スキル

2019/11/26

アプリと手書きどちらにする?業務効率が上がるおすすめタスク管理法!

職場でもプライベートでも、毎日やるべきことがたくさん!日々のタスクを忘れずに、期限までに間に合わせるのに苦労しているという方も多いのではないでしょうか。そうしたタスク管理を、皆さんはどのようにしていますか?

タスク管理ツールとして代表的なのは、スマホアプリやWebツール、紙のスケジュール帳などがありますが、どうも長続きしなかったり、ツールの機能を活かしきれずに持て余したりと「なかなか自分に合うものに出会えない」という方も多いようです。

しかし、タスク管理は、続けることにこそ意味があります。今回は、手軽で続けやすく、お仕事の効率アップにもつながるオススメの「タスク管理術」をご紹介します。

目次
「タスク管理」の目的とは?
【アプリ派】【手書き派】どちらにも共通するタスク管理のポイントとは?
【アプリ派】デジタル環境でのタスク管理は、目的別のアプリ選びが鍵!
【手書き派】紙でのアナログ管理は、個人タスク管理向き!
自分に合ったタスク管理法を見つけて、スムーズに仕事を進めよう

「タスク管理」の目的とは?

タスク管理とは

タスク(Task)とは、直訳すると「課題」や「仕事」を意味する言葉です。一般的に、ビジネスの場面では、「一定の期間内にやるべき業務、作業、仕事」を指します。

なお、タスクと同じ意味合いで、「To Do(=やらなければいけないこと)」という言葉が使われることもあります。また、タスクの中でも、決まった日時に定期的に行う作業は、「ルーチンタスク」と呼ばれています。

そして、それら全てのタスクの進捗を管理し、業務を効率良く進めていくことが「タスク管理」。タスク管理は、社会人として働くうえで必須のスキルでもあります。

タスク管理の目的・効果とは?

タスク管理を道路で例えるなら、いわば「交通整理」と言えます。渋滞している道路を整理して、車の流れをスムーズにするように、タスク管理を行うことで山積しているタスクを整理し、効率良く作業を進められるようになります。

つまり、作業を着実かつスムーズに進めることが、タスク管理の目的と言えるでしょう。他にも、タスク管理には、下記のような効果があります。

タスクを「見える化」できる

タスク管理を行うことで、「いつまでに」「なにを」「どうしなければいけないのか」が整理されるので、タスクのヌケ・モレを防げます。

作業の効率アップにつながる

タスク管理によって、個々のタスクの優先順位付けができれば、「どれから進めるべきか」が明確になり、効率的に作業を進めることができます。

時間や心にも余裕が生まれる

タスク管理ができていないと、山積するタスクに追われて、必要以上に焦りやストレスを感じてしまう可能性も。タスクの整理や作業スケジュールを設定することで、時間にも心にも余裕が生まれ、結果的に着実な仕事につながるでしょう。

【アプリ派】【手書き派】どちらにも共通するタスク管理のポイントとは?

冒頭でご紹介した通り、スマホアプリやWebツール、紙のスケジュール帳や付箋など、タスク管理の方法には、さまざまな手段があります。これらは大きく分けて、アプリなどを使う「デジタル管理」と、紙に手書きする「アナログ管理」の2つに分けることができます。

しかし、どんな方法でタスク管理をするとしても、共通するポイントが3つあります。まず、現在抱えているタスクをすべて書き出しましょう。そのうえで、次の3つのポイントに沿ってタスクを整理していきます。

①タスクの期限や重要度を把握する

タスク完了の期限を明確にしたうえで、優先順位や処理する順番を決めましょう。締め切りが近いものなど、作業の優先度が高いタスクをはっきりさせることが大切です。

②スケジュールを決める

タスクごとに必要な作業時間を割り出し、スケジュールを決めていきます。作業時間はおおよその目安で大丈夫ですが、「締め切りを1日前倒しにした日程にする」など、余裕を持ったスケジュールを組むと良いでしょう。

③進捗を定期的に確認する

タスク管理における最大のポイントは、「タスクの進捗を定期的に確認すること」。実は、タスク管理が上手くいっていない方の弱点はここにあります。

一度タスク管理表を作ったことで満足せずに、②のスケジュール通りに進んでいるかを常に確認し、見直す必要があれば、再度スケジュールを引き直す、という、確認と見直しを繰り返していきます。

仮に、「あの仕事の進み具合はどうなっているの?」と上司に進捗を聞かれた際、即座に説明できるようにしておくのが理想です。

※関連記事:『目安時間、ゴール設定etc. タスク管理の得意な人がしていること3つ

【アプリ派】デジタル環境でのタスク管理は、目的別のアプリ選びが鍵!

