スキル

2016/03/08

【ビジネス英語】書類の記入、間違いや訂正の仕方 etc. こんなに違う日本語と英語のマナー

【ビジネス英語】書類の記入、間違いや訂正の仕方 etc. こんなに違う日本語と英語のマナー

今回は、書類に記入する際の「日本語と英語のマナーの違い」についてご紹介します。書類の記入方法は生活習慣のようなものですので、違いを知る機会が案外少ないもの。基本的なポイントをきちんと頭に入れておきましょう。

書類記入の基本的なマナーを覚えよう

みなさんは海外に行かれたことはありますか? 渡航先で入国する際、機内で準備しておく書類がいくつかありますよね。国によって違いはありますが、入国カード(immigration form)と税関申告書(customs declaration form)は、たいていの場合必要な国が多いようです。英語圏への入国時は、英語で記入するようにしましょう。

選択方式

いくつかの選択肢の中から当てはまるものを選ぶ場合、日本語なら選択するものに丸印をつけるのが一般的です。

しかし、英語圏ではこの発想が真逆なケースが一般的。選ぶものに丸印をつけるのではなく、選ばないものを消していきます(cross out)。

例えば入国カードで性別を選択する場合、日本語では 「男 / 女」 と記載されていた場合、当てはまる方に丸印をつけて選択しますが、英語では 「Male / Female」 の、選ばない方をcross out します。

記入方式

空欄に記入する場合、もちろんやり方は日本語でも英語でも同じ。ただ日本語なら “空欄に記入して下さい” のように書いてある場合が多いですが、英語では “fill in / fill out” 両方の表現があります。

fill” とは “空きを満たす、空白を埋める” といった意味の単語で、その後にくる言葉が “in / out” 。共に、空いている箇所(blank) に記入し、その書類を仕上げるよう求められています。

では、ニュアンスの違いは何でしょうか? たとえば “fill in” の場合は、名前などの必要項目を “blankに書き込む” という指示です。何を記入するのか、具体的な言葉が後に続きます。

1カ所以上の書き込みをして、その書類を完成させる行為が “fill out”。何の書類であるかが後に続きます。下記の例文を参照してくださいね。

Please fill in the address you’re staying at.
滞在先住所を記入してください。
Please fill out the immigration form.
入国カードを記入してください。
Fill in the blanks and fill out the form.
空白を埋めて書類を完成させる。

間違い訂正

消して書き直すことが可能な場合は良いのですが、公的書類ではあえて書き直し厳禁!なケースもあります。

このような場合は、日本語での処理の仕方と基本同じ。間違った部分を二重線(横線)で cross out します。英語圏では日本のような印鑑(ハンコ)が無いため、線の上に訂正印は押さないこと。その代わりに、イニシャルをサインします。

 

 

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