スキル

2020/01/14

仕事の生産性を高めるために、実践したい習慣って?

仕事の生産性を高めるために、実践したい習慣って?

「仕事が就業時間内に終わらない」「集中力が続かない」…こんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。とはいえ、ビジネスパーソンたるもの、どんな状況であっても限られた就業時間の中で、確実に成果を上げなくてはいけません。

労働時間に対する成果=業務の生産性を高めるカギは、「作業量と時間の管理」や「就業時間中の集中力アップ」にあります。業務や時間のムダを省き、時間を有効に活用できるかどうかで、お仕事の成果にも大きな差が出るもの。

なかなかお仕事が終わらないという方は、ひょっとしたら不必要なことに時間を奪われているのかもしれません。まずは、時間の使い方を見直して、「生産性を高めるための習慣」を取り入れていくことが大切。

そこで今回は、「生産性を高める習慣」の具体例や実践方法をポイントごとに紹介します。

目次
生産性を高めるためには「作業量と時間の管理」が大切
集中力を高めて、作業時間を効率的に使う
業務上の「効率的なコミュニケーション」を実践する
生産性UPのために「良い習慣」を積極的に取り入れていこう

生産性を高めるためには「作業量と時間の管理」が大切

生産性を高めるためには「作業量と時間の管理」が大切

そもそもお仕事における「生産性」とは、一般的に「労働時間に対して、どれだけの成果を上げられたか」を指します。

生産性をあげるためのコツはタスクを取捨選択し、効率化すること。生産性が高まれば、同じ労働時間でより多くの利益を上げられるようになり、さらに無駄な残業時間の削減などにもつながります。

生産性アップを実現するために、まずは今の仕事の方法を見直すことから始めましょう。そのためにまず大切なのが、「作業量と時間の管理」です。

業務のタスク管理でよくある失敗は、「作業量に対する時間の見積もりが甘い」こと。そもそも作業量を正確に把握できていなければ、作業に必要な時間を割り出すこともできません。

生産性を高めるためにも、まずはすべての業務をしっかりと洗い出して作業時間を算出し、作業量と時間を適切に管理していきましょう。

作業量管理のポイント

仕事量を正確に把握するためには、以下のポイントを押さえましょう。

・作業の全体像や、具体的な作業内容を把握する
・作業の納期(締め切り)や優先順位を把握する
・作業フローを書き出して、細かいタスクを明確にする

これをふまえて、顧客向けの営業資料を作成する場合を例に、どのようなタスクに細分化できるかご紹介しましょう。

顧客向けの営業資料作成

① 営業と打ち合わせをし、方向性を共有する
② 手書きで草案を作成する
③ ②をもとに、パワーポイントで作成する
④ 営業のチェックを受け、さらに内容をブラッシュアップする
⑤ 修正内容を反映し、最終版を完成させる

このように作業フローを書き出すことで、それぞれの工程が明確になり、タスクごとにかかる時間の見積もりもしやすくなります。続いて、時間管理のポイントについてもご紹介しましょう。

時間管理のポイント

作業内容や量を把握し、タスクの割り出しが済んだら、それぞれのタスクに対しておおよその作業時間を算出します。

作業時間の目安が分かったら、それぞれのタスクの優先順位を決めましょう。「納期が迫っているもの」「重要度が高いもの」など、状況に応じて最優先すべきタスクから順番に優先順位を決めていきます。

実際に作業に取り掛かるときは、1日の作業時間を把握し、優先順位の高いタスクから対応できるようにスケジュールを組んでいきます。

このとき、ルーチンワークの時間を考慮することも忘れずに。8時間の就業時間のうちで1時間のルーチンワークがあるなら、残りの7時間分でスケジュールを組みます。

※関連記事:『ヒントは自分の中に!業務効率を下げる「ダメルーティン」の断捨離にトライしよう

集中力を高めて、作業時間を効率的に使う

お仕事中のお悩みのひとつとして、「どうしても集中力が途切れてしまい、なかなか生産性が上がらない」とお困りの方も多いようです。限りある時間内で生産性をあげるためには、就業時間中の「集中力アップ」が不可欠。

