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2019/04/20

貿易事務職に必要な基礎知識って?貿易事務を目指す前に知っておくべきこと

貿易事務職に必要な基礎知識って?貿易事務を目指す前に知っておくべきこと

貿易事務と聞いて、「輸出入に携わる、英語を使った専門事務職」というイメージを思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。概ねそのイメージ通りですが、貿易取引におけるモノ・カネ・カミの移動をスムーズに進めるための専門知識や、さまざまな対応を行っているお仕事です。

今回は、貿易事務職を目指す方が知っておくと良い基礎知識や、実際のお仕事内容、求められるスキルについてご紹介します。

目次
輸出入に欠かせない貿易事務のお仕事
知っておきたい!貿易事務の基礎知識
貿易事務ならではの専門知識とは
「貿易に関する知識や英語力」+「ビジネススキル」がポイント!
やりがいいっぱいの貿易事務職、あなたも挑戦してみませんか?

輸出入に欠かせない貿易事務のお仕事

貿易事務は、海外から商品を輸入したり、国内から海外へ商品を輸出したりする際に必要な事務手続きを行うお仕事です。貿易関連書類の作成、内容の確認、英語によるメールのやりとり(コレポン*)などが主な業務となります。

貿易事務と聞いて、真っ先に思い浮かぶのが商社やメーカーのお仕事だと思いますが、貿易取引にはさまざまな会社や機関が関わっています。国際物流コーディネーターとして国際運送手配・通関業務を行うフォワーダー(通関業者・海貨業者)、船会社や航空会社(または専門代理店)など、物流・貿易に特化した企業にも貿易事務のお仕事があります。

*コレポンは、英語の「correspondence(コレスポンデンス)」の略で、貿易実務では「外国語(主に英語)で海外の取引先と文章でやりとりすること」を意味します。

知っておきたい!貿易事務の基礎知識

貿易事務は、「英語が話せないと、働けないのでは…」と誤解している方もいらっしゃるかもしれませんが、実際はそのようなことはありません。

というのも、国外との取引では“やりとりを記録に残しておく”ことが特に重要であるために、メールでのやりとりがほとんどです。また、貿易関連の英文書類の作成や確認の業務が多いため、話す力よりも、“英語の読み書きの力”が重視される傾向にあるのです。

※関連記事:『貿易事務に転職するなら、どの程度の英語レベルが必要ですか?

貿易事務のお仕事で大切なのは、商品(モノ)、代金(カネ)、書類(カミ)の流れを掴むこと。さらには、貿易書類の役割や内容を理解することが重要です。

海外と日本の取引では商慣習が異なるため、商品を受発注する時には、支払い方法や時期などの売買条件を細かく取り決める必要があります。また、輸出入前には税関へ申告し、通関する必要もあります。さらに、取引相手だけでなく、銀行や船会社、税関に提出する書類が国内取引よりも多いため、それぞれの場面で取り扱う英文書類についての知識も求められます。

ちなみに、貿易事務職で最もポピュラーな商社やメーカーの貿易事務職でも、「輸出業務担当」と「輸入業務担当」で行う業務が異なります(輸出業務の方が書類を作成する機会が多く、輸入業務よりも難易度が高いと言われています)。

ただ、貿易取引の数が多く、規模の大きい商社やメーカーでは、業務を細分化している場合もありますので、貿易事務職とひとくちにいっても、求められる語学力や専門性は会社によって大きく異なってくると言えるでしょう。

貿易事務ならではの専門知識とは

貿易事務ならではの専門知識とは

貿易事務のお仕事内容は業種や会社によって異なりますが、貿易取引の最初から最後まで実務を担うことができるエキスパートになるためには、以下の専門知識が求められます。

・国際物流の流れ(モノ、カネ、カミの流れ)
・船積書類(インボイス、パッキングリスト、船荷証券など)
・貿易取引条件(インコタームズ)
・貿易特有の決済方法
・海上貨物保険
・規則、規制、制度
・取引先の国の商習慣 など

未経験から貿易事務職を目指す方は、これらの知識があると採用に繋がる可能性が高くなると言えます。とはいえ、貿易実務に携わっていない限り、このような貿易の専門知識に触れることは難しいのではないでしょうか。

そこで、貿易実務の基礎知識を学習・習得するために、検定試験にチャレンジするのもひとつの方法です。未経験の方が受験する代表的な検定試験として、「貿易実務検定(R)C級」と「国際取引業務検定(IBAT)Basic Level」があります。前者は現場で役立つ貿易実務に特化した内容、後者は現在の国際ビジネスに必要な貿易実務の基礎知識やマーケティングを包括した内容になっています。

貿易事務職に就くのに資格必須というわけではありませんが、貿易の実務経験がない場合、検定試験に合格していると、貿易取引の流れを一通り理解しているとアピールできるため、未経験で貿易事務を目指す方にはオススメです。

勉強を始めてすぐは、内容が複雑で難しく感じるかもしれませんが、“商品の売買(モノとカネの交換)に、さまざまな書類と様々な会社・機関が携わっている”と取引の流れをシンプルにとらえて勉強すれば、少しずつ内容が見えてきますよ。

「貿易に関する知識や英語力」+「ビジネススキル」がポイント!

ここまで貿易事務職が求められている専門性についてお話してきましたが、貿易事務に求められているスキルは他にもあります。

英語力

国際的な貿易取引に携わるお仕事のため、読み書きを中心とした一定の「英語力」は必要となります。一般的にTOEIC(R)600点以上が目安とされていますが、ビジネス英語の定型文からライティング・読解に慣れていくと良いでしょう。

事務処理能力

貿易事務のお仕事では、日々発生する貿易関連書類の作成や、内容確認を効率良く、正確に行う事務処理能力が求められます。一般事務や営業事務の経験のある方は、今まで培った事務能力やPCスキルを存分に活かせるでしょう。

コミュニケーション能力・折衝力

取引相手や関係協力会社、社内の他部署の方と連携して、スムーズに業務を進めるのも重要なお仕事。コミュニケーション能力や折衝力も、重要なスキルです。

未経験の方が貿易事務職を目指す場合には、今までの経験のなかで、これらのスキルが自分に備わっていることを、職務履歴書や面接の場で具体的に説明できるようにしておくと良いでしょう。

これまで培ったビジネススキルは、貿易事務職でもしっかりと役に立ちます。貿易事務にチャレンジする際には、今の自分にできることを洗い出して、自己PRにつなげてみてくださいね。

やりがいいっぱいの貿易事務職、あなたも挑戦してみませんか?

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一見、敷居が高く見える貿易事務のお仕事ですが、努力次第で未経験から十分にチャレンジ可能なお仕事です。

さまざまな国の方とやりとりする機会も多く、各国独自の慣習や文化に触れることができるため、特に海外に興味のある方は、大きなやりがいを感じられるでしょう。また、時給の高い専門職種のため、着実なキャリアアップ・給与アップを目指すことができます。

最初は貿易アシスタント・サポート業務からスタートして、徐々に業務範囲を広げることで、確実なキャリア形成が可能です。貿易実務のスペシャリストを目指して、貿易事務職に挑戦してみませんか?

パソナでは、基本的なビジネススキルがあれば始められるアシスタントのお仕事から、商社での本格的な貿易事務職まで、貿易に関わるさまざまなお仕事をご紹介しています。また、貿易知識や語学力を磨く実践的な講座も実施していますので、興味のある方はぜひ活用してくださいね。

参考サイト:

貿易の情報を網羅する、新サービス 貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォーム
Digital Forwarder

貿易の情報を網羅する、新サービス
貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォームDigital Forwarder

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