悩み・質問

2017/04/06

やっちゃった!ビジネスメールの誤字脱字はこのようにお詫びしよう

ビジネスメールでやってしまいがちなミスと言えば「誤字脱字」。しかも悲しいかな、メールを作成している最中は気づかないのに、送信ボタンを押した直後にミスに気づくことも多いんですよね。だれもが一度は経験するであろうメールの誤字脱字、事後の対処法や予防策を知っておきましょう。

気づいたら、すぐにお詫びメールを送ろう!

送信メールに誤字や脱字を見つけたら、早急にお詫びしましょう。お詫びメールで大切なのは「スピーディー」に「誠意」を伝えることです。でも、焦りは禁物。慌てて送ったお詫びメールにもまた誤字が…!そんなことのないように、特に注意して作成し、送信前にしっかりチェックしましょう。

訂正したい項目別・お詫び文のテンプレート

お詫びメールには丁寧な謝罪の気持ちを盛り込むのはもちろんですが、「どこを間違えたのか」「何が正しいのか」をわかりやすく明記する必要があります。件名の頭に【訂正】【再送】などを記載すると、どのメールに対しての訂正・お詫びなのかが明確です。以下、訂正したい箇所別に文例をご紹介します。

相手の名前を間違えたとき

さきほどのメールにて、●●様のお名前を誤って記載してしまいました。
ご不快な内容をお送りしてしまい、大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

日付を間違えたとき

さきほどお送りしたメールに記載した訪問日時に誤りがございました。
申し訳ございませんが、下記をご確認いただけますようお願いいたします。
【誤】●月●日(月)午前10時~
【正】●月▲日(月)午後1時~

※商品名などを誤った場合も、同様に正誤をわかりやすく記載しましょう。

添付ファイルを間違えたとき

さきほどお送りした添付ファイルについて、一部内容に誤りがございました。
誠に申し訳ございませんが、破棄していただけますと幸いです。
取り急ぎ、正式な内容のファイルを再送いたします。

【添付ファイル 1件】
●●提案書.doc

相手の間違いは、やわらかい表現で指摘する

反対に、相手からのメールに間違いがあった場合は、どう返信すべきでしょうか。

たとえば添付ファイルに誤りがあった場合「添付ファイルが間違っているので、再送してください。」という表現では、少々きつく感じます。この場合は「さきほどのメールに、他社様宛の見積書が添付されているようです。恐れ入りますが、再送いただけますでしょうか。」とやわらかく表現するのが上手なコミュニケーションの取り方です。

ポイントは、相手のミスは「~ようです」という言葉で断定を避け、再送を依頼するときには「恐れ入りますが」というクッション言葉を使っているところです。

送信前ボタンを押す前に!セルフチェックでミスを防ごう

誤字脱字は、なるべくなら回避したいもの。以下のチェックリストを参考に、送信前に落ち着いてメール全体を読み返すクセをつけましょう。

・宛先や送信先のメールアドレスに間違いはないか
・TO、CC、BCCに間違いはないか
・簡潔で具体的な件名になっているか
・相手の所属や敬称、名前に間違いはないか
・文頭の挨拶が抜けていないか
・本文中に誤字脱字はないか
・日付や数時など、特に間違えやすい内容に誤りはないか
・添付ファイルに誤りはないか、添付忘れをしていないか

まとめ

こちらが間違った場合は誠心誠意ていねいにお詫びをし、相手が間違ったときはやんわりと訂正する。ビジネスメールのコミュニケーションは難しいところもありますが、常に誠実さを欠かさなければ相手に好印象を持ってもらえるでしょう。

円滑なコミュニケーションをとれるよう、よりいっそうメールの扱いには注意を払いたいものですね。ビジネスマナーを身につけたい方は、パソナの社会人カレッジ「PASONA CAREER COLLEGE」でしっかりと学ぶことができますよ。気になる方はぜひチェックしてみてくださいね。

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