まずは、集中力が上がらない理由が、何に起因するのか整理してみましょう。自分の体調や心配事の影響なのか、周りの話し声が気になるといった就業環境が関係しているのか…その原因がハッキリしている場合は、ひとつひとつ解決していくことが第一。

ここでは、さらに集中力を高めて仕事の能率をアップさせるための「オススメの習慣」をいくつかご紹介します。

目標時間を設定して、作業を行う

目標時間を設定して、作業を行う

まずご紹介したいのは、「目標時間を設定して、一定時間内の集中力を高める」という方法。

この方法を活用する場合、参考にしたいのが“集中して25分間作業を行い、5分間休む”という流れをセットで繰り返す「ポモドーロ・テクニック」です。

ポモドーロとは、イタリア語でトマトのこと。このテクニックの発案者が時間管理に愛用していたタイマーがトマト型だったことに由来しています。

ポモドーロ・テクニックのやり方

1. 実行するタスクを決める
2. タイマーを25分間にセット
3. タイマーが鳴るまで集中して作業を行う
4. タイマーが鳴ったら5分間休憩
5. 2~4を4回(合計2時間)繰り返したら、少し長めに休憩する

長い時間は集中力が続かないという方も、25分程度なら集中力を切らさず作業を続けられるでしょう。同時に、1ポモドーロ内で終わるようにタスクを細分化する習慣もつくので、タスク管理の向上にも役立つはず。

25分間集中した後の5分休憩はリラックスして過ごし、次の集中タイム(ポモドーロ)に備えます。

この方法は、一度に複数の作業を同時に行う「マルチタスク」ではなく、これと決めたひとつのタスクに集中する「シングルタスク」というスタイルで行うことで、集中力を分散させないという特徴もあります。

※関連記事:『結局、どちらを選ぶべき?「マルチタスク」「シングルタスク」徹底比較!

集中力が高まる時間帯を上手に使う

集中力が高まる時間帯を上手に使う

1日の脳の動きに合わせて、「集中力が高まる時間帯を上手に活用してお仕事を進める」という方法もあります。

人間の脳には、1日(約24時間)の周期に合わせて動くという機能があるため、より脳が活発に働く時間帯を知って、集中力が求められる作業をすれば生産性もアップするはず!

一般的に、集中力が1日で最も高まる時間帯は、午前中の「10~12時頃」と言われています。起床から2~3時間経って脳が完全に目覚めており、朝ごはんの栄養も行き届いているため、脳の働きが活発になりやすい時間帯です。

反対に、日中で最も脳の機能が低下する時間帯は「14~15時頃」と言われています。昼食後ということもあり、眠気の発生などパフォーマンスが悪くなる傾向に。この時間は、ミスが起きやすい単純作業や急ぎの業務は避けるようにしましょう。

個人差もありますが、それぞれの集中力が高まる時間帯を知っておくと、1日の業務の進め方もより工夫できるのではないでしょうか。

効果的な「昼寝」で頭をスッキリさせる

効果的な「昼寝」で頭をスッキリさせる

職場環境によっては難しいかもしれませんが、近年その効果が改めて注目されているのが「昼寝」です。お仕事の生産性アップにも有益だと考え、日本でも仮眠を推奨する企業が増えています。

昼寝には、大きく分けて以下の2つのメリットがあると言われています。

① 疲労回復・精神安定

睡眠を取ると脳の疲労が軽減し、短時間でも十分な休息を得られるほか、心の安定にも効果があるとされています。午前中のお仕事で溜まった疲れを昼寝で解消し、身体と心のメンテナンスを図りましょう。

② 集中力・記憶力アップ、能率改善

厚生労働省が発表している「健康づくりのための睡眠指針」の中でも、“午後の早い時間に30分以内の短い昼寝を取ることが、能率改善に効果的である”と紹介されています。短時間の昼寝は起床後の覚醒レベルを上げ、作業能率の向上につながるのです。

質の高い昼寝のコツは、「昼食後の15時頃までに15~20分程度の仮眠を取る」こと。15時以降の昼寝や30分以上の睡眠は、夜の睡眠に支障をきたす可能性もあるため、気をつけましょう。

周りにも配慮しながらですが、睡眠が取れる場合は、生産性アップのために「昼寝」を取り入れてみてはいかがでしょうか。

※関連記事:『集中力を高めて仕事の生産性UP!オフィスで簡単にできる集中力UP術

業務上の「効率的なコミュニケーション」を実践する

業務上の「効率的なコミュニケーション」を実践する

最後にご紹介したいのは、業務上の効率的なコミュニケーションの取り方について。

メール対応や長時間の会議に作業時間を取られているという方も多いようです。コミュニケーションをより円滑にし、生産性アップにもつながるような、良い習慣を取り入れていきましょう!

