残業が増える決算時期に備える！今からできる業務効率化テクニック
初めて決算時期を迎える新人経理にとって、繁忙期に不安を抱くのは当然のこと。「できれば残業はしたくない」「何か少しでも仕事を効率化できる方法はないのか」と考える方も多いと思います。そこで、決算時期になるべく残業を減らすため、今からできる業務効率化テクニックについてご紹介します。
【基本編】時間とスペースを有効に使うテクニック
ではさっそく、繁忙期の残業を回避するため、時間とスペースを有効に使う効率化のテクニックをご紹介します。
テクニック1：通勤時間を有効に使う
通勤時間は何となくスマホを見て過ごしていませんか？残業を減らすための工夫は、電車に乗ったタイミングから始まります。その時間を利用して、まずは1日のスケジュールの確認、自分がすべき業務リストを作成しましょう。その際、タスクへ優先順位をつけるのをお忘れなく。
テクニック2：出勤したらまずやることの洗い出しを
出勤したらまずはメールチェックなどをして、自分が今日すべきことを洗い出します。ここで通勤中に作ったリストが効力を発揮！ 午前中は頭が冴えていることが多いため、集中力が必要な業務を優先的に行うのがオススメです。
テクニック3：広いスペースを確保して作業効率アップ
決算時期は、いつも以上に集中して業務に臨む必要があります。できる限り最短の時間で各業務を終わらせるために重要となるのが、作業場の広さ。広ければ広いほど、作業効率は上がりやすくなります。
自分のデスクが狭くて作業し辛いと感じたら、未使用の会議室など、広めのスペースが確保できる場所で作業するのも有効な手段です。
広いスペースの確保は、PCにも当てはまります。もし上司への交渉が可能であれば、ディスプレイを2つ並べる「デュアルディスプレイ」を検討してみましょう。いちいち画面を切り替える必要がなくなり、作業効率が格段に上がります。
【応用編】仕事効率化アプリ・クラウドサービスを利用
応用編として、生産性を向上させるタスク管理アプリ、会計関連のクラウドサービスをご紹介します。
シンプルで使いやすく外部連携ができるタスク管理アプリ「todoist」
今日やるべき仕事を管理するToDoリストを直観的に使える、シンプルな操作性のアプリが「todoist」です。タスクの優先度をつけることができ、締切時間を設定するリマインダー機能を併用すれば、業務のやり忘れを防げます。iPhone、AndroidアプリとPCを連携することができるので、外出先でもチェックOK。連携できるアプリが多いといった汎用性の高さもポイントです。
経理業務を効率よく遂行できるクラウド会計サービス「freee」
クラウド会計ソフト「freee」を使いこなせば、経理の業務効率を大幅アップさせることも可能。PC・スマホでカンタンに決算書・帳簿・請求書が作成でき、売掛金の管理や資金繰りの分析なども行えます。
残業を減らすため色々工夫してみよう
決算時期がいつもより忙しいことは仕方がない部分もありますが、できることなら残業は最小限に抑えたいもの。残業が長くなればなるほど体力と集中力を失い、重要書類のチェック漏れや計算ミスが発生するリスクも高まります。
少しでも残業を減らせるよう、ご紹介したテクニックや便利なサービスもぜひ取り入れてみてくださいね。
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