スキル

2019/12/12

「受付」のお仕事で求められるスキルって?仕事内容についてもご紹介!

「受付」のお仕事で求められるスキルって?仕事内容についてもご紹介!

企業のオフィスや施設を訪れたお客様をお迎えする「受付」のお仕事。華やかなイメージがあり、女性が憧れる職種として人気です。

そんな受付のお仕事にチャレンジしたい!と考えたときに、やはり気になるのは「自分の今のスキルでも大丈夫なのかな?」ということではないでしょうか。

そこで今回は、未経験から受付を目指す際に知っておきたい、受付の仕事内容から求められるスキルまで、詳しくご紹介します。

目次
受付の就業先や具体的な仕事内容について
受付に求められるスキル
未経験から受付になるために資格は必要?
未経験スタートでも安心!パソナで受付のお仕事を見つけよう

受付の就業先や具体的な仕事内容について

一般的に受付は、企業や施設に訪れたお客様の応対や、受付関連業務を行うお仕事。まずは、受付の主な就業先と、基本的な仕事内容をご紹介しましょう。

受付の主な就業先

企業のオフィスの受付

企業の中で、特に大手企業では、オフィスビルやオフィスの入口に受付窓口を設けています。金融、メーカー、商社、IT関連、サービスなど、さまざまな業界で受付のお仕事があります。

ショールーム、モデルルームの受付

企業が運営するショールームや住宅展示場などでお客様の受付や接客、サービスの申し込み受付などを行うお仕事です。簡単なデモンストレーションなどの対応をするケースもあります。

商業施設

百貨店やショッピングモールといった商業施設での総合受付のお仕事もあります。お客様のご案内、接客が主な業務です。

受付の主な仕事内容

来訪者をお迎えし、担当者に取り次いだり、お問い合わせに対応したりするのが受付の主なお仕事ですが、他にもさまざまな関連業務を行っています。ここでは、企業受付を例に、簡単に受付の仕事内容をご紹介します。

来客応対

来訪者の企業名、名前、用件などを聞いて、社内の担当者に取り次ぎます。セキュリティカードの手続きや受け渡し、手荷物預かりや送迎車の手配を行うこともあります。

来客管理

PCを使った来訪者のスケジュール登録・管理・集計、顧客データの入力・管理を行います。OutlookやExcel、または専用の管理システムを使用して、スケジュール管理を行うのが一般的です。

電話応対やメールの応対

受付が企業の代表電話やメールの問合せ対応を行うこともあります。スピーディーに適切な担当者に取り次げるよう、社内の関連部署を把握する必要があります。

会議室、応接室の予約管理

会議室や応接室のスケジュールを確認し、予約管理や手配を行うこともあります。最近はシステムで管理されているケースがほとんどですが、1日に何組もの会議や打ち合わせが行われることもあるので、ダブルブッキングに注意が必要です。

備品管理

会議で使用するPC関連の機器、文具、企業パンフレットの補充や手配など、備品管理業務を受付が行う場合もあります。

※関連記事:『憧れの「受付」になるには?仕事内容や活かせるスキルについてもご紹介!

受付に求められるスキル

受付に求められるスキル

では、「受付」のお仕事に求められるスキルには、どのようなものがあるでしょうか。就業先によって求められるスキルは多少異なりますが、基本的には以下のようなスキルが必要とされます。

コミュニケーションスキル

「受付」のお仕事に最も必要とされるのがコミュニケーションスキル。企業規模にもよりますが、1日に何十人、何百人のお客様と顔を合わせるお仕事なので、人と接することが好きな方にはとても向いているお仕事です。

また、受付にはさまざまな方が訪れるため、イレギュラーが起こっても、臨機応変に適切なコミュニケーションをとることが大切。お客様との対話や社内との連携はもちろん、電話やメールでの対応力も求められます。

コミュニケーションに大切なのは、笑顔で明るい応対をすることです。どんな時も「企業の顔」としての自覚を持ち、来訪される方へのおもてなしの精神を忘れずに。

接遇応対スキル

「接遇」とは、お客様に接するときの接客スキルを示す言葉で、「接客の際の特別なおもてなし」を意味することもあります。最近では「接遇力」という言葉も生まれ、企業研修に取り入れられるほど「接遇応対スキル」は注目を集めています。

お客様をおもてなしするために、礼儀正しい言葉遣いや、立ち居振る舞いといった「接遇応対スキル」は、受付としてぜひ身につけておきましょう。

基本的なPCスキル

受付のお仕事では、来訪者のスケジュール管理や顧客データの入力などのPC操作を行うケースもあるため、基本的なPCスキルが求められます。

初心者の方は、タッチタイピングやWord・Excelでの文書作成、メール応対などの基本操作を勉強しておきましょう。

※関連記事:『秘書・受付のお仕事を目指すなら知っておきたい「接遇用語」

未経験から受付になるために資格は必要?

受付のお仕事にチャレンジする際、基本的に資格は必要ありません。そのため、受付は未経験からチャレンジしやすいお仕事でもあります。

資格よりも、受付のお仕事の適性やビジネスマナーといった基本的な社会人スキル、実務経験などが評価されやすいため、接客やサービス業をしていた方は、経験を活かして働きやすいでしょう。

とはいえ、資格を持っている場合は、自分の“強み”として資格をアピールすることができます。

また、将来的に受付部門のリーダーや、現場をまとめるプロジェクトマネージャー(PM)を目指すなど、キャリアアップに挑戦する場合は資格が役立つこともあります。受付業務に活かせる資格を、いくつかご紹介します。

秘書検定

社会人としてのビジネスマナーや一般常識、接遇接客スキルが身につく秘書検定は、受付の基本業務にも役立つ資格です。秘書検定の知識・スキルを学ぶことで、対面した相手に「良い印象」を持ってもらう振る舞いが身につくことでしょう。

TOEIC(R) L&R Test

TOEIC(R) L&R Testは、リスニング問題100問、リーディング問題100問で構成されている英語力検定試験(990点満点)です。

ビジネス実務における英語力をはかる検定試験として、多くの企業で英語力の指標とされているTOEIC(R)。外資系企業や海外からのお客様が多い受付の現場では、英語力が重宝されため、TOEIC(R)の資格を持っていればプラスに評価されるでしょう。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)日商PC検定

Word、Excel、PowerPointといったOfficeソフトの操作スキルをはかる「MOS」や「日商PC検定」の資格を持っていれば、「PCスキルを持っている人材」として認められるはず。

PCスキルは受付業務でも活かすことができ、今後のステップアップにも役立つはずですよ。

未経験スタートでも安心!パソナで受付のお仕事を見つけよう

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今回は、受付のお仕事で求められるスキルや具体的な仕事内容についてご紹介してきましたが、実際に働くイメージはできましたか?

受付は、基本的な接遇応対やPCスキルがあれば、未経験からでも挑戦可能なお仕事です。

パソナでは、未経験からスタートできる受付のお仕事を多数ご案内しています。独自の研修制度も整っているので、未経験の方も安心してお仕事をスタートできます。

接客業からのキャリアチェンジや、子育てがひと段落したタイミングでの仕事復帰など、多くの方が受付デビューに成功していますよ。

さまざまな業界・仕事内容・勤務形態のお仕事があるので、きっとあなたにピッタリの「受付のお仕事」に出会えるはず!ぜひ一度パソナにご相談くださいね。

 

参考サイト

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