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2020/03/16

秘書の適性や向いている人の特徴って?適性診断でチェックしてみよう!

秘書の適性や向いている人の特徴って?適性診断でチェックしてみよう!

企業の経営層をはじめ、担当上司の業務が円滑に進むようサポートするのが、秘書のお仕事。事務系専門職種のなかでも、やりがいのあるお仕事として根強い人気があります。

そんな憧れの秘書を目指す方にとっては、「秘書に向いている人はどんな人?」「自分は秘書に向いている?」といった秘書の適性が気になるのではないでしょうか。

そこで今回は秘書への転職を目指す方に向けて、知っておきたい秘書の適性や向いている人の特徴、あると良いスキルについて、詳しくご紹介します。

目次
適性診断でチェック!あなたは秘書に向いている?
秘書の役割と仕事内容について
秘書に求められるスキルやあると良い資格
秘書のお仕事のやりがいって?
あなたも憧れの秘書にチャレンジしてみませんか?

適性診断でチェック!あなたは秘書に向いている?

適性診断でチェック!あなたは秘書に向いている?

一言で「秘書」と言っても、就職先は一般企業、医療系法人、弁護士事務所などさまざま。

就職先や、担当する上司によって業務内容は異なりますが、共通するのは「担当上司が自分の業務に専念できるようにサポートするお仕事」ということ。

そんな秘書のお仕事には、どんな人が向いているのでしょうか。下記のチェック項目の中で、あなたはいくつあてはまりますか?多くあてはまるほど、秘書としての適性がある可能性が高くなります。

人とのコミュニケーションや調整が得意

秘書業務において、コミュニケーション能力は不可欠。担当上司とのやりとりはもちろん、社内外の多くの方々とコミュニケーションをとりながら、業務を円滑に進めなければなりません。

万が一、コミュニケーションミスや確認漏れがあった場合、上手く情報が伝わらず大きなトラブルに発展してしまう可能性も。日ごろから丁寧にコミュニケーションを取り、調整・折衝をすることが得意な方は秘書に向いていると言えるでしょう。

予想外の出来事にも、慌てず対処できる

日々多忙な上司を支える秘書のお仕事は、イレギュラーな事態が起こって、スケジュール変更を余儀なくされることもしばしば。予定通りに進まないことや、急な業務の依頼に対応する場面もあります。

そのため、どんなときも慌てずに、相手や状況に合わせて柔軟かつ臨機応変に対応できる方は秘書に向いているでしょう。

スケジュールやタスクの管理が得意

担当上司のスケジュール管理は、秘書の基本業務とも言える重要なお仕事。日頃からスケジュール管理やタスク管理が得意な方は、秘書のお仕事でもそのスキルを存分に活かすことができるでしょう。

会議や外出、出張など、忙しい上司に代わってスケジュールを調整し、上司がスムーズに業務を進められるようサポートするのが、秘書の腕の見せ所です。

清潔感のある身だしなみや美しい立ち居振る舞いを心がけている

社内外問わず重要な立場・役職の方と接する機会が多いため、常に身だしなみを整え、相手に好印象をもってもらえるような立ち居振る舞いができる方は、秘書に向いています。さらに、基本的なビジネスマナーや接遇応対スキルが身に付いていると◎。

周りへの気配り、丁寧な言葉遣いができる

担当上司に代わって、社内外のさまざまな方々とコミュニケーションを取りながら、業務を進めていくことが多い秘書のお仕事。そのため、常に周りの人へ気を配り、丁寧な言葉遣いや応対ができれば、秘書を目指すための+αになるはずです。

人をサポートすることが好き

秘書は担当上司を支える「縁の下の力持ち」のような存在。他の人を助け、サポートすることにやりがいや喜びを感じられる方は秘書に向いていると言えるでしょう。

口が堅い

どんなお仕事でも秘密保持は鉄則ですが、会社の重役や経営層の近くで働く秘書は、会社の重要事項・機密事項を扱う機会が多いため、より一層の注意が必要とされます。

そのため、そうした機密事項を守れず、すぐに人に話してしまうのは、絶対にNG。一方で口が堅く、情報を伝える範囲を適切に判断できる方は、秘書の適性があると言えるでしょう。

