スキル

2020/01/16

経理のミスを防止するチェック体制って?改善方法を解説!

企業や組織にとって経理は、お金を管理する非常に重要な部門。正確なお仕事が求められる部門ですが、どんなに気をつけていても“うっかりミス”は起こってしまう可能性があるもの。経理担当の方であれば、誰もが一度は「ミスをしてしまった!」という経験をお持ちではないでしょうか。

ただ、リカバリー可能なミスであればまだしも、大事になってしまっては、周りにも迷惑を掛けてしまいますよね。

そんな“うっかりミス”の再発防止策として有効になってくるのが、経理の「チェック体制やルールの見直し」です。チェック体制を改善し、チェック項目や方法をルール化していくことが、ミスの防止には不可欠。今回ご紹介する効果的なチェック体制づくりの方法を、ぜひ実践してみてくださいね。

目次
経理をしていて、起こりがちなあるあるミスの原因って?
ミスを防ぐ“チェック体制”を作るための3つのポイント
①チェックの「ルール化」を徹底する
②チェック手順を「マニュアル化」する
③複数人で「ダブルチェック」を行う
しっかりしたチェック体制を整えてミスを防止しよう!

経理をしていて、起こりがちなあるあるミスの原因って?

数字を扱う経理のお仕事では、ささいなミスが大きなトラブルにつながってしまうことも考えられます。経理業務のミスを防ぐために、まずは「よくあるミス」の原因を知ることから始めましょう。

入力ミス

PCのテンキー入力の際に「0」の数を間違えて桁数がズレたり、隣り合う位の数字を逆に入力したり…。数字の入力ミスは、経理で一番の「あるあるミス」と言えるでしょう。他にも、勘定科目の金額を入力する際、間違って別の科目のところに入力してしまうミスも多いようです。

二重計上

仮の請求書と正式な請求書が2枚存在するときや、本来「未払い金」として処理すべきクレジットカードの利用を「小口現金」にしてしまったときなど、同じ取引を二度計上してしまう「二重計上」も日常的に発生しやすいミスのひとつです。

貸方と借方の間違い

伝票などを見ながら取引を入力する際、貸方と借方の科目を間違えて逆に入力してしまったり、勘定科目そのものを間違えたりするケースも起こりがちです。

※関連記事:『経理でよくある失敗は?同じミスを繰り返さないヒント、教えます

このような数字や勘定科目に関するミスを防ぐために、オススメしたい解決策のひとつが「チェック体制を改善する」という方法です。

では、ミスを防ぐチェック体制はどのように作れば良いのか、そのポイントを具体的にご紹介します。

ミスを防ぐ“チェック体制”を作るための3つのポイント

たとえどんなに細心の注意を払っていても、人間というのはミスをしてしまうもの。「時間がなかった」「周りが騒がしくて業務に集中できなかった」など、いくつかの不幸な要因の組み合わせにより、いつでも、だれにでも起こりうる可能性があります。

だからこそ、もし誰か1人がミスをしてしまったとしても、そのミスを即座に発見し、適切に対処する仕組み作りが組織として必要になります。

ミスを防ぐチェック体制を作るためのポイントを、大きく3つに分けてご紹介しましょう。

①チェックの「ルール化」を徹底する
チェック項目を洗い出し、どのような手段を用いて、いつ、誰がチェックを行うかといった、細かいルールを決めます。さらに、作業の流れもルール化するのを忘れずに。

②チェック手順を「マニュアル化」する
決めたルールをドキュメント(文書)化し、チェックのマニュアルを整備することで、作業が属人的になるのを防ぎます。

経験やスキルに関係なく、誰がやっても正確にチェックできるよう、細かい手順を文書化しましょう。

③複数人で「ダブルチェック」を行う
セルフチェックも大切ですが、自分だけでは気づかないミスを見つけるためには「ダブルチェック」が鍵。

経理担当者が他に居ない場合は、作成したルールやガイドラインを活用して、他の部門や外部の専門家に第三者チェックしてもらう体制を作りましょう。

①チェックの「ルール化」を徹底する

セルフチェックでも複数のメンバー間で行うチェックでも、チェック方法が人によってバラバラにならないよう、しっかりルール化することを徹底しましょう。ここで、ルール作りの3つのポイントをご紹介します。

