働き方

2019/06/16

秘書の仕事は大変!?基本業務と1日のスケジュール・やりがいをご紹介

秘書の仕事は大変!?基本業務と1日のスケジュール・やりがいをご紹介

秘書のお仕事は、社長や役員など、企業の重責を担う上司をサポートすること。秘書未経験の方は、「忙しそう」「細やかな気配りが大変そう」といったイメージをお持ちかもしれません。
しかし、実際のところはどうなのか、自分でもできそうなお仕事なのか、気になっている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、「秘書というお仕事に興味があり、これから秘書を目指したい」という方に向けて、一般的な秘書の業務内容や、1日の流れ、お仕事のやりがいなどをご紹介いたします。

目次
秘書のお仕事は、基本業務+担当上司に合わせた業務内容
ある食品メーカー社長秘書のスケジュールをご紹介
秘書の「大変なイメージ」は一体どこからくるの?
多忙な上司を支える「秘書のやりがい」とは
あなたも憧れの秘書のお仕事にチャレンジしてみませんか?

秘書のお仕事は、基本業務+担当上司に合わせた業務内容

秘書は、上司を陰で支える「縁の下の力持ち」とも言うべき存在。多忙な上司にとっては、強力な助っ人であり、片腕とも言える、頼りになるサポート役です。

そのため、秘書のお仕事は“上司の業務に付随して発生”することが多く、そこが一般的な事務職などとは違った特色です。「秘書」としての基本業務に加え、担当する上司の所属や役職によって、業務内容や求められるレベルは大きく変わってきます。

では、具体的にどのような業務があるのか、秘書の実務レベルに合わせた一例を、下記でご紹介していきます。

チャレンジレベル:秘書アシスタント

秘書の基本業務である上司のスケジュール管理、出張手配、社内外との各種調整、来客アテンド、電話・メール応対、文書や資料の作成・管理、会議の準備などを担当します。

STEP1レベル:部長付秘書

チャレンジレベルの基本業務に加えて、営業数値・計数管理、予算管理、事務書類の処理、稟議・申請書の承認進捗管理などを担当するケースもあります。

STEP2レベル:役員付秘書

基本業務に加えて、株主総会の運営、経営資料作成、役員統括プロジェクト案件管理、広報、PR業務など、担当する役員の専門領域に応じて、業務を担うこともあります。

STEP3レベル:社長付秘書

基本業務に加えて、社長の代行業務、出張同行、社長主催のイベントの運営、式典スピーチ原稿作成などの業務をはじめ、外部のVIPの方々との関わりも多く発生する可能性があります。

上記の業務内容だけを見ると一見、難しそうに感じるかもしれません。しかし、次のステップを目標として、担当業務の幅を少しずつ広げていけば、段階的にステップアップしていきやすいお仕事と言えるでしょう。先輩秘書と一緒に業務を行う「秘書アシスタント」なら、未経験からチャレンジできる募集もあります。

※関連記事:『秘書のお仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?』『秘書として成長し続けたい!着実にスキルを伸ばすためのSTEP UP MAP

ある食品メーカー社長秘書のスケジュールをご紹介

秘書の業務内容は多岐にわたり、求められるスキルも状況や場面によってさまざまです。上記でご紹介した通り、一般的な秘書の1日のスケジュールは、ルーティン&基本業務+上司の予定に合わせて、自分の予定を組むことになります。

今回は、とある食品メーカーの社長秘書を務めるAさんの1日を例としてご紹介します。

8時45分 上司よりも早めに出社。メールや上司のスケジュールを確認
9時 その日のスケジュールを上司と確認・共有。
会議・会食の準備、電話や郵便物、メール対応、関係各位への伝達事項共有など
12時~13時 ランチ(お昼休み)
13時~ 上司が業務で使う書類や会議資料の作成。各種業務進捗の確認など
15時~ 上司との業務ミーティング。上司の外出・出張手配など
18時 会食に向かう上司を見送り、翌日の準備や掃除などを手早く済ませて業務終了

秘書の1日の流れについて、イメージできたでしょうか。基本業務を行いながら、その場の状況や緊急度に応じた判断や対応を求められる場面も多いので、秘書にとって柔軟性はとても大切。上司の1日のスケジュールを把握しながら、上司が求めることを先回りして考える「機転の良さ」も必要です。

また、上司の代わりに、社内外のさまざまな方と接する機会が多いため、接遇やホスピタリティを身に付けることができるのも秘書のお仕事ならでは。秘書のお仕事で培った調整能力やコミュニケーションスキルは、どんなお仕事においても活かせるでしょう。

秘書の「大変なイメージ」は一体どこからくるの?