記憶力が良い

上司のスケジュール管理から資料作成まで、幅広い業務を同時並行で行うことが多い秘書のお仕事。「あの件はどうなっていたっけ?」「あの人とどこで会ったのかな?」など、上司から質問をされることも多いため、記憶力が良いとお仕事でも活かすことができます。

取引先の会社名や担当者の役職名、プロフィールや趣味嗜好なども記憶しておくと、秘書としての信頼感が増すはずですよ。

秘書の役割と仕事内容について

秘書の役割と仕事内容について

担当上司のさまざまな業務のサポートを行う秘書のお仕事。その仕事内容は多岐にわたり、担当上司の役職によって業務のレベルも変わってきます。

一般的に、担当上司の役職が上がるほど、秘書の業務内容も高度になる傾向にありますが、それぞれどんな業務があるのでしょうか。ここでは、具体的な秘書の業務内容についてご紹介します。

秘書アシスタント

アシスタントとして、秘書の基本業務である担当上司のスケジュール管理をはじめ、来客対応、アポイントの調整、出張・会食手配などを行います。

秘書アシスタントの場合、複数名のチーム制で働く秘書部門に配属されて、他の先輩秘書と一緒に働くのが一般的。秘書アシスタントは未経験からでも挑戦しやすく、秘書の経験を積みながらステップアップを目指す方も多くいらっしゃいます。

部長・本部長クラスの秘書

秘書の基本業務に加えて、担当上司の業務に応じて、営業数値・計数の集計・管理、進捗管理、予算管理、事務書類の処理、稟議・申請書の承認などの業務に携わるケースもあります。

また、英語対応がある秘書の場合は、書類の翻訳や海外担当者との電話・メール対応が発生することも。

役員クラスの秘書

部長・本部長クラスの秘書業務に加えて、株主総会の運営、経営資料の作成、業績や各種KPIの取りまとめ、広報・PR関連業務などを担当することもあります。

場合によっては、海外からのお客様のご案内・アテンドといった英語対応が発生する可能性も。

社長(企業トップ)クラスの秘書

役員クラスの秘書業務に加えて、出張や社外行事での社長同行、外部折衝、VIP対応、スピーチ原稿の作成などを行う場合もあります。

時には、社長の代理・代行としての対応が求められる場面もあるため、高度なビジネススキルや接遇応対スキルが求められる可能性も。また、英語力が必要になる場合もあります。

秘書に求められるスキルやあると良い資格

秘書は業務特性上、社会人経験がより重視される傾向にある一方、必ずしも「資格などがないと秘書になれない」ということはありません。

しかし、担当上司を円滑にサポートするために、求められるスキルや持っておくと役立つ資格があるのも事実。具体的なスキルと資格について、それぞれご紹介します。

秘書に求められるスキル

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は社会人にとって必須とも言うべきスキル。社内外のさまざまな人たちと関わる機会が多い秘書は、仕事を潤滑に進めるためにも、相手の話をしっかりと聞く傾聴力や交渉力、折衝力も求められるでしょう。

接遇応対スキル

接遇とは、言わば「接客のさらに上を行くおもてなし」のこと。お客様が「丁寧にもてなされている」と感じるような、エグゼプティブ向けの接遇対応スキルを身に付けましょう。

スケジュール・タスク管理能力

秘書にとっては、上司のスケジュール管理やタスク管理も重要な業務。どんなに管理を徹底していても、ときには急なスケジュール変更・調整を求められることも。慌てずに対応できる柔軟さや、先読み力も必要になってきます。

基本的なPCスキル

秘書のお仕事でも、ビジネスメール対応やOfficeソフト(Word・Excel・PowerPoint)での書類作成は日々発生する業務。基本的なPCスキルは、持っておいて損はないでしょう。「PC操作は苦手」という方でも、練習や経験を積むことで、事務処理能力はアップしていくはずですよ。

語学力

就業先が外資系企業や海外支社がある企業、海外との取引がある企業の場合は、語学力が必要となるケースも。

語学力に自信がある方は、海外からのお客様と上司との間に立って通訳をしたり、英文レターを翻訳したりと、秘書業務で活かせる機会があるはずですよ。また、担当上司が外国籍の方の場合は、ビジネスレベルの語学力が求められます。

※関連記事:『憧れの外資系企業で、派遣秘書のお仕事に就くには?日系企業との違いも解説します!

