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2015/07/28

【ビジネス英語】英語の電話を受け取ったら…

著者: パソナ キャリアコンサルタント(貿易担当)

【ビジネス英語】英語の電話を受け取ったら…

もし外国語で電話がかかってきたら、相手が見えない分、対応に苦しむ方も多いのではないでしょうか。ですが、ご安心ください。英語の電話対応は、基本の表現さえしっかり覚えておけば、意外とスムーズに対応できるものなのです。さっそく、覚えておくと便利な英語フレーズをまとめてご紹介しましょう。

担当者が不在のときの定番フレーズ

今回は担当者が不在だった時、伝言を伺うときに使える定番フレーズをご紹介します。

担当者の不在を伝える

He/She is not at his/her desk at the moment.
(ただ今席をはずしています。)

He/She is out now. 
(ただ今外出中です。)

His/Her line is busy.
(別の電話に出ています。)

He/She is on a business trip.
(出張中です)

He/She is in a meeting now. 
(会議中です。)

He/She has already left for home today.
(本日、すでに退社いたしました。)

He/She is off today.
(本日お休みです。)
*「申し訳ありません」というニュアンスを入れたい場合は、上記の文章の頭にI’m afraid (that) をつけましょう

*ワンランクアップする電話対応*
担当者が出張や会議などで不在の場合でも、予定がわかっている時には、相手にその情報を伝えましょう(相手にとっても有益な情報です)。
He/She is scheduled to return to work next Monday.
(彼/彼女は次の月曜に出社する予定です。)
He/She should be back in an hour. *
(1時間後には戻ってくる予定です。)
*担当者が3時までに戻る予定の場合、He/She should be back by 3 o’clock. と答えるのもひとつなのですが、外国とは時差がありますので、何時間後と伝えた方がより丁寧な対応といえるでしょう

伝言を伺う

担当者が不在を伝えたあとは、電話の相手の伝言を伺いましょう。

英語の電話対応でも、日本語の対応同様、①相手の名前と社名 ②連絡先 ③用件の3点をはっきり聞くことが大切です。相手が、I’ll call him/her later again.(また後で、かけなおします)と言った場合でも、①②は書き留めておきたいところです。そんなときに使える定番フレーズをご紹介します。

Would you like to leave a message?
(伝言をおうかがいしましょうか?)

I’ll make sure she/he gets your message.
I’ll give him/her your message.
(伝言は必ずお伝えいたします。)

I’ll tell him/her that you called.
(お電話を頂いたことを担当者に伝えておきます。)

Shall I have him/her return your call?
(折り返し電話させましょうか?)

May I have your name/the name of your company?
(お名前/会社名を教えていただけますか?)

May I have your phone number please?
(お電話番号を教えていただけますか?)

I’ll ask him/her to call you as soon as possible.
(すぐ連絡するよう伝えておきます。)

英語で対応中、もしも相手の話をよく聞き取れなかった場合は、Could you speak more slowly?(もう少しゆっくり話していただけますか?)、Could you say that again?(もう一度言っていただけますか?)などの定番フレーズを使って、聞き取っていきましょう。

 

 

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