悩み・質問

2019/12/05

多忙?覚えることが多い?貿易事務職が抱えるお悩みとその解決策について

多忙?覚えることが多い?貿易事務職が抱えるお悩みとその解決策について

転職市場でも求人ニーズが高く、英語力を活かせる事務職として、人気を誇る貿易事務のお仕事。

しかし、「業務範囲が幅広いので大変」「専門用語が多く覚えることが多い」「残業がある」など、貿易事務職のお悩みを聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。実際のところ、貿易事務のお仕事では、どんな課題があるのでしょうか。

今回は、貿易事務に携わる方が抱えているお悩み例と、その解決のヒントをご紹介します。

目次
貿易事務の職場環境は会社によってさまざま
お悩み①毎日忙しすぎてついていけない
お悩み②覚えることが多く、業務に慣れない
お悩み③残業が多い
派遣なら希望に近い就業環境の職場を探すことも可能です!

貿易事務の職場環境は会社によってさまざま

貿易事務職の方の就業先は、売主・買主として海外企業との貿易取引を行う「商社」や「メーカー」を思い浮かべる方が多いことでしょう。しかしその他にも、通関手続きを代行する「フォワーダー(通関業者・海貨業者)」、貨物を輸送する「船会社」「航空貨物代理店」などの就業先があり、業界・業種、ポジションによっても、貿易事務の仕事内容や職場環境は異なってきます。

まずは、簡単に、貿易事務担当者が普段行っている仕事内容についてご紹介します。

商社・メーカー

商社・メーカー勤務の貿易事務職は、商品の受発注、貿易書類の作成、輸出入時の船積み(輸送・通関)手配などが中心のお仕事です。

一般的に企業規模の大きい会社では、貿易実務関連の業務が細分化されており、その一部を担当するケースが多いようです。一方で、中小規模の商社・メーカーでは、貿易に関する業務を少数で担当するケースが多く、一人で幅広い業務を行うことが求められます。

フォワーダー(通関業者・海貨業者)

フォワーダーは、商社・メーカーから依頼を受け、貨物の輸送や通関に関する一連の手続き業務を代行する会社です。最適でスムーズな輸送ルートを確保・手配し、必要書類作成や船積み手配、通関手配、取引先との折衝なども行います。

商社やメーカーとは異なり、輸出入者からの依頼ベースでお仕事が発生するため、フォワーダーの貿易事務担当はスケジュール管理をしっかりと行い、より効率良く業務を進めることが求められます。

船会社・航空貨物代理店

船会社や航空貨物代理店は、自社または関連の輸送会社が持っている運搬手段を用いて、輸出入者の貨物を運ぶ役割を担っています。船会社・航空貨物代理店の貿易事務は、ブッキング(船腹予約)、船荷証券(B/L)の発行など輸送に関する業務を担当するのが一般的です。

貿易輸送のみに関わる業界のため、上記2つの業界の貿易事務に比べると業務範囲は狭いと言えるかもしれません。しかし、一度の輸送でも船や飛行機には多数の荷物を積むことになるため、数多くの予約受付や書類発行をスムーズに対応していく必要があります。

※関連記事:『貿易事務職の仕事内容って?「商社・メーカー系」と「物流・フォワーダー系」との違いについて

お悩み①毎日忙しすぎてついていけない

お悩み①毎日忙しすぎてついていけない

貿易事務のお仕事では、貨物船のコンテナへ搬入する際の限度日(カット日)や輸送・通関に関する書類手続きの期限日が決まっているため、締め切りまでにミスがないよう、書類の作成・確認を行う必要があります。

そのため、「貨物船のカット日に間に合わせないといけない」「税関の開庁時間に間に合わせて輸入通関しないといけない」など、業務の期限に追われて、忙しさを感じてしまう方も多いようです。

解決のヒント

貿易取引の全体像を把握して「先読み力」を身につける

貿易事務のお仕事をスムーズに進めるために、まず重要なことは「貿易取引の全体像を把握して、自分の業務の目的や役割を理解すること」。

取引全体の流れが分かれば、前後で行われることを先読みして、事前準備をしたり、対応の優先順位を決めたりすることもできるはずです。貿易事務としての「先読み力」を身につけることができれば、期限に余裕を持った対応ができるでしょう。

業務効率化の工夫を考える

貿易実務で扱う貿易書類やコレポンのメール文面には、基本の型(パターン)があるケースがほとんど。また、B/Lなどの定型書類はチェックすべき箇所が決まっているため、書類・メールのテンプレートや業務チェックリストをあらかじめ作成しておくと、業務効率が各段にアップします。

ひとつひとつの処理のスピードアップができれば、各種手続きの締め切りにも余裕を持って間に合わせることができるようになるでしょう。

大手商社・メーカーでのお仕事や、輸入業務メインのお仕事に転職する

先ほどもご紹介した通り、大手の商社やメーカーでは、部門別に貿易実務の業務が細分化されている会社もあります。忙しすぎる環境が合わない場合は、商社・メーカーでの対応範囲が限られたお仕事に転職するというのもひとつの方法です。

また、商社・メーカーでは「輸出業務」と「輸入業務」がありますが、一般的に前者は書類“作成”業務が多く、後者は書類“確認”業務が多い傾向にあります。そのため初心者の方は、書類確認中心の「輸入業務」からスタートすると良いでしょう。

