフバランスを実現するポイントが詰まっています。いくつかのポイントを見ていきましょう。

ポイント①「段取り力」を活かして、時間のやりくり上手になる

時間の使い方が上手な人は、行動する前の「段取りができている」という特徴があります。上司の業務や行動をよく理解し、先回りして段取りを考えておけば、時間のやりくりも上手くなるでしょう。

さきほどご紹介したIさんも、朝の集中できる時間を使って効率的な業務の進め方を計画したり、スキンケアの時間を有効活用してビジネス書を読んだりと、とても上手に時間を使っています。

上司のスケジュール管理だけでなく、自分の時間の使い方も工夫することで、効率良く業務を進めているのです。

ポイント②メリハリをつけて働く

基本的に、上司のスケジュールに合わせて動くことが多い秘書のお仕事は、時には残業をする日もあることでしょう。その代わり、上司の出張や外出が続く日は「フレックスで働く」「休暇を取る」など、メリハリをつけて働いている方が多いようです。

上記のIさんのように、「上司が外出後に直帰の日は、自分も早く帰る」という方法を取っている方も。

ポイント③休めるときはしっかり休む

「休めるときはしっかり休む」というのも大切なポイント。Iさんの場合、早く上がれた日はジムに通ってリフレッシュしています。また、帰宅時間が遅くなったとしても、なるべく24時にはベッドに入って休むのが習慣になっているようです。

※関連記事:『秘書のお仕事は大変なイメージがあるけれど、本当なの?1日の流れや、やりがいについてご紹介!

プライベートも重視して、オフの日は自分磨き&リフレッシュ

プライベートも重視して、オフの日は自分磨き&リフレッシュ

どんなお仕事にも言えることですが、オフの日はしっかり休み、リフレッシュすることが大切。秘書として働く方は、プライベートな時間をどのように過ごしているのでしょうか。

日々のお仕事にも活かせる自分磨きやリフレッシュに余念がない、秘書の皆さんの「オフの日の過ごし方」のポイントをいくつかご紹介しましょう。

最新のトレンドをチェックし、教養を磨く

教養や時事、トレンドに関する情報は、上司やお客様との会話のなかでも必要になることがあります。普段から幅広い分野に目を向け、情報収集をしておくと、自分自身の人としての魅力を磨くことにもつながりますし、お仕事でも活かすことができるでしょう。

たとえば、オフの日に美術館や博物館へ行ったり、ベストセラーの書籍を読んだりするのもオススメです。新しくできた商業施設や話題の飲食店、手土産にも使えそうなお店などを見つけたら、積極的に足を運んでみても良いでしょう。

サロンやリラクゼーション施設でリフレッシュ

来客応対など人前に出る機会が多いため、普段から身だしなみに気を配っている方が多い秘書。時間の取れるオフの日には、自分磨きのためにネイルサロンやリラクゼーション施設に足を運ぶことも多いようです。

横のつながりを広げてみる

日頃、多くの人と出会う秘書ですが、なかなか同じ職業の方と接する機会は少ないもの。そこでオススメしたいのが、「秘書会」など同じ職業の方々との交流の場を持ち、情報交換をすること。

もちろん、社内機密に触れるようなことは話せませんが、業務の進め方やスキルアップなど、秘書同士の交流によって新たな気づきを得られることでしょう。自分の将来のロールモデルとなる存在に出会えるかもしれませんよ!

派遣を選ぶことで、ワークライフバランスのとれた働き方が可能になるはず!

担当上司のサポートを行う秘書のお仕事は、担当する上司によっては、忙しい場合もあります。

しかし、複数のチームメンバーで業務を分担するグループ秘書や、勤務時間や仕事内容が明確に定められている派遣の秘書のお仕事を選ぶことで、お仕事の量やスケジュールを調整しやすくなるでしょう。

また、業務スキルを磨き、時間のやりくり上手になることで、効率良くお仕事を進められるようになるはず。自分に合った働き方や工夫次第で、ワークライフバランスを実現することも、十分可能ですよ。

どんなお仕事があるのか興味がある方は、まずは、パソナのお仕事情報サイト「JOBサーチ」で、秘書のお仕事を探してみてくださいね。秘書のお仕事探しでお悩みの方は、ぜひ一度パソナにご相談ください。

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