メール

デスクトップの受信通知や、作業がひと段落つくごとに、無意識にメールソフトを開いていませんか?実はこれこそが、仕事の能率を落としてしまう習慣。

何気なくメールを読むうちに、「気がつけば本来やるべき作業から脱線してしまった…」そんな経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか。

作業効率アップのためには、メールチェックにも明確なルールを設ける必要があります。

メールチェックは1日数回に固定

メールチェックは、実施する時間と回数を決めましょう。試しに、「午前中」「午後一番」「退社前」の1日3回程度に減らしてみてはいかがでしょう。そこまではさすがに減らせないという方は、2時間ごとに5~10分見る程度でもOK。

メールは4つのカテゴリで迅速に振り分ける

メール処理の鉄則は、「読んだあとの行動」までを1セットにすることです。受信トレイのメールを以下の4つに振り分け、適切な行動を取りましょう。

① 不要なメール → 削除する
② 数分で返信できるメール → すぐ返信する
③ 返信に時間がかかるメール → 返答期限を確認し、返信メールを下書き保存
④ 残したいメール → フォルダ分けして保存

③の下書きメールは、1日のタスクが終わった段階で仕上げて、その日のうちに送信してしまいます。理想は、振り分けをしたあとの受信トレイがいつも空っぽの状態にあること。返信忘れや大切なメールを迷子にしないためにも、必ず守りたいルールですね。

※関連記事:『【メール術】チェック回数、フォルダ管理etc.仕事がサクサク回る「メール処理術」のヒント

会議

業務時間において、大きな割合を占めることが多い会議。そこでルールを設定し、合理的かつ効率良く進行することで、メンバー間のストレスや調整にかかる手間も軽減させることができます。

事前に資料やアジェンダを共有する

議題が書かれたアジェンダや参考資料を、事前に会議の参加者に共有しましょう。会議の目的や方向性を理解することで、参加者は発言内容や質問内容を考えたうえで参加でき、効率良く会議を進められます。

時間管理を適切に行う

開始時間が遅れたり、延長したりする会議に、お悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんなときは、「遅刻者が居ても何分以上経過したら会議を始める」「会議の延長時間は最大10分まで」など、時間管理のルールを設けておきましょう。

オンライン会議への移行

職場環境にもよりますが、Web会議ツールなどを活用して、対面からオンライン会議へ移行する方法もオススメです。対面の会議に比べて、スケジュール調整がスムーズに進むため、スピーディに会議を実施できるでしょう。

タスク共有・管理

複数の人と1つの仕事を進めている場合、プロジェクトの情報共有に「タスク管理アプリ」を使うと良いでしょう。それぞれのタスク管理はもちろんのこと、スケジュールや進捗状況の管理にも役立ちます。詳しくは、下記の関連記事をご覧くださいね。

※関連記事:『アプリと手書きどちらにする?業務効率が上がるおすすめタスク管理法!

生産性UPのために「良い習慣」を積極的に取り入れていこう

今回は限られた就業時間のなかで、生産性を高めて最大限のパフォーマンスを発揮するための方法をご紹介しました。

「作業量と時間の管理」「集中力を高める工夫」「効率アップのためのコミュニケーション術」など、さまざまな例がありましたが、「もっと効率良くできないか」「無駄はないか」を常に意識することが、生産性UPのための第一歩です。

例えば、事務職の方は「Excelの技術を磨く」「ショートカット操作をマスターする」といった小さなスキルアップも、生産性UPにつながります。

仕事の進め方を見直すことで、多くのタスクを効率良くこなせるだけでなく、自分自身の成長にもつなげることができるでしょう。

今までやってきた方法にとらわれずに、できることから新しい習慣を取り入れて、日々のお仕事に活かしてくださいね。

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