スキル

2017/05/16

これだけ押さえておけばOK!正しい封書の書き方をマスターしよう

これだけ押さえておけばOK!正しい封書の書き方をマスターしよう

大規模なファイルもメールひとつで手軽に送れるようになり、昔に比べると郵送でのやりとりは少なくなりましたよね。けれども、重要な文書についてはメールではなく、郵送で送る機会が多いでしょう。受け取る相手にとって、封書はその会社のイメージそのもの。宛名の書き方、便箋の入れ方など、決して相手に失礼があってはいけません。注意すべきポイントを押さえて、正しい封書の書き方をマスターしましょう。

項目別・押さえておきたいポイント

切手の選び方

キャラクターなど遊びの要素が強いデザインは避け、ビジネス上ふさわしいものを選びます。また、少額の切手をたくさん貼ると、寄せ集めの印象を持たれかねません。切手の枚数はなるべく少なくしましょう。後述する貼付位置にも気を付けましょう。

郵便番号の記号について

郵便番号のマス目がない場合、自分で7ケタの数字の前に「〒(郵便マーク)」を書いてはいませんか?実はこれ、記載不要な記号なのです。その理由は、記号が無くても機械は数字のデータだけで郵便番号として認識することができるから。よって、郵便番号のマス目がない場合は、数字とハイフンだけで記載するのが正しい方法です。

宛名の書き方

縦書きの場合、住所を書く位置は郵便番号の枠の右端に揃え、一文字分の余白を取って書き始めます。縦書きの場合は番地や階数などを漢数字にするのをお忘れなく。相手の所属部署名は会社名の下に一文字分下げて記載します。肩書があれば名前の上に書きますが、字数が多い場合は名前の右横に小さく書きます。名前は一番目立つように他より大きなサイズで書きましょう。

宛名の書き方

封締めについて

ビジネス用の封筒は、テープではなく糊付けするのがマナーです。縦書き封筒の場合「〆」「封」「緘」などの封字を書くこともありますが、横書き封筒の場合は省略してもOK。封かん日を入れる場合は、封筒の左側に記載します。

宛名の敬称について

個人宛の敬称「様」

「様」は、様々な相手に使うことができる敬称です。そのほか、講師や弁護士などに宛てる「先生」も一般的ですが、医師に宛てる手紙の場合は「先生 御侍史」「先生 御机下」と、さらに敬称を付け加えることが必要です。一方、同じく個人向けの敬称である「殿」は、格下や同格の相手に使用するという見方が広がっており、官公庁や企業などの公的文書でも使われなくなっています。

組織・団体宛の敬称「御中」

会社や学校など、組織や団体の敬称は「御中」を使います。宛先に社名と部署名を併記する場合は、部署名の下に御中を書きます。また、株式会社を略して(株)とするのはNG。会社名と個人名を書くときは「御中」の記載は不要で、名前の下に「様」を書くだけでOKです。もう一つ覚えておきたいのが、ホテルなどへ祝電やお花を贈るときに使う「気付」です。これは、相手の本来の所属でない場所へ出すときの宛名なので「●▲ホテル 気付 山田様」など、ホテルや会場名の後に書きます。

相手の肩書を書く場合は「肩書+名前+様」

この場合は「株式会社●● 営業部 課長 ▲▲様」というように、名前の前に肩書をつけ、最後に様を書きます。また、役職はそれだけで敬称であるため「●●課長様」というのは二重敬語になります。

封筒のタイプによって異なる切手の貼り方

縦長封筒

縦長の封筒なら、切手の位置は左上です。郵便番号の枠にラインを合わせて貼りましょう。また、切手が複数枚のときは、重ならないように縦に並べます。ななめになったり、はがれたりしないように丁寧に貼り付けましょう。

横長封筒

横長封筒は、右上に切手を貼るのが正しいマナー。その理由は、横長の封筒の左上に切手が貼られた郵便物は機械で処理することができず、手作業で消印をしなければならないため。あくまで郵便の処理上の問題なので、送付できないわけではありませんが、正しいマナーを守りたいものですね。また、切手が複数になる場合は横に並べます。

横長封筒

外脇付けについて

「親展」「在中」のように、手紙の内容や添付書類についての説明をするための添え書きを「外脇付け」といいます。目立たせたい場合は赤字で書いてもOK。封筒の表書きの左下に記載します。会社によっては、市販のスタンプを使うこともあります。

・同封物についての説明・・・「〇〇在中」
・すぐに開封して対応してほしい・・・「至急」「急信」
・返信してほしい・・・「拝答」「乞返答」
・宛てた人に開封してほしい・・・「親展」

便箋の折り方について

相手が便箋を開いて手に取ったとき「書き出し部分が最初に見える」ようにするため、封筒の種類によって工夫が必要です。縦長の和封筒、横長の洋封筒に分けて解説します。

・三つ折り・縦長封筒

縦長の和封筒の場合は、三つ折りが一般的です。下から1/3を折り上げ、次に上1/3をかぶせるように折り重ねて、書き出しが上になるように封入します。

・四つ折り・縦長封筒

封筒の大きさにより、三つ折りでは便箋が入らない場合は、四つ折りにします。折り方は、便箋の下半分を折り上げ、そこからさらに半分に折ります。三つ折りと同様、書き出しが上になるように封筒に入れます。

・四つ折り・横長封筒

横長の洋封筒の場合は、四つ折りが基本。ただし和封筒と折り方が変わるので注意が必要です。まず便箋を縦半分に折り、下半分を織り上げます。便箋の折り目を下にして封入します。

まとめ

切手や宛名の書き方、敬称の使い方など、気を付けたいポイントがいろいろなところにあるものですね。特に、横長封筒に貼る正しい切手の位置を知らなかったという方も多いのではないでしょうか。正しいマナーを守り、これからは自信を持って封書を出すことができますね!ビジネスマナーに自信が無い…という方は、パソナの社会人カレッジPASONA CAREER COLLEGEの「秘書業務を学ぶ」のカテゴリから学ぶこともできますよ。ぜひ活用してくださいね。

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