※関連記事:『貿易実務を解説!輸出入業務の流れと、現場で求められる英語力・資格について

お悩み②覚えることが多く、業務に慣れない

お悩み②覚えることが多く、業務に慣れない

貿易取引は、取引の流れが国内取引とは異なる点が多いため、他業種・他職種から転職してきた方にとっては、業務すべてが新しく、慣れるまでに時間がかかると言われています。

実際、貿易実務の現場でも「2~3年の経験を積むまでは、業務についていけず大変だった」という声がよく聞かれます。

海外との取引では、やりとりを行う書類やメール文面は基本的に英語。さらに、輸出入に関わる法令や各国の商習慣、文化的な違いなどもあるため、「覚えることが多い」「なかなかお仕事に慣れない」と感じることが多いようです。

解決のヒント

「覚えることが多く、業務に慣れない」というお悩みを解決するためには、実務経験を積んで、着実にスキルを習得していくことと、英語力や貿易知識などのスキルアップが欠かせません。英語力アップや貿易知識の学習にオススメの勉強法や資格・検定をいくつかご紹介します。

英語力を磨く

日頃から英語力アップのための勉強はしておいて損はありません。

試験問題にビジネス現場での例文が使われているTOEIC(R) L&R TESTの学習は、特にオススメです。TOEIC(R)は、英語によるコミュニケーションやビジネススキルを測るためのテストですが、特にリーディング問題は、実際のビジネス現場で使われる英文表現も多いため、勉強になりますよ。

また、日商ビジネス英語検定も貿易実務での英語ライティング力が問われる問題が多く、書く力を身につけるのにピッタリ。自分が意図したことを相手に正確に伝えるための、実務に活かせるライティングスキルを磨くことができます。

※関連記事:『英語力を仕事に活かす!貿易事務職に就くなら、TOEIC(R)は何点くらい必要?』『英語のライティング能力をアピールできる「日商ビジネス英語検定」は貿易事務職にオススメ!

貿易知識を身につける

貿易知識を身につけるなら、貿易実務検定(R)IBAT(国際取引業務検定)などの検定試験問題集などで勉強しましょう。貿易実務検定は、貿易で使われる専門用語、輸出入取引の流れ、書類の役割など、体系的な知識が問われます。基礎知識が問われるC級からの受験がオススメですよ。

一方、IBATは貿易実務にとどまらない幅広い知識が問われる検定試験です。貿易知識は積み上げることが大切なので、こちらもBasic Levelの試験からチャレンジするのがオススメです。

※関連記事:『未経験から貿易事務へ転職するときに有利な資格って?

お悩み③残業が多い

お悩み③残業が多い

貿易事務は、常時いくつもの取引先や社内の関係者とやりとりをしながら、各種手続きの期限を把握して、取引がスムーズに進むように業務を進めていくお仕事。

そんな貿易事務のお仕事ですが、海外の取引先とのやりとりでは、時差に加えて、時間厳守の感覚や物事の進め方が違うため、思い通りにお仕事が進まないことがあります。

さらに、決済や関税が社会情勢に影響されたり、輸送が天候に左右されたりと、予想外のトラブルに見舞われる可能性も少なくありません。そのため、1人で複数の業務を担当する中小の専門商社・メーカーの貿易事務は、一般的に残業が多めだと言われています。

また、フォワーダーや物流に関わる貿易事務も、船積みカット日(貨物搬入締切日)前などの業務が集中する時期には、残業が発生することも多く、お悩みのタネになっているようです。

解決のヒント

残業が多くてお悩みの方は、まずお悩み①や②の解決のヒントでもご紹介した「取引全体を把握して、対応事項の先読みや業務効率化の工夫をする」「英語力や貿易知識をさらに磨く」といったことを実践してみてはいかがでしょうか。ご自身のスキルを磨くことで、今よりも業務がスムーズに進められるようになるかもしれませんよ。

しかし、スキルアップや業務効率化を図っても、業務が膨大で、勤務時間中にお仕事が終わらない場合は、個人の範疇を超えた問題である可能性も。まずは、上司や先輩に業務分担や改善の相談をしましょう。

それでも、就業環境が変わらない場合は、転職を考えるのもひとつの方法です。業務範囲が限定された大手商社・メーカーでのお仕事や、残業少なめのお仕事を探してみてはいかがでしょうか。

派遣なら希望に近い就業環境の職場を探すことも可能です!

今回は、「業務範囲が広く、忙しい」「専門用語が多く、覚えることが多い」といったお悩みを抱える貿易事務職の方に向けて、お悩みの解決策をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。ご紹介したポイントを参考に、課題解決を目指してみてくださいね。

それでも現在のお仕事のお悩みが解消できないという場合は、希望の仕事内容や勤務時間を選びやすい「派遣でのお仕事」を探してみてはいかがでしょうか。

就業条件が契約で明確に決まっている派遣なら、「輸入業務のみ」や「残業少なめ」など、ご自身の希望条件に近いお仕事が見つかるかもしれませんよ。派遣で貿易事務のお仕事をお探しの方は、まずはパソナにご登録・ご相談くださいね。

参考サイト

貿易の情報を網羅する、新サービス 貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォーム
Digital Forwarder

貿易の情報を網羅する、新サービス
貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォームDigital Forwarder

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