Access初心者でもこれだけは知っておきたい！データベース作成の基礎
事務職のお仕事を探していると、「Access」というツールの名前をしばしば目にすることがあるのではないでしょうか。これはMicrosoftが提供するデータベースソフト「Access」のこと。
Excelと互換性があり、カンタンな操作でデータベースを構築できるといった利点から、多くの企業が導入しています。
ですが、「一度も使ったことがなくてチャレンジできない」「Excelとの違いがわからない」「転職に役立ちそうだけれどむずかしそう…」そんな苦手意識をお持ちの方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、Access初心者が最低限知っておけば安心な、基本的な操作法についてまとめました。
- 目次
- Accessってどんなツール？何ができるの？
- Accessを使うなら知っておきたい基礎用語「オブジェクト」
- Accessを使うことで業務効率もアップ！
- Accessの知識・スキルは、転職活動でもアピールできます！
Accessってどんなツール？何ができるの？
冒頭で述べた通り、Accessはデータベースの管理や、データの加工・分析・利用を行うことができるソフトウェアです。
データベースというと難しそうに感じるかもしれませんが、実はExcelで作成するような顧客リストや在庫管理表なども、データベースに該当します。データベースとは、簡単に検索や更新ができるよう、決まったルールで蓄積・整理された情報（データ）の集まりのことで、ある程度の規模までならExcelでも作成・管理が可能です。
ただし、本来Excelは表計算ソフトであり、扱える情報の数にも制限があるため、やはりデータベースを作成するなら、Accessの方が向いています。Accessなら100万件を超えるような大量のデータを扱うことができるうえ、データベースを共有したり、Excelなど他のアプリケーションとデータ連携ができたりと、便利な機能が充実しています。
また、「専門知識がなくてもデータベースの構築ができる」という点も、ビジネスの現場で支持されている大きな理由のひとつでしょう。
Accessを使うなら知っておきたい基礎用語「オブジェクト」
Accessを今まで使ったことがないという方も、「テーブル」や「マクロ」といった用語を耳にしたことがあるのではないでしょうか。
これらはAccessの代表的な「オブジェクト」と呼ばれるもの。オブジェクトとは、データベースを構成するパーツやツールの総称です。それぞれのオブジェクトは、Accessを操作するうえで必ず押さえておくべき要素ですので、名称をチェックしておきましょう。
データベースを構成する4つの「メインオブジェクト」
Accessでは、大規模なデータベースの管理を行うため、さまざまな制約があり、Excelのように1枚のシート上で入力・編集をすることはできません。最初のうちは戸惑うかもしれませんが、基本を覚えればすぐに慣れるので大丈夫！まずは、代表的な4つのメインオブジェクトを押さえておきましょう。
テーブル
データ（レコード）を蓄積・保存する場所です。データベースの基本となるオブジェクトで、「数値入力を設定した列には数値以外の文字は入力できない」などの制限がかかります。
クエリ
テーブル内のデータを条件に合わせて並べ替えたり、抽出したりするのがクエリです。テーブルの結合や、計算、クエリのデータをExcelにエクスポートすることも可能です。
フォーム
テーブルへのデータの追加、編集、削除、表示などを行う入力画面です。
レポート
テーブルに蓄積されたデータの集計結果などを、印刷画面として表示します。テーブルやクエリから取得した情報をもとに、さらにレイアウトやデザインを変更して、目的に合ったレポートに仕上げることができます。
4つのオブジェクトのうち、まずはテーブルとクエリを使ってデータの加工や分析に慣れてきましょう。この2つを使いこなせるだけでも、仕事の幅がぐんと広がりますよ。
操作の自動化に関する「オブジェクト」
Accessには、操作の自動化に関するオブジェクトもあります。それは、「マクロ」と「モジュール」の2つ。Excelでのマクロとは意味合いが異なりますので、しっかり頭を整理しながら読み進めていきましょう。
マクロ
Excelの場合は、「VBA言語を使って書かれた自動化のコード」をマクロと呼ぶのが一般的ですが、本来マクロとは、「記録された操作を自動化するプログラム」のことを指します。Accessでは、マクロツール上でマクロを編集しますが、手打ちでコードを入力する必要はありません。クリック、ドラッグなどの直感的な操作で、プログラムを作成することができます。
※関連記事：『【初心者向け】Excelの「マクロ」を使うと何ができるの？VBAとの違いについても解説！』
モジュール
Accessでは、VBA＊を使用して、マクロよりも高度な自動化処理を行うことができます。データベースで使う関数などを格納する際に使うのが、「モジュール」という機能。
＊VBA：「Visual Basic for Applications」の略。Microsoft Officeに含まれるアプリケーションソフトの拡張機能。複雑な処理の自動化を行う、プログラミング機能と言語のことを指します。
Accessを使うことで業務効率もアップ！
ここまでご紹介してきた通り、オブジェクトの名称など、独自のカタカナ用語やアルファベットも多いAccess。そんなAccessですが、専門的なコードを打たずにプログラムを作成できたり、「フォームウィザード」と呼ばれるガイドに沿って入力していくと、簡単にデータベースが構築できたりと、慣れさえすれば、初心者にとっても優しい作りになっています。
ここからは、Accessを使うと、いかに業務効率がアップするかをご紹介しましょう。
Accessで効率化できる業務の一例
- 出力帳票やPDFを印刷せずにそのままFAX送信するといった、業務効率を上げるアプリケーションが作成できる
- 商品の在庫数、売上、顧客管理など、複数のデータベースを一括管理できる
- データベースから必要な情報を抽出し、見積もり書を作成できる。また、その出力・印刷もAccess上から実行できる
- データベースからOutlook経由で顧客にメールを送信できる
上記はあくまで一例ですが、Accessでは複数のデータを組み合わせた加工・抽出や、ExcelやOutlookなど異なるアプリケーション間を横断する計算処理も可能に。
Accessの利点を最大限、活かすことで、さまざまな業務の効率化や社内データの活用が実現できるでしょう。まずはぜひ、ご自身の業務でAccessを活かせそうな部分を考えてみてはいかがでしょうか。
※関連記事：『データベースを扱うための基礎の基礎』
Accessの知識・スキルは、転職活動でもアピールできます！
今回は、Accessで作成・管理できるデータベースの基礎知識についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
Accessを使ってデータベースの作成や、データの集計・抽出ができるようになれば、業務の幅も大きく広がることでしょう。また、近年はさまざまな企業において、「データ分析を行えるスペシャリスト」のニーズが高まっているため、Accessのスキルを磨けば、転職活動の際にアピールしたり、「データオペレーション」といった専門職種へのキャリアチェンジを目指したりすることも、可能になるでしょう。
興味のある方は、Accessのデータベース作成について、専門書で勉強したり、研修講座を受けたりしてみてはいかがでしょうか。更なるスキルアップを目指す方は、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）のAccessの資格取得をするのもオススメ。「Accessを使ったお仕事がしてみたい」という方は、パソナにご相談くださいね。
