スキル

2021/02/01

受付業務に必要なスキル・資格って?仕事内容についてもご紹介!

「受付」のお仕事で求められるスキルって?仕事内容についてもご紹介!

企業のオフィスや施設を訪れたお客様をお迎えする「受付」のお仕事。華やかなイメージがあり、憧れる女性も多い職種のひとつです。「受付のお仕事にチャレンジしたい!」と考えたとき、やはり気になるのは「自分の今のスキルでも大丈夫なのかな?」ということではないでしょうか。

今回は、未経験から受付を目指す際に知っておきたい、受付の仕事内容から求められるスキルまで、詳しくご紹介します。

目次
受付の就業先や仕事内容って?
受付に求められるスキルとは?
受付に向いている人の特徴って?
未経験から受付になるために資格は必要?
受付で身につくスキルって?
受付のキャリアパスって?
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受付の就業先や仕事内容って?

受付の就業先や仕事内容って?

企業のオフィスや施設など、さまざまな就業先のフロントに立って、お客様をお迎えするのが受付のお仕事です。まずは、受付の主な就業先と、基本的な仕事内容をご紹介します。

受付の主な就業先

企業の窓口

企業にもよりますが、特に大手企業などではオフィスビルやオフィスの入口に受付窓口を設けています。そのため、受付のお仕事は、金融、メーカー、商社、IT、サービスなど、さまざまな業界でニーズがあります。派遣なら、 大手企業の総合受付や大規模オフィスビルのインフォメーションのお仕事に就けるチャンスも。

ショールーム、モデルルーム

企業が運営するショールームや住宅展示場などでお客様の受付や接客、サービスの申し込み受付などを行うお仕事です。お客様に対してサービス説明や、簡単なデモンストレーションなどを行うケースもあります。

商業施設

百貨店やショッピングモールといった商業施設での総合受付のお仕事もあります。お客様への館内のご案内や接客が主な業務で、ベビーカーや車いすの貸出、館内放送などを担当することもあります。

フィットネスクラブやエステサロンなどの美容施設

施設の利用手続きや入会申し込み、会計業務、見学案内など、就業場所によってさまざまな業務を担当します。

ホテル

「フロントスタッフ」という名前でも募集されています。チェックイン、チェックアウトの手続きやお客様の案内業務、予約管理などを担当します。海外のお客様の対応が必要なケースも多く、英語、中国語などの語学スキルも活かせます。

受付の主な仕事内容

来訪者をお迎えして担当者に取り次いだり、お問い合わせに対応したりするのが受付の主なお仕事ですが、他にもさまざまな関連業務を行っています。ここでは企業受付を例に、受付の仕事内容の一部をご紹介します。

来客応対

来訪者の企業名、名前、用件などを聞いて、社内の担当者に取り次ぎます。セキュリティカードの手続きや受け渡し、手荷物預かりや送迎車の手配などを行うこともあります。

来客管理

PCを使った来訪者のスケジュール管理、顧客データの入力・管理などを行います。データの管理にはOutlookやExcel、または専用の管理システムを使用するのが一般的です。

電話やメールの応対

受付が企業の代表電話やメールの問合せ対応を行うこともあります。相手の企業名や名前、要件を間違いなく聞き取り、スピーディーに適切な担当者に取り次ぎます。取引先企業の名前や社内の関連部署をある程度把握しておくと、スムーズな対応ができるようになるでしょう。

会議室、応接室の予約管理

会議室や応接室のスケジュールを確認し、予約管理や手配を行うこともあります。最近はシステムで管理されているケースがほとんどですが、1日に何組もの会議や打ち合わせが行われることもあるので、ダブルブッキングに注意が必要です。

備品管理、庶務業務

会議で使用するPC関連の機器、文具、企業パンフレットの補充や手配などの備品管理業務、会議で使用したお茶や備品の片づけなど、簡易的な清掃や荷物の運び出しなどを担当する場合もあります。

受付に求められるスキルとは?

受付に求められるスキルとは?