デジタル環境(スマホやPCなど)でタスク管理を行う場合、今の自分の仕事のスタイルや、目的、利用用途に応じたツールを選ぶのが第一です。

主なタスク管理方式は3パターン

「タスク管理 アプリ」というキーワードで検索すると、たくさんのアプリを見つけることができますが、それらはほとんどが3つの方式に分類できます。

①カンバン方式:1つ1つのタスクベースでの管理にオススメ

アプリ内で、それぞれのタスクを「1枚のカード」のような形で登録し、進捗に応じてステータスを変更しながら、タスク管理を行っていきます。

画面上のカード(タスク)を移動してToDoリストを作ったり、ステータスを色分けしたりすることで、視覚的にもわかりやすい管理ができます。

カンバン方式は、アプリ初心者やアナログからの移行組にも人気。Windows標準搭載の「付箋(ふせん)」アプリでも代用可能です。

②スケジュール方式:時間軸での管理にオススメ

スケジュール方式(カレンダー方式)は、それぞれのタスクを時間軸で管理する方法です。

スケジュール方式のアプリなら、日・週・月など用途に合わせて表示形式が選べ、定例会議など繰り返しのタスク登録も可能に。予定を知らせる通知が届くリマインダー機能も便利です。「Outlook」のカレンダー機能は、②に該当します。

③ガントチャート方式:タスク×時間軸ベースの管理にオススメ

①と②両方の要素を含んでいるのが、ガントチャート方式です。縦軸にタスク、横軸に日付を記載し、タスクごとに作業期間を帯状のグラフで表します。

ガントチャート方式は、プロジェクト管理の基本ツールであり、タスクの進捗率や作業ボリュームを把握したり、複数名で共有したりするのに便利。

「いつまでに何をすれば良いか」がすぐにわかるので、複数のタスクを同時に進めるときに、有効なタスク管理方式といえるでしょう。

アプリ管理のメリット

タスク管理にアプリを利用する最大のメリットは、進捗確認や編集が簡単にできるという点です。アプリ内の便利な機能を利用すれば、下記のようなことが可能になるでしょう。

・アプリにタスクを登録することで、簡単にガントチャートが引ける
・リマインダー機能で、予定やタスクの期限の通知を設定できる
・複数のメンバー間でのタスク共有、進捗管理がスムーズにできる

ただし、会社のセキュリティルールによっては、アプリの使用やインストールの制限がある場合も。会社側が使用するツールを推奨しているケースもあるため、業務で利用する際には、事前に確認しておきましょう。

【手書き派】紙でのアナログ管理は、個人タスク管理向き!

タスクの手書き管理は少数派になっているのでは…と思いきや、世間のデジタル化が進んでも、紙のメモ(付箋)や手帳は根強い人気を誇っています。

ただし、アプリとは対照的に、メンバー間での共有が難しいため、個人タスクの管理に向いていると言えるでしょう。

手書き管理のメリット

すぐに書き込める手軽さ

思いついたときにサッと文字を書き込める手軽さは、アプリよりも手書き管理に軍配が上がるでしょう。タスクを忘れないように、いつでも見えるところにメモを貼っておいたり、書き足せたりといった便利さがあります。

「書く」ことでタスクを整理し、記憶しやすくなる

実は「書く」という行為そのものが、自身の考えを整理したり、書いた内容を記憶したりするのに効果があると言われています。タスクの内容や分量、優先順位などについて、整理しながら考えられるのも、手書きだからこそかもしれません。

タスク管理の自由度が高い

優先順位順や項目別など、目的に合わせてタスクを自由に分類しながら管理できるのも、手書きのメリットです。自分に合った分類や管理方法で、タスク管理を行うと良いでしょう。

手書きタスク管理の例

一日1枚の紙やノートを使ったタスク管理

① 一日ごとに1枚の紙やノートを使って、その日のタスクを箇条書きにする
② 「優先順位」を決め、優先度の高いものから実行する
③ 終了後は線引きして消す
④ 一日の終わりには、次の日に繰り越すタスクを書き残しておく

このタスク管理方法だと、終了タスクを消すことによって、達成感が得られるといったメリットがあります。また、残タスクを毎日書き直すことで、次の日に繰り越したタスクを忘れずに覚えておくこともできるでしょう。

付箋を活用したタスク管理の例

① 付箋1枚につき、1つのタスクを使ってすべてのタスクを書き出す
② ①を優先順位の高い順に並べる
③ 状況に応じて順番を入れ替えたり、終了したタスクの付箋をはがしたりしていく

これは、さきほどご紹介した「カンバン式」アプリと同じような管理法です。タスクの種類によって付箋の色を変えたり、終了したタスクを別のページに貼ったりと、自分流にアレンジしてみても良いでしょう。

時間管理マトリクスを使ったタスク管理

個人のタスク管理の場合、以下のように緊急度を縦軸、重要度を横軸にした「時間管理マトリクス」を使う方法もオススメです。

個々のタスクを上の表の①~④のカテゴリに分類することで、優先順位を明確化することができます。

着手する順番は、①の「重要度も緊急度も高い」タスクから取り組んでいきましょう。また、④に当てはまるタスクは、そもそも行う必要があるのか、精査することも検討してみては。

自分に合ったタスク管理法を見つけて、スムーズに仕事を進めよう

今回は、便利なアプリから手書きでの管理方法まで、さまざまな「タスク管理法」をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。

すべてのタスクを書き出し、「可視化・見える化」することで、自分が抱えている仕事量やタスクの優先順位、期限をきちんと把握できるようなります。また、適切なタスク管理ができれば、「タスクを詰め込みすぎて締切りに間に合わない」といった事態も避けられるでしょう。

仕事上手な人は、タスク管理上手でもあります。今回ご紹介したタスク管理の中から、自分に合った方法を探してみてくださいね。

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