秘書の「大変なイメージ」は一体どこからくるの?

ここまで秘書のお仕事内容についてご紹介してきましたが、一般の方が持つ「秘書のお仕事は大変そう」というイメージは、一体どこからくるのでしょうか。その理由のひとつとして、「補佐役だからこそ、多忙な上司に合わせた対応が求められる」という点が挙げられます。

秘書は上司の予定に合わせて行動するため、時には急な残業が入って、帰宅時間が遅くなる可能性もあります。また、会社の役員や代表クラスとも接する機会が多いため、それぞれに合った接遇・応対や、臨機応変な対応も多いお仕事。時には、判断力やコミュニケーション能力が問われることもあるでしょう。

さらに、担当する上司によって求められるサポートのスタイルが異なるのも、秘書というお仕事の特徴です。

例えば、朝早く出勤する上司に合わせる必要があるケースや、出張で世界中を飛び回っている上司を遠隔でサポートする必要があるケースなど、その勤務スタイルは上司によってさまざま。伝達事項や仕事の進め方においても、「きめ細やかな報告を求めるタイプ」と「まとめて報告してほしいというタイプ」など、上司が好む接し方を理解することも大切です。

このように、上司のワークスタイルに慣れるまでは、大変さを感じることもあるかもしれません。

※関連記事:『派遣で秘書のお仕事を目指す!秘書に求められる「スキル」って?

多忙な上司を支える「秘書のやりがい」とは

多忙な上司を支える「秘書のやりがい」とは

一見華やかに見える秘書ですが、ご紹介してきた通り、多忙な担当上司を支える「裏方業務」も多いお仕事。

では実際に秘書として働いている方は、どのようなことを「やりがい」と感じ、日々のモチベーションとしているのでしょうか。秘書業務を通じて、やりがいを感じられる場面や、秘書だからこそ得られるスキルもたくさんあります。ここでは、その一部をいくつかご紹介していきます。

① 人の役に立つことを実感できる

秘書は上司のパートナーとなり、厚い信頼を寄せられる存在。多忙な上司に頼られたり、感謝の気持ちを伝えられたりすると、「上司の役に立てた」という実感が、モチベーションにもつながります。「上司がもっと仕事を進めやすいように工夫をしよう」と先回りしたり、プラスαの気遣いができると、上司との更なる信頼関係の構築や秘書としての成長につながるでしょう。

② 一流のホスピタリティが身に付き、人脈も広がる

会社の経営を担う役員・代表クラスと関わる機会があり、上司の来客対応を行うことも多いため、一流の接遇・ホスピタリティが身につきます。また、企業のトップクラスとお仕事をしていく中で、普段はあまり関わることができない人との人間関係や、人脈も広がっていくでしょう。

③ ビジネスで必要となる幅広い知識が身につく

資料作成など、事務系の処理能力をはじめ、業務内容によっては、経営、会計、法律、広報関連など、ビジネスで役立つ幅広い知識を身につけることができます。

④ 判断力や調整力が養われ、柔軟な対応ができるようになる

日々忙しい上司のサポートをする中では、イレギュラーな状況が発生することも。急な事態にも臨機応変に対処する柔軟さ、何事にも慌てない冷静な判断力も、業務を通して身につくことでしょう。

あなたも憧れの秘書のお仕事にチャレンジしてみませんか?

今回は、実際の秘書の業務内容や、1日の流れについてご紹介してきましたが、「秘書」というお仕事への理解は深まったでしょうか。

持ち前の自身のスキルを活かしつつ、段階的にステップアップできる秘書のお仕事。未経験の方は、アシスタントからチャレンジして、スキルや経験を重ねることで、秘書としてのキャリア形成ができるはずです。

また、仕事を通じて臨機応変な対応力・判断力が身につくのも、このお仕事のメリット。人と接する機会が多いため、人の役に立ったり、人から感謝を伝えられたりと、やりがいを感じる場面もきっとあることでしょう。

「未経験だけど、憧れの秘書のお仕事にチャレンジしたい」という方は、未経験OKの秘書アシスタントのお仕事もご案内しているパソナへ、まずは一度ご相談くださいね。

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