悩み・質問

2018/01/26

「一人経理」の業務の抜け漏れを防ぐには?

「一人経理」の業務の抜け漏れを防ぐには?

経理に携わる方の中には、中小企業などで1人で業務をこなす“一人経理”の方も多くいます。万が一ミスをすれば、相談ができる仲間や上司もいないし、以降の業務でも不安がつきまとってしまうかもしれません。そこで今回は、一人経理の方がミスゼロを目指し、業務の抜け漏れを防ぐアイデアをご紹介します。

複数の業務を抜け漏れなくこなすには?

ミスを犯した際に大切なのは、「失敗から何を学び、どう成長していけるか」です。では、一人経理がやってしまいがちなミスの中で特に多い「抜け漏れ」を防ぐアイデアをご紹介します。

業務に優先順位をつける

担当業務が多いと、どうしても抜け漏れが生まれてしまいがち。そこで大切なのが、一つひとつの業務に「優先順位」をつけていくことです。

もちろん、どの業務も大切なのは間違いありませんが、緊急性の高さには違いがあるものです。自分のリソースや納期、能力などを考慮して、「他人に任せられない重要な業務」を一番に対処できるよう、順位づけをしていきましょう。

ただ、状況は刻一刻と変化していきます。場合によっては、最初に決めた優先順位が変化していくかもしれません。その際は、最初に決めた優先順位に固執することなく、臨機応変にアップデートすることも大切です。

常にタスク管理を意識する

優先順位を決めたら、今度はそれに従ってスケジュールを作り、タスク管理をしていきましょう。

自分に任されている業務をミスなく確実にこなしていくためには、タスクごとの進捗管理が重要です。スケジュールやタスク管理を習慣づけることが、パフォーマンスの最適化にもつながるのです。

スケジュールは必ずExcelやカレンダー・手帳などに記入して、可視化することがオススメです。記憶に頼っていては、ふとした瞬間に抜け落ちてしまい、結果として重要な業務を忘れてしまう危険性があるのです。

加えて、スケジュールはしつこいほど何度も見返すことが重要です。

現在どういう状況で、このあとにどんな業務が控えているのか、調整が必要なタスクはないか、などを常に把握しておけば、抜け漏れは自然と減っていくもの。スケジュールを作り、タスク管理をしっかり行うことは、経理に限らず責任あるビジネスパーソンなら必ず徹底するべき行動なのです。

タスク管理は、人によってさまざまな工夫ができる点もポイント。Webサイトやアプリなどのデジタルツールはもちろん、アナログな付箋などを使っても良いでしょう。抜け漏れのない管理を行うため、できる工夫から始めていきたいですね。

※関連記事:『あなたは手帳派?アプリ派?お悩み別・スケジュール管理術!

 

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