ここまでご紹介したように、受付は接客以外にもPCを使った事務業務など、幅広い業務を担当します。就業先によって業務内容や求められるスキルは多少異なるものの、基本的には以下のようなスキルが必要とされます。

受付に求められるスキル

コミュニケーションスキル

受付に最も必要とされるのがコミュニケーションスキルです。来客数は就業先によって異なりますが、1日に何十人、何百人ものお客様と接することもあります。また、受付はチームでお仕事をするケースがほとんどで、社内の関連部署と連携することも多いため、対面だけでなく、電話やメールでの円滑なコミュニケーションも求められます。

柔軟性

受付のお仕事では、突然の来客やスケジュール変更など、イレギュラーな状況に遭遇することもしばしば。「就業先の顔」としてフロントに立つため、飛び込み営業などアポイントなしで来訪するお客様に対しても、焦らず適切な対応が必要になります。相手や状況に合わせた対応ができる柔軟性は、受付にとって重要なスキルです。

接遇応対スキル

「接遇」とは、単なる接客ではなく、おもてなしの心を持ってお客様に接することや、特別なおもてなしを指す言葉です。最近では「接遇力」という言葉も生まれ、企業研修に取り入れられるほど注目を集めています。
お客様をおもてなしするために、礼儀正しい言葉遣いや、立ち居振る舞いに加え、状況に合わせたプラスαの心配りができるような「接遇応対スキル」を、受付としてぜひ身につけておきましょう。

基本的なPCスキル

来客情報やスケジュールの管理などの事務業務には、PCを使います。そこまで高度なスキルを求められることはありませんが、Wordを使った文書作成やExcelを使ったデータ入力、集計などの基本的なスキルは必要になるでしょう。

受付に向いている人の特徴って?

受付に向いている人の特徴って?

受付は、お客様一人ひとりに対して臨機応変な対応が求められるお仕事です。では、どんな人が受付に向いているのでしょうか。

人と接することが好きな人

受付に向いているのは、何といっても人と接することが好きな人です。誰かの役に立てるのが好きな人、相手からの「ありがとう」がモチベーションになるという人や、接客業の経験がある人に向いているお仕事と言えるでしょう。

丁寧な応対ができる人

受付は「就業先の顔」として、企業や施設のイメージを左右する存在。だからこそ、相手からどう見られているのかを意識して、さまざまなことに気を配る必要があります。そのうえで、どんな人からも好感を持たれるような、丁寧で誠実なコミュニケーションが求められます。

チームで協調性を持って働ける人

受付は複数のメンバーとチームでお仕事をすることが多く、社内の関連部署の方々と連携を取りながら業務を進めていきます。受付全体の業務が円滑に進むよう、自分から積極的にコミュニケーションを取り、協調性を持ってお仕事に取り組める人が歓迎されます。

未経験から受付になるために資格は必要?

受付のお仕事にチャレンジする際、基本的に資格は必要ありません。そのため、受付はオフィスワーク未経験からでもチャレンジしやすいお仕事でもあります。

資格よりも、受付のお仕事の適性やビジネスマナーといった基本的な社会人スキル、実務経験などが評価されやすいため、接客業など人と接するお仕事をしていた方は、経験を活かすことができます。

とはいえ、資格を持っていれば、自分の強みやお仕事への意欲をアピールすることができるでしょう。

また、将来的に受付部門のリーダーや管理する立場のマネジャーなど、キャリアアップを目指す場合には資格が役立つこともあります。受付業務に活かせる資格を、いくつかご紹介します。

秘書検定

社会人としてのビジネスマナーや一般常識、接遇のスキルを学べる秘書検定は、受付の基本業務にも役立つ資格です。秘書検定の知識・スキルを学ぶことで、対面した相手に「良い印象」を持ってもらえるような振る舞いを実践できるようにしましょう。

※関連記事:『独学で秘書検定2級・準1級・1級に合格するための対策とコツとは

TOEIC(R) L&R Test

TOEIC(R) L&R Testは、リスニング問題100問、リーディング問題100問で構成されている英語力検定試験(990点満点)です。

ビジネス実務における英語力をはかる検定試験として、多くの企業で英語力の指標とされています。外資系企業や海外からのお客様が多い受付の現場では、英語力が重宝されため、TOEIC(R)で高いスコアを持っていればプラスに評価されるでしょう。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)日商PC検定

Word、Excel、PowerPointといったOfficeソフトの操作スキルをはかる「MOS」や「日商PC検定」の資格を持っていれば、PCスキルを持っていることの証明になります。

PCスキルは受付業務以外でもオフィスワーク全般で活かすことができるため、今後のステップアップにも役立ちますよ。

※関連記事:『MOSの資格は転職で役立つ?活かせる職種と効率的な勉強法について

受付で身につくスキルって?

