スキル

2020/10/30

【例文付】議事録の書き方やまとめ方の3つのコツとは?

【例文付】議事録の書き方やまとめ方の3つのコツとは?

お仕事をするうえで、会議に参加する機会がある方も多いのではないでしょうか。そんな会議に必須とも言えるのが「議事録」です。上司から「今日の会議の議事録作成よろしくね」と突然任されることもあるかもしれません。

「議事録」は、会議で決まったことや話し合ったことを簡潔にまとめ、いつでも内容を振り返れるように記録しておくもの。議事録を残しておけば、会議に参加した人だけでなく、参加できなかった関係者にもその内容を伝えることができます。

しかし、議事録で要点がまとまっていなかったり、重要な内容が抜けていたりすると、後で困ってしまいますよね。そこで今回は、会議の議事録をつくるときのまとめ方のポイントや基本的なフォーマット、記載例について詳しくご紹介します。

目次
議事録とは
議事録を取る目的とその重要性
誰が見てもわかる!議事録の基本構成
議事録をきれいにまとめる3つのコツ
【例】議事録の基本フォーマット
議事録を取る際はポイントを押さえて、簡潔にまとめよう

議事録とは

議事録とは、社内外を問わず会議や打ち合わせで話し合われたことや決まったことを書き残しておく書類のことです。後で内容を確認できるように備忘録として記録を残し、関係者に共有します。

議事録と似たものに「アジェンダ 」がありますが、こちらは会議を円滑に進めるために議論する項目やスケジュールを事前共有するものとして利用されています。

議事録を取る目的とその重要性

議事録を取る目的とその重要性

議事録は簡単なメモ程度のものから、法律で記載事項が決まっている取締役会議などの議事録まで、会議の規模や種類によってさまざまなものがあります。

ただし形式は違っていたとしても、議事録を取る目的は共通しています。まずは、議事録の目的や重要性について、ご紹介します。

議事録を取る目的

議事録を取る目的は、大きく分けて2つです。

ひとつは、すべての関係者に向けた会議の決定事項の共有です。そのため、会議に出席していない人でも分かりやすく理解できる内容をまとめることが重要です。

そしてもうひとつは、会議の備忘録を残すという目的です。時間の経過による記憶違いや勘違いがあっても、議事録を読めば正確な内容を振り返ることができます。

議事録の重要性

もし議事録がなければ、会議を欠席した人は参加者に都度内容を確認しなければいけません。また、口頭での説明は伝達漏れや間違いが起きやすく、会議で決まった内容が正確に伝わらない可能性もあります。

会議に出席しなかった関係者にも正しい情報を共有できるほか、会議で発言された内容や決定事項を振り返ることができる議事録は、とても重要な存在です。

誰が見てもわかる!議事録の基本構成

議事録は多くの人の目に触れるため、誰が見てもわかりやすい書き方にすることが必要です。

書き慣れていないと難しく感じるかもしれませんが、議事録はある程度書き方が決まっています。以下の構成に沿って必要な情報を埋めていけば、円滑に作成できますよ。

なお、会社や部署によっては議事録のフォーマットが決まっている場合もあるので、分からない時には上司や先輩に相談してみましょう。

1.概要(開催日時・参加者など)

会議の名前や開催日時・場所、参加者などの概要を記載します。

参加者を書く時は、序列に気をつけましょう。社外の参加者がいる場合は、必ず敬称をつけ、続いて自社のメンバーを敬称抜きで役職が高い順に書いていきましょう。

社内メンバーだけの会議であれば敬称をつけても良いですが、「敬称略」として役職を抜いて記載する場合もあります。

2.議題(議論された内容)

会議の目的や趣旨、どんな議論が交わされたのかを明記します。また、後から見返したときに、誰が発言したのか分かるようにしましょう。

発言の要点を抜き出したり、同じ人の発言はひとつにまとめたりと、工夫して書いてみてください。

3.決定事項

会議で決まった内容を記載します。決定事項だけでなく、そこに至るまでの経緯を記載すると、会議の欠席者や後で見返したときにも分かりやすくなります。また、保留事項があれば併せて記載しましょう。