チェック項目を決める

まずは、どんな項目をチェックすべきかを決めます。必要箇所に入力されているか、入力内容が正しいかなど、細かい内容まで決めていきましょう。

チェックに使うツールを明確にする

次に、どんな方法でチェックするかを明確にしていきます。

「ドキュメント(文書)を印刷し、ペンで印を入れながらチェックする」「Web上で利用できるチェックツールやWordの校正ツールを使う」など、チェック方法を統一して決めておくことで、チェックの標準化が可能になります。

また、ツールを活用することで、目視では見落としてしまうエラーも簡単に検出できるようになるでしょう。

チェックのプロセスを決める

最後に、チェックの手順を決めていきます。

特に、作成者とチェック担当が異なる場合は、依頼手順や結果のフィードバック方法を明記したり、フローチャートを用いて全体の流れを記載したりすると、引継ぎの際にも役立つでしょう。

②チェック手順を「マニュアル化」する

チェックのルールを決めたら、それを文書として記載し、マニュアル化していきましょう。

いくらルールを決めていても、きちんとドキュメント化されていないと、個々の判断によってチェック内容にバラつきが発生しかねません。

誰がやっても同じチェックが出来るようにするには、チェックの工程を分かりやすく記したマニュアル化を進めることがとても大切です。

マニュアルがあれば、業務を可視化して属人化を防げるほか、後任者へ引き継ぐ際もスムーズです。

チェックの目的やゴール、手順を記載する

チェックのゴールや目的を明確にした上で、手順を記載していきましょう。初めて担当する人でも迷わずにチェックができるよう、詳しい手順を明確にすることが大切です。

既存のチェックマニュアルがある場合は、それをブラッシュアップする

もし既存のマニュアルがあれば、それをもとにブラッシュアップする形でもOK。無い場合は、新しく作成しましょう。

マニュアルをメンバー間で共有する

誰でもチェックを担当できるよう、チェックのマニュアルはメンバー間で共有しましょう。マニュアルを更新した場合は、その都度アナウンスをして、情報共有をすることが大切です。

③複数人で「ダブルチェック」を行う

ルール化やマニュアル化を整備することで、チェックの精度をより高めることが可能になるでしょう。そして、ミス発見に更に役立つのが、複数人による「ダブルチェック」です。

ダブルチェックとは、自分以外の第三者がチェックする方法で、場合によっては三人でチェックを行うトリプルチェックを行うこともあります。

ここではダブルチェックを行う際のポイントを、いくつかご紹介しましょう。

クロスチェックの要素を入れる

ダブルチェックの際は、チェック項目を変えたり、チェックの順番を変えたりして確認を行うと、ミスを発見しやすくなります。

チェックの優先順位を決める

例えば、「取引金額が大きいものや社外に影響するものを優先的にダブルチェックに回す」など、優先順位を決めておけば、ダブルチェックをより効率的に進められるはずです。

チェック担当者を明確にし、役割を分担する

後からでも誰がチェックしたか分かるように、チェック担当者のサイン項目やチェックリストを作っておくと良いでしょう。

また、一人にチェック業務が集中しないよう「2人1組でコンビを組む」「手の空いた人がチェックに入るようにする」など、担当者の決め方や役割分担にも工夫が必要です。

一人で経理業務を担当している場合は、第三者に協力してもらう

いわゆる「一人経理」の場合は、ぜひ別の部署や外部の専門家(税理士・会計士など)に協力を要請して、ダブルチェックの体制を作りましょう。

その際、経理業務に精通していない第三者でも正確にチェックできるよう、ガイドラインを作成すると良いでしょう。

しっかりしたチェック体制を整えてミスを防止しよう!

経理のお仕事だけに限ったことではありませんが、今回ご紹介した「ルール化」「マニュアル化」「ダブルチェック」を徹底し、チェック体制を整えることが、ミスの防止には欠かせません。

マニュアル化やチェックリストの作成など、自社の環境に適した改善策を、ぜひ周りのメンバーと一緒に考えてみましょう。

最初は時間がかかるかもしれませんが、効率的かつ正確に業務を遂行するためにも、定期的にチェック体制を見直し、より良い運用方法を工夫していってくださいね。

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