悩み・質問

2020/02/06

新しいお仕事の覚え方って?効率的に身につける方法をご紹介!

新しいお仕事の覚え方って?効率的に身につける方法をご紹介!

新しいお仕事をスタートして間もない頃は、なかなか業務を覚えられずに落ち込んでしまうこともありますよね。

しかし、どんなに経験豊富な方であっても、初めての業務をいきなり完璧に覚えられるというわけではありません。お仕事を覚えるときは、決して焦らずに、着実に身につけていくことが大切です。

そこで、今回は効率良くお仕事を覚えるためのポイントや適切なメモの取り方、質問の仕方のコツについてご紹介します。

目次
「どうしてもお仕事が覚えられない」という人のお悩みって?
覚え方①お仕事の目的を理解する
覚え方②受け身ではなく、自発的に覚える努力をする
覚え方③メモを取り、重要なポイントやキーワードが分かるようにする
覚え方④質問の仕方を工夫する
「お仕事の覚え方」のポイントを押さえて、着実に身につけよう!

「どうしてもお仕事が覚えられない」という人のお悩みって?

教わったことを上手く覚えられず、業務上のミスをしてしまうと、「自分は要領が悪いのかなあ」「どうしてこんなことが覚えられないんだろう」と、自分を責めたくなることもあるでしょう。

しかし、あなたと同じような悩みを抱えている方は、たくさんいらっしゃいます。まずは、「お仕事が覚えられない」という方のお悩み例をいくつかご紹介しましょう。

  • 何から手をつければ良いかわからない
  • 言われたことをすぐに忘れてしまう
  • 指示された業務の内容が理解できない
  • メモを取るのが苦手 など

教えられたことをすぐに忘れてしまったり、メモを取るのが苦手だったりとお悩みの種類はさまざまですが、お仕事を早く覚えたい気持ちが強いばかりに、焦ってしまうことも多いでしょう。ぜひ、これからご紹介する「お仕事の覚え方のポイント」を解決の糸口にしてくださいね。

覚え方①お仕事の目的を理解する

「何から手をつければ良いか分からない」というお悩みの解決法は、お仕事の全体像を正しく理解すること。

「木を見て森を見ず」という言葉があるように、業務の細部を追うことに一生懸命になりすぎると、「何のためにその業務をやっているのか」というお仕事の目的や自分の役割を見失ってしまうことがあります。

お仕事の本質を捉えたうえで覚える方が理解も深まり、記憶が定着しやすくなります。全体を見通し、業務の優先順位が分かれば、スムーズに業務を進めていけるでしょう。

お仕事の流れを「線」で捉える

仕事にはたくさんの人が関わっており、自分が担当した業務は必ず次の誰かへつながっていきます。「自分のお仕事はどこへつながるのか」という関連性を意識し、全体の流れを線で捉えましょう。

全体の流れを把握できれば、自分が任されたお仕事の目的や、やるべき内容への理解がさらに深まりますよ。

また、業務の流れを意識することで、次に自分が取るべきアクションも思い出しやすくなるはず。

分からないまま進めない

説明や指示を受けて十分に理解できなかったことを、そのままにしていませんか?

「たくさん質問をするのは気が引ける」という遠慮や、「同じような業務を経験したことがあるから大丈夫だろう」という過信は禁物です。

理解不足のまま、自己判断でお仕事を進めた結果、ミスをして周りに迷惑をかけてしまう可能性もあります。

分からないことや気になることは、最初の段階で必ずクリアにしましょう。また、より効果的な質問の仕方については、後ほど詳しく解説します。

覚え方②受け身ではなく、自発的に覚える努力をする

覚え方②受け身ではなく、自発的に覚える努力をする

「まだ会社に入ったばかりだから、誰かから教えてもらえば大丈夫」と受け身の姿勢でいると、お仕事を覚えるスピードも遅くなってしまう傾向にあります。

自分に求められている役割を認識し、自分から動いてお仕事を覚える努力をしていきましょう。積極的に行動した分だけ、自身の成長にもつながるはずですよ。

誰かの指示を待つのではなく、自ら行動する

手が空いたときには、次の指示を待つのではなく、自分から次の業務を聞きに行くなど、自発的な行動を心がけましょう。積極的な姿勢は、実際にお仕事を覚えるスピードを上げるだけでなく、周りからの好印象を得ることもでき、お仕事をしやすい環境づくりにもつながりますよ。

周りの先輩を観察して、良い点を見習う

「学ぶ」という言葉は、「真似(まね)ぶ」から来ているという一説があります。良いお手本を真似することは、知識や技術の習得にとても有効な方法です。日頃から先輩たちのお仕事ぶりをよく観察し、良いなと思う行動を自分も同じようにやってみましょう。

お仕事を覚えるまでの期限を設定する

なかなか気合いが入らないタイプの方は、「この日までに覚える!」と期限を決めるのがオススメ。モチベーションを上げて集中力を高め、計画的にお仕事を覚えていきましょう。

必ず復習をする

一説によると、人は記憶したことの約50%を1時間後に忘れ、さらに約70%を24時間後には忘れてしまうと言われています(エビングハウスの忘却曲線)。

だからこそ、記憶を定着させるためには、「復習」がとても大切。通勤時間や家に帰ってから、その日に職場で教わったことを思い出してみましょう。手帳に1日の振り返りを書き込むのもオススメです。

失敗を恐れない

新しく覚えるお仕事を最初からノーミスで行うのは、至難の業。最初はミスを恐れず、積極的にチャレンジしてお仕事を覚えていきましょう。失敗から学べることも多いはずですよ。