4.次のアクション

決定事項を誰がいつまでに担当するのかなど、次のアクションを書きます。次回の会議日程も忘れずに書きましょう。

議事録をきれいにまとめる3つのコツ

議事録をきれいにまとめる3つのコツ

一般的に、議事録は会議の開催日当日中か、翌日の午前中には配布するのが望ましいとされています。議事録は、必ず会議の記憶が鮮明なうちに作成しましょう。ここでは議事録をスピーディーかつきれいにまとめるコツをご紹介します。

事前に会議の目的や課題を把握しておく

議事録を作成するには、会議の目的や議題について十分に理解しておく必要があります。

5W2H(When:いつ/Where:どこで/Who:誰が/What:何を/How:どうする/Why:なぜ/How Much/How Many:いくら、いくつ)に基づき、事前にわかる情報は会議の前に調べておきましょう。

メモやボイスレコーダーを活用する

会議中は、発言や議論の内容をメモに取ります。ただ、メモを取ることに集中しすぎて会議の流れが分からなくなっては困ってしまいますよね。

場合によっては会議で使用したホワイトボードの写真を撮ったり、スマートフォンなどのボイスレコーダーを使って音声記録を残したりするのも良いでしょう。

記憶だけに頼らず、正確な記録をもとに議事録を作成することも大切です。

会話文ではなく要点を箇条書きにする

議事録は、簡潔に内容を伝える必要があります。文章が長くなりやすい「です・ます調」(敬体)ではなく、「だ・である調」(常体)を用いましょう。また、箇条書きを使うと見やすくなります。

【例】議事録の基本フォーマット

最後に、ここまでご紹介した内容をもとにした議事録の「良い例」「悪い例」のサンプルを見ていきましょう。

良い例

会議議事録
■作成日:2020年9月1日
■作成者:太田
■会議名:展示会出展の販促物に関する検討会議
■日時:2020年9月1日 10時00分~10時30分
■場所:B会議室
■参加者:若松部長、田中、東元、太田

■議題:展示会出展の販促物について
■議論内容
「展示会では新製品をアピールしたい」(田中)
「スペースの都合上、販促バナーの掲載枠は2製品分」(太田)
「A製品とB製品ではどうか」(田中)
■決定事項
・展示会の販促バナーにはA製品とB製品を掲載、若松部長承認済
・販促バナーのラフデザインを9/8(火)までに作成(担当:東元)
■次回会議について
9/9(水)ラフデザインの検討会議

悪い例

会議議事録
2020.9.1 14:00~
出席者:田中、東元、若松部長、太田
議題:展示会出展の販促物について
内容:
田中「展示会では新製品を大きくアピールしたいです」
太田「スペースの都合上、販促バナーに掲載するのは2製品に絞る必要があります」
田中「では、A製品とB製品でいかがでしょうか」
若松部長「それで良いんじゃないかな。東元君、それで進めてくれ」
東元「かしこまりました。いつまでに作成すればよろしいでしょうか?」
若松部長「そうだな、9/8までにお願いするよ」
決定事項:販促バナーにはA製品とB製品を掲載することに決まりました。東元さんがラフデザインを作成することになりました。

ポイント

少し極端な例に感じるかもしれませんが、実際に議事録を作成してみると、敬体と常体が混在してしまったり、発言内容をそのまま記載してしまったりというケースはよく見られます。

議事録を作成したら、必ず内容を見直しましょう。そして、客観的な目線で、会議を欠席した人でも分かりやすい内容になっているかチェックしてください。

議事録はメールで送付するほか、印刷して部署内で回覧することもあります。ぱっと見て内容を把握できるよう、なるべくA4用紙1枚程度でコンパクトにまとめるよう心がけましょう。

議事録を取る際はポイントを押さえて、簡潔にまとめよう

複数の人が関わるお仕事を進めるうえで、会議の議事録作成は非常に重要な業務です。議事録をしっかりと取っておくことで、関係者への情報共有や今後のタスクの再確認など、さまざまなメリットがあります。

また、議事録作成を通して、情報を分かりやすく整理して見やすくまとめるスキルも向上するはず。上司の目にも触れる機会の多い書類なので、わかりやすい議事録が書けると評価につながることもあるかもしれません。

今回ご紹介したポイントを押さえて、分かりやすい議事録作成を心がけてみてくださいね。

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