悩み・質問

2017/02/09

【メール術】どこでも通用する「社内メール」の書き方

【メール術】どこでも通用する「社内メール」の書き方

派遣社員として働くなかで、勝手がわからないことは意外と多いもの。そのひとつが「メールの書き方」ではないでしょうか。

特に就業先での社内メールについて、社員と同じような書き方をして良いのか迷ってしまう人も多いようです。

そこで今回は、社内メールの書き方のポイントについてまとめました。

書き出しについて

丁寧な書き出し にするのは悪いことではありませんが、「お世話になっております」などのフレーズを使うのは少々やりすぎかも。

また、目上の人に対して「ご苦労様です」は使うべきではない、という考え方も主流になっています。派遣社員だからといって必要以上に敬語を使わず、派遣先の社員と同様に「おはようございます」や「お疲れ様です」などを使うと良いでしょう。

敬称について

「様」「さん」などの相手の名前につける敬称は、書き出しと同様、一般的なビジネスマナーにしたがっていればOKです。社内での呼び方に合わせて書けば、まず問題ありません。ただし、目下の相手に使うとの考え方が主流の「殿」や、役職名に「様」をつける(例:●●部長様)のような間違った使い方をしないよう気を付けましょう。

派遣先の特徴に合わせよう

件名や書き出しなど、派遣先によっては社内メールの書き方に特徴があることも。基本的なマナーを押さえつつ、他の人のメールを参考にしながら、各社の傾向に合わせて適宜アレンジするとよいでしょう。

ビジネスメール文例集

ビジネスメールの基本は「わかりやすく、簡潔であること」が大切です。メールの概要がわかるような件名、読みやすい文章量などに気を配って作成しましょう。進捗報告と議事録確認依頼のケースを想定した、2つの文例をご紹介します。

例1:進捗報告

件名:【完成報告】4月度 月次資料

幸田係長

お疲れ様です。田中です。
月次ミーティング用のプレゼン資料が完成しましたので、お送りいたします。
修正点がございましたら、ご指示いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

例2:議事録確認の依頼

件名:●/●議事録確認のお願い

各位

お疲れ様です。田中です。

本日の会議の議事録 をお送りいたします。
ご確認の上、修正などございましたらご連絡ください。

●●年●月●日 13:00~14:00
A会議室

【出席】
山田課長、白井、木下、井上、橋本、清水、山中、田中

【議題】
新サービスリリースの説明会について
・実施日時、スケジュール
・当日の担当割り振り

【決定事項】
・説明会用顧客リストの作成(●月●日中に提出)

まとめ

雇用形態に関わらず、基本的なビジネスマナーを押さえた書き方をしていれば問題ありません。そして、忘れてはいけないのが送信前のチェックです。宛先は間違いないか、内容にミスはないか、わかりやすい文章になっているか…。送信ボタンを押す前に、細心の注意を払って確認してみてくださいね。

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