【例文あり】ビジネスメールの誤字脱字のお詫び文や訂正メールの書き方

著者： パソナ キャリアコーチ

ビジネスメールで誤字脱字があるまま送ってしまった時、正しい対処方法が分からず慌ててしまうこともあるでしょう。相手の名前を間違えてしまうと失礼になりますし、日付や場所、金額などを間違えてしまうと相手に迷惑をかけてしまいます。ミスに気づいたときは、すぐにお詫び文や訂正メールを送ることが大切です。

今回は、誤字脱字メールに対してのお詫びと訂正の方法についてまとめました。お詫び・訂正メールの基本的な書き方や、ケース別の文例について紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

気づいたら、すぐにお詫び・訂正メールを送ろう

お詫び・訂正メール作成のポイント

訂正したい項目別・お詫びメールの例文集

宛先を間違えたときは、自分で対応せず上司に報告

相手の間違いは、やわらかい表現で指摘する

送信ボタンを押す前に、セルフチェックでミスを防ごう

ビジネスコミュニケーションには誠実さが大事

気づいたら、すぐにお詫び・訂正メールを送ろう

送信メールに誤字や脱字を見つけたら、早急に訂正してお詫びしましょう。
お詫び・訂正メールは「スピーディー」に「誠意」を伝えることがもっとも重要です。

しかし、焦りは禁物です。「慌てて送ったお詫び・訂正メールにもまた誤字が…！」といったことのないように、送信前にしっかりチェックしましょう。

お詫び・訂正メール作成のポイント

お詫び・訂正メールを書くときは、具体的にどんなことに気をつけたら良いのでしょうか。
メールの作成や送信後の対応にあたって、下記の4つのポイントを押さえておきましょう。

1．件名で内容を簡潔に伝える

お詫び・訂正メールは、件名からどのメールに対する訂正・お詫びなのかが分かるようにしましょう。そうすることで、相手にメールを見てもらいやすくなります。

件名には該当のメールを送った日付、案件名、社名などを明記したり、
【重要】【訂正】【〇〇に関するお詫び】など隅付き括弧で目立つようにすると分かりやすいです。

2．本文に訂正内容を明確に記載する

メール本文に、間違えていた部分と訂正内容がひと目で分かるように記載しましょう。
例えば商品名を間違えてしまった場合は、次のように誤記と訂正内容を箇条書きで表記します。

【誤】カラー複合機 PS0201
【正】カラー複合機 PS0202

3．再発防止への姿勢について言及する

訂正内容につづく形で、「今後はこのようなことがないよう努めて参りますので、何卒ご容赦ください」といった再発防止への姿勢についての文言を書き添えましょう。

重大なミスの場合は、「今後の対応に関しましては、〇〇〇〇」と具体的な再発防止対策・体制を明記することも、相手からの信頼を取り戻すために必要です。

4．重大なミスはメールだけでなく電話でも伝える

例えば、見積書の金額のように金銭が関わる重要な訂正については、メール送信後に電話でも連絡をしましょう。誤記があったメールの削除依頼を直接行うことで、相手がメールを取り違えてしまうリスクを抑えられます。

訂正したい項目別・お詫びメールの例文集

お詫びメールには丁寧な謝罪の気持ちを盛り込むのはもちろんですが、
「どこを間違えたのか」「何が正しいのか」をわかりやすく明記する必要があります。
ここでは、訂正したい箇所別に文例をご紹介します。

相手の名前を間違えたとき

日付・場所などを間違えたとき

添付ファイルの内容を間違えたとき

宛先を間違えたときは、自分で対応せず上司に報告

送信先のアドレスを間違えたり、CcやBccの設定を間違えてしまったりすると、場合によっては重大な情報漏洩に繋がるリスクがあります。特に社外の人へのメールは、宛先を間違えていないか慎重に確認してください。

もし取引先や顧客宛のメールの送信先を間違えてしまったときは、上司に報告して、会社として適切な対応をしてもらいましょう。上司に判断を仰いだ結果、自分でお詫び・訂正メールを送るよう指示された場合は、次の例文を参考にしてみてください。

宛先誤送信のお詫びメール

相手の間違いは、やわらかい表現で指摘する

反対に、相手からのメールに間違いがあったら、どう返信すべきでしょうか。

例えば、添付ファイルに誤りがあった場合
「添付ファイルが間違っているので、再送してください。」という表現では、少々きつく感じます。

この場合は「先ほどのメールに、他社様宛の見積書が添付されているようです。恐れ入りますが、再送いただけますでしょうか。」と、やわらかく表現するのが上手なコミュニケーションです。

ポイントは、相手のミスに対して「～なようです」という言葉で断定を避けることです。
そして、再送を依頼するときには「恐れ入りますが」というクッション言葉を使って、相手への配慮を心がけることも大切です。

送信ボタンを押す前に、セルフチェックでミスを防ごう

誤字脱字メールを防ぐために、以下のチェックリストを参考に、送信前に落ち着いてメール全体を読み返すクセをつけましょう。

• 宛先や送信先のメールアドレスに間違いはないか
• TO、CC、BCCに間違いはないか
• 簡潔で具体的な件名になっているか
• 相手の所属や敬称、名前に間違いはないか
• 文頭の挨拶が抜けていないか
• 本文中に誤字脱字はないか
• 日付や数字など、特に間違えやすい内容に誤りはないか
• 添付ファイルに誤りはないか、添付忘れをしていないか

ビジネスコミュニケーションには誠実さが大事

誤字脱字のあるメールを送ってしてしまったときは、誠心誠意ていねいにお詫びをしましょう。
ビジネスメールのコミュニケーションは難しいところもありますが、常に誠実さを欠かさなければ相手に好印象を持ってもらえます。円滑なコミュニケーションをとれるように、メールの送信の際には注意して行いましょう。

※関連ページ：ビジネスマナー＆コミュニケーション講座 | パソナ