悩み・質問

2015/07/28

【ビジネス英語】英語の電話を受け取ったら…

【ビジネス英語】英語の電話を受け取ったら…

もし外国語で電話がかかってきたら、相手が見えない分、対応に苦しむ方も多いのではないでしょうか。ですが、ご安心ください。英語の電話対応は、基本の表現さえしっかり覚えておけば、意外とスムーズに対応できるものなのです。さっそく、覚えておくと便利な英語フレーズをまとめてご紹介しましょう。

担当者が不在のときの定番フレーズ

今回は担当者が不在だった時、伝言を伺うときに使える定番フレーズをご紹介します。

担当者の不在を伝える

He/She is not at his/her desk at the moment.
(ただ今席をはずしています。)

He/She is out now. 
(ただ今外出中です。)

His/Her line is busy.
(別の電話に出ています。)

He/She is on a business trip.
(出張中です)

He/She is in a meeting now. 
(会議中です。)

He/She has already left for home today.
(本日、すでに退社いたしました。)

He/She is off today.
(本日お休みです。)
*「申し訳ありません」というニュアンスを入れたい場合は、上記の文章の頭にI’m afraid (that) をつけましょう

*ワンランクアップする電話対応*
担当者が出張や会議などで不在の場合でも、予定がわかっている時には、相手にその情報を伝えましょう(相手にとっても有益な情報です)。
He/She is scheduled to return to work next Monday.
(彼/彼女は次の月曜に出社する予定です。)
He/She should be back in an hour. *
(1時間後には戻ってくる予定です。)
*担当者が3時までに戻る予定の場合、He/She should be back by 3 o’clock. と答えるのもひとつなのですが、外国とは時差がありますので、何時間後と伝えた方がより丁寧な対応といえるでしょう

伝言を伺う

担当者が不在を伝えたあとは、電話の相手の伝言を伺いましょう。

英語の電話対応でも、日本語の対応同様、①相手の名前と社名 ②連絡先 ③用件の3点をはっきり聞くことが大切です。相手が、I’ll call him/her later again.(また後で、かけなおします)と言った場合でも、①②は書き留めておきたいところです。そんなときに使える定番フレーズをご紹介します。

Would you like to leave a message?
(伝言をおうかがいしましょうか?)

I’ll make sure she/he gets your message.
I’ll give him/her your message.
(伝言は必ずお伝えいたします。)

I’ll tell him/her that you called.
(お電話を頂いたことを担当者に伝えておきます。)

Shall I have him/her return your call?
(折り返し電話させましょうか?)

May I have your name/the name of your company?
(お名前/会社名を教えていただけますか?)

May I have your phone number please?
(お電話番号を教えていただけますか?)

I’ll ask him/her to call you as soon as possible.
(すぐ連絡するよう伝えておきます。)

英語で対応中、もしも相手の話をよく聞き取れなかった場合は、Could you speak more slowly?(もう少しゆっくり話していただけますか?)、Could you say that again?(もう一度言っていただけますか?)などの定番フレーズを使って、聞き取っていきましょう。

 

 

貿易の情報を網羅する、新サービス 貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォーム
Digital Forwarder

貿易の情報を網羅する、新サービス
貨物追跡から本船動静まで
貿易実務のプラットフォームDigital Forwarder

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる! 「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの
様々な条件でお仕事を検索

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる!
「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの様々な条件でお仕事を検索

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位! 派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位!
派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

実績40年以上の築かれた信頼 商社・メーカー・物流
あなたのキャリアを活かす
貿易のお仕事

実績40年以上の築かれた信頼
商社・メーカー・物流
あなたのキャリアを活かす
貿易のお仕事

サービス満足度95%! 一緒に“新しい”を探せるって心強い
キャリアコンサルティング

サービス満足度95%!
一緒に“新しい”を探せるって心強い
キャリアコンサルティング
みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお役立ちサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。