【初心者向け】Accessの使い方を解説！できることや活用方法を紹介

著者： パソナ キャリアコーチ（事務担当）

事務職のお仕事を探していると、「Access」というツールを目にすることがあるのではないでしょうか。Accessとは、Microsoftが提供するデータベースソフトのことです。

Excelと互換性があり、カンタンな操作でデータベースを構築できるといった利点から、多くの企業が導入しています。

はじめて使用する方の中には、「Excelとの違いがわからない」「転職に役立ちそうだけれどむずかしそう…」など苦手意識を持ってしまう方もいるでしょう。そこで今回は、Access初心者が最低限知っておきたい基本的な操作方法についてまとめました。

※関連ページ：Excelスキルを活かして働く｜パソナ

目次

Accessってどんなツール？何ができるの

知っておきたい基礎用語「オブジェクト」

業務効率もAccessでアップ

Accessに関するQ＆A

転職活動でも！Accessの知識・スキルはアピールできます

Accessってどんなツール？何ができるの

Accessはデータベースの管理や、データの加工・分析・利用を行うことができるソフトウェアです。

データベースというと難しそうに感じるかもしれませんが、実はExcelで作成するような「顧客リスト」や「在庫管理表」なども、データベースに該当します。

データベースは、簡単に検索や更新ができるよう、決まったルールで蓄積・整理された情報（データ）の集まりのことを言い、ある程度の規模であればExcelでも作成・管理が可能です。

ただし、本来Excelは表計算ソフトであり、扱える情報の数にも制限があるため、本格的なデータベースを作成する際はAccessの方が向いています。Accessは100万件を超えるような大量のデータを扱うことも可能で、データベースの共有、Excelなど他のアプリケーションとのデータ連携など、便利な機能が充実しています。

また、「専門知識がなくてもデータベースの構築ができる」という点も、ビジネスの現場で支持されている大きな理由のひとつでしょう。

知っておきたい基礎用語「オブジェクト」

Accessで作成するデータベースは「オブジェクト」で構成されています。

オブジェクトとは、データベースを構成するパーツやツールの総称です。それぞれのオブジェクトは、Accessを操作するうえで必ず押さえておくべき要素ですので、名称をチェックしておきましょう。

データベースを構成する4つの「メインオブジェクト」

Accessでは、大規模なデータベースの管理を行うため、さまざまな制約がありExcelのように1枚のシート上で入力・編集をすることはできません。最初は戸惑うかもしれませんが、基本を覚えればすぐに慣れるので大丈夫です。まずは、代表的な4つのメインオブジェクトを押さえておきましょう。

1．テーブル

データ（レコード）を蓄積・保存する場所。データベースの基本となるオブジェクトで、「数値入力を設定した列には数値以外の文字は入力できない」などの制限がかかります。

2．クエリ

テーブル内のデータに指示を出すための機能です。クエリを使用して条件に合わせて並べ替えたり、抽出したりします。テーブルの結合や計算、データをExcelにエクスポートすることも可能です。

3．フォーム

テーブルへのデータの追加、編集、削除、表示などを行う入力画面。

4．レポート

テーブルに蓄積されたデータの集計結果などを、印刷画面として表示します。テーブルやクエリから取得した情報をもとに、さらにレイアウトやデザインを変更して、目的に合ったレポートに仕上げることができます。

4つのオブジェクトのうち、まずはテーブルとクエリを使ってデータの加工や分析に慣れてきましょう。この2つを使いこなせるだけでも、仕事の幅が広がります。

操作の自動化に関する「オブジェクト」

Accessには、操作の自動化に関するオブジェクトもあります。それは、「マクロ」と「モジュール」の2つ。Excelでのマクロとは意味合いが異なりますので、整理しながら読み進めていきましょう。

マクロ

Excelの場合は、「VBA言語を使って書かれた自動化のコード」をマクロと呼ぶのが一般的ですが、本来マクロとは、「記録された操作を自動化するプログラム」のことを指します。Accessでは、マクロツール上でマクロを編集しますが、手打ちでコードを入力する必要はありません。クリック、ドラッグなどの直感的な操作で、プログラムを作成することができます。

モジュール

Accessでは、VBA＊を使用して、マクロよりも高度な自動化処理を行うことができます。データベースで使う関数などを格納する際に使うのが、「モジュール」機能です。

＊VBA：「Visual Basic for Applications」の略。Microsoft Officeに含まれるアプリケーションソフトの拡張機能。複雑な処理の自動化を行う、プログラミング機能と言語のことを指します。

業務効率もAccessでアップ

オブジェクトの名称など独自の用語も多いAccessですが、専門的なコードを打たずにプログラムを作成したり、「フォームウィザード」と呼ばれるガイドに沿って入力していくと、簡単にデータベースを構築したりすることができます。慣れていくと初心者でも使いやすいツールですので、Accessを使用した業務効率方法について紹介します。

Accessで効率化できる業務の一例

• 従業員の勤怠管理(出退勤時間、残業時間、有給日数)などをデータベース化することによって正しい勤怠情報を記録できる
• 商品の在庫数、売上、顧客管理など、複数のデータベースを一括管理できる
• データベースから必要な情報を抽出し、見積もり書を作成できる。また、その出力・印刷もAccess上から実行できる
• データベースからOutlook経由で顧客にメールを送信できる

上記はあくまで一例ですが、Accessでは複数のデータを組み合わせた加工・抽出や、ExcelやOutlookなど異なるアプリケーション間を横断する計算処理も可能に。

Accessの利点を最大限、活かすことで、さまざまな業務の効率化や社内データの活用が実現できるでしょう。まずは自身の業務でAccessを活かせそうな部分を考えてみてはいかがでしょうか。

Accessに関するQ＆A

転職活動でも！Accessの知識・スキルはアピールできます

Accessを使ってデータベースの作成や、データの集計・抽出ができるようになれば、業務の幅も大きく広がることでしょう。また、近年はさまざまな企業において、「データ分析を行えるスペシャリスト」のニーズが高まっているため、Accessのスキルを磨けば、転職活動の際にアピールしたり、「データオペレーション」といった専門職種へのキャリアチェンジを目指したりすることもできます。

興味のある方は、Accessのデータベース作成について、専門書を読んで勉強したり、研修講座を受けたりしてみてはいかがでしょうか。更なるスキルアップを目指す方には、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）のAccess資格を取得するのもおススメです。「Accessを使ったお仕事がしてみたい」という方は、お気軽にご相談ください。

※関連ページ：提携スクール｜パソナ