受付で身につくスキルって?

社内外問わず多くの人と接する受付のお仕事では、さまざまなスキルを身につけることができます。ここでは代表的なスキルを4つご紹介します。

①ビジネスマナー

多くのお客様をお迎えするなかで、正しい言葉遣いや電話・メール応対のスキルも向上するでしょう。また、受付は常に人前に立つお仕事なので、意識してお仕事に取り組むことで、正しい姿勢や美しい所作も身につきやすいですよ。

②コミュニケーション能力

来客応対などを通して、相手の話を正確に聞き取る力や傾聴力、物事を分かりやすく伝えるスキルなど、コミュニケーション能力を磨くことができます。

③臨機応変に対応する力

受付のお仕事では、予期せぬ来客やスケジュールの変更など、イレギュラーな対応が求められることもあります。周りの先輩のやり方を参考にしたり、これまであったケースと対応をまとめたりして、少しずつ実践していきましょう。経験を積むうちに、どんな状況でも冷静に対応できる力が身につくでしょう。

④英語などの語学力

就業場所にもよりますが、外資系企業でなくても海外のお客様をお迎えすることがあります。英語対応のマニュアルを覚えたり、基本的な英語のフレーズを勉強したりして、実践してみましょう。 英語を使える環境で経験を積めば、英語力を身につけることもできるでしょう。

受付のキャリアパスって?

受付で身につけた多くのスキルや経験は、さまざまなフィールドで活かすことができます。ここでは、受付の代表的なキャリアパスを4つご紹介します。

①受付のリーダー・マネージャー

チームリーダーとしてメンバーの取りまとめや教育を行ったり、ゆくゆくは受付部門の運営管理全般を担当するプロジェクトマネージャー(PM)へ転身したりと、マネジメントの道に進むことも可能です。

実際に、受付の実務経験を積んだ後、パソナの社員として企業受付の企画・管理を行うプロジェクトマネージャー(PM)にキャリアアップした人も。

②外資系企業やVIP対応がある受付

接遇応対のスキルを磨けば、エグゼクティブやVIP対応が多い受付のお仕事に就くこともできるでしょう。さらに、英語力を身につけて外資系企業の受付にチャレンジする道も。一流のおもてなしスキルに加えて英語対応ができるともなれば、給与アップも実現しやすくなるでしょう。

③秘書

受付で培った接遇応対スキルやビジネスマナーを活かして秘書に転身するキャリアプランもあります。秘書のお仕事は、一見華やかなイメージがありますが、上司の業務をサポートする「縁の下の力持ち」として、裏方の役割も担っています。そのため、受付業務で培った幅広い経験が大いに役立つことでしょう。また、転職の際は「秘書検定」を取得しておくと、よりチャンスが広がりますよ。

※関連記事:『秘書とは|仕事内容や向いている人の特徴についてご紹介!

④企業研修の講師、マナー講師

接遇応対は、今やすべてのビジネスパーソンに必須のスキルとも言えます。受付業務で磨いた「おもてなしのスキル」をより多くの人に伝えるために、企業研修の講師やマナー講師への転身を目指す道もあります。その道を極めて、将来的に独立することも夢ではありません。

未経験スタートでも安心!パソナで受付のお仕事を見つけよう

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今回は、受付のお仕事で求められるスキルや具体的な仕事内容についてご紹介してきましたが、実際に働くイメージはできたでしょうか。

受付は、基本的なビジネスマナーやPCスキルがあれば、オフィスワーク未経験からでも挑戦しやすいお仕事です。

パソナでは、未経験からスタートできる受付のお仕事も多数ご案内しています。独自の研修制度が整っているので、未経験の方も安心してお仕事をスタートできます。

接客業からのキャリアチェンジや、子育てがひと段落したタイミングでの仕事復帰など、多くの方が受付の現場で活躍していますよ。

さまざまな業界・仕事内容・勤務形態のお仕事があるので、きっとあなたにピッタリの「受付のお仕事」に出会えるはず!ぜひ一度パソナにご相談くださいね。

参考サイト

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