覚え方③メモを取り、重要なポイントやキーワードが分かるようにする

覚え方③メモを取り、重要なポイントやキーワードが分かるようにする

「記憶より記録」という言葉があるように、ビジネスシーンでは、「記録」として情報を残すことが重要になってきます。

新しいお仕事を教わったり、説明や指示を受けたりするときには必ずメモを取り、「記録」として残すようにしましょう。コツを押さえてメモを取れば、お仕事を覚えるのも早くなりますよ。

メモを取るのが苦手な方は、以下のポイントを意識してみてくださいね。

筆記具を常に用意しておく

いつでも必要なときにメモが取れるよう、メモ帳とペンは常にスタンバイしておきましょう。メモは自分のために取るものですから、自分が分かりやすいスタイルでOK。メモ帳のサイズや使うペンは、自分が使いやすいものを選びましょう。

要点を押さえて書く

メモの取り方が上手な人は、相手の話すことを一言一句すべて書き留めているわけではありません。

ポイントは、話の要点を抜き出してメモに書くこと。自分の書いたメモを後から見返したときに、記憶が蘇るようなキーワードを書き留めておきましょう。

日頃から要点を押さえたメモを取る訓練をしておけば、「情報を整理する力」や「伝えたいことを端的に伝える力」の向上にもつながります。

指示されたことは、些細なことでもメモを取る

「これぐらいなら、覚えておけるだろう」というような些細な情報ほど、すぐに忘れてしまうもの。うっかりミスをなくすためにも、指示されたことは必ずメモに記しておきましょう。

メモの正確性を確保するために「いつ」「どこへ」「誰が」「何を」「何故」「どのように」といった、5W1Hの要素も意識すると良いでしょう。

自分に合った書き方の工夫をする

後からメモを見返したときに分かりやすいような書き方の工夫をしましょう。情報が見やすく整理されているテキストや参考書などの書き方をお手本にするのもオススメ。他にも、参考にできるメモの書き方の一例をご紹介します。

<例>

  • メモの左から3分の2の部分に縦線を引き、左に議事録をメモ、右にキーワードを書く
  • 重要度に合わせてペンの色を使い分ける(最重要:赤、重要:青、通常:黒など)
  • メモに自分の考えたことやコメントを付け加えるスペースを設ける

メモをまとめて、オリジナルマニュアルを作成する

一連の業務フローやコピー機の操作方法など、なかなか覚えられない複雑な手順はマニュアル化しておくと便利です。

取ったメモをまとめ直すことで理解が深まるほか、注意点や「こんなミスをしてしまった」という過去の経験を振り返ることで、ミスの再発防止にもつながります。

※関連記事:『「伝言メモ」はビジネスの基本!瞬時に用件が伝わる上手なメモの書き方

覚え方④質問の仕方を工夫する

覚え方④質問の仕方を工夫する

教わったことをメモに残して、覚える努力をしたとしても、業務を進めるうちに、新たな疑問点や不明点が浮かぶ場合もありますよね。また、「指示された業務の内容が理解できなかった」というときも、疑問点は質問してクリアにしておくことが大切です。

なお、質問をする場合は、分からないことの要点を抑え、端的に質問することを心がけましょう。ここでは、相手にスムーズに質問をするためのコツをいくつかご紹介します。

要点を絞って「結論」から質問する

質問をする際、疑問が浮かんだ状況を相手に一から説明してしまうことがあるかもしれません。ですが、ビジネスコミュニケーションでは「結論」から伝えるのが基本。「●●の手順について、もう一度お伺いしたいのですが」「●●をしてみたのですが、このポイントでどうしても上手くいきません」など、結論から端的に述べるようにしましょう。

「オウム返し話法」をさりげなく使う

相手の言った言葉をそのまま繰り返す「オウム返し話法」は、適切に使うと、相手に好感を持たれやすいほか、聞き取りミスの防止にも役立つ話し方です。
ただし、多用しすぎると、しっかりと理解できているのかが分からず、かえって相手の不信を買ってしまうことも。相手の話す内容を確認したいときなどに使うようにしましょう。

クローズド・クエスチョンで疑問が解決できるような回答を引き出す

新しいお仕事に就いたばかりの頃は、分からないことを周りに質問する場面も多いことでしょう。
質問の仕方には、相手に自由な回答を求める「オープン・クエスチョン」と、「Yes/No」の回答を求める「クローズド・クエスチョン」の2種類がありますが、仕事の進め方を聞く場合に使うのは後者がオススメ。疑問が解決できるような回答を引き出すためのポイントを、例文とともにご紹介します。

<例>

  • この業務手順で合っていますか?初めてで不安なので、確認していただきたいです。
    →必ず「自分でこう考えた/やってみたのですが・・・」という前提を伝えたえうえで、「これで合っていますか?」というクローズド・クエスチョンで質問します。
  • この箇所は、AとBどちらが正しいでしょうか?
    →選択肢をいくつか提示し、相手が答えやすいシンプルな聞き方を実践しましょう。

「お仕事の覚え方」のポイントを押さえて、着実に身につけよう!

新しいお仕事に就いたばかりの頃は、毎日覚えることが多く、大変だと感じることも多いでしょう。

まずは、教わったことをしっかりメモし、繰り返し復習することが大切。振り返り業務を実践していけば、着実にお仕事を覚えていけるはずですよ。

今回ご紹介した方法を参考に、自分に合ったやり方を実践してみてくださいね。

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