秘書のお仕事で役立つ資格

秘書検定

秘書検定は、実務技能検定協会が主催する検定試験で、秘書に必要とされる資質や職務に関する知識、一般常識、マナー・接遇、技能など、秘書業務に役立つ知識・スキルが問われます。

未経験から秘書を目指す方は、まず秘書検定2級取得を目標にすると良いでしょう。準1級からは、態度・立ち居振る舞い・話し方・言葉遣いなどを確認される面接試験(二次試験)もあります。

※関連記事:『秘書検定2級~1級対策!それぞれ独学で合格する勉強方法とコツをご紹介

CBS国際秘書検定

秘書業務で英語も使う「バイリンガルセクレタリー」を目指すなら、CBS(国際秘書)検定の取得がオススメ。

CBS(国際秘書)検定は、英語と日本語の両方を使いこなし、実務処理能力と人間性を兼ね備えたプロフェッショナルな秘書を育成することを目的に作られた検定試験。バイリンガルセクレタリーの実力を証明する資格として幅広く認知されているため、将来的にインターナショナルに活躍したい方は挑戦してみてくださいね。

※関連記事:『秘書になりたい!活躍できる就職先は?どんな資格・スキルがあると良いの?

秘書のお仕事のやりがいって?

秘書のお仕事のやりがいって?

多くの女性が憧れる職種として人気の秘書ですが、華やかなイメージがある一方、実は裏方として担当上司を支える地道な業務も多いお仕事。多忙な上司を支える秘書のお仕事には、どんなやりがいがあるのでしょうか。

人の役に立てる

秘書は、担当上司の片腕とも言える存在。上司から信頼され、感謝の気持ちを伝えられる機会も多いため、業務を通して「上司の役に立てた」と実感できるでしょう。

一流の接遇応対やおもてなしのスキルを磨ける

秘書は、社内外問わず企業の役員・経営層の方々と接する機会が多いお仕事。秘書としての経験を積むことで、一流の接遇応対やおもてなしのスキルを身につけることができるでしょう。

また、日常ではあまり関わることができないエグゼクティブクラスの方々とお仕事をするなかで、人間関係や人脈も広がっていくはずですよ。

調整力や判断力が身につく

秘書業務では、イレギュラーな事態が発生することもしばしば。どんな時も落ち着いて柔軟に対応する力や、冷静な判断力が身につくでしょう。また、さまざまな人とコミュニケーションを取りながら業務を進めていく上で、調整力も養われます。

経営層から直接、ビジネススキルや知識、教養を学べる

企業の役員・経営層の方々とお仕事をするなかで、ビジネススキルをはじめ、担当上司が管轄する部門(経営・会計・法律・広報など)に関する知識を直接学べるというのも秘書ならでは。会社の重責を担う担当上司の横で、ビジネスの最前線に触れることができる機会はなかなかないもの。

結果として、キャリアチェンジやキャリアアップにも役立つスキル・知識を身につけることができる機会もあるはず。

※関連記事:『秘書のお仕事は大変なイメージがあるけれど、本当なの?1日の流れや、やりがいについてご紹介!

あなたも憧れの秘書にチャレンジしてみませんか?

持ち前のスキルを活かしつつ、多くのやりがいを感じることができる秘書のお仕事。適性診断の結果はいかがでしたか?

適性診断で、「さらに秘書のお仕事への関心が高まった」という秘書未経験の方は、派遣でアシスタントから秘書としてのキャリアをスタートしませんか?

秘書としてのスキルを磨き、経験を積んでいけば、更なるステップアップも可能になりますよ。まずは一度、さまざまな秘書のお仕事をご案内しているパソナへご相談くださいね。

 

参考サイト

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