【業務改善】決算業務の効率化に関わる4つのポイント
決算の時期である繁忙期には、通常業務に加えて決算業務が加わります。経理担当にとっては、いかに業務を素早く行えるかが大きな課題に！そこで今回は、スピードアップのカギとなる「決算業務の効率化」について詳しくご紹介します。
細かい部分から改善点を見出そう
まずは、「今の決算業務で何か非効率的なことはないか？」「特定のメンバーに業務負荷がかかりすぎていないか？」などの細かなポイントから改善点を洗い出して行くと良いでしょう。
業務効率化と口にするのは簡単ですが、いざ問題点を洗い出そうとすると、なかなか難しいもの。実際に行動へ移そうとするならば、更にハードルが上ってしまうかもしれません。
そこで、決算業務の中から、改善策を見つけられそうなポイントを4つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
決算効率化に関わる4つのポイント
1.データ周りの整理整頓
普段から、部署内でデータの保存場所やファイル・書類の整理整頓をしておくと良いでしょう。
繁忙期だからこそ、「欲しいデータや書類が見つからない…」といった事態を回避したいもの。そのためには、必要なファイルをすぐに取り出せるよう、デスク周りは常にきれいに整頓しておくのがベストです。
フォルダ内のデータにもすぐにアクセスできるよう、PCのデスクトップ周りなどは常日頃から整理整頓を心がけたいですね。
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2.決算早期化
決算期日前にやれることを前倒しで進めておくことを「決算早期化」と言います。これも業務の効率化には欠かせない要素になります。
決算日は会社ごとに予め決まっているものですから、ギリギリになって作業する必要はありません。先にできる範囲の業務を進めておくことで、過剰な業務量にならずに済むほか、残業も減らせるでしょう。
たとえば、「開示資料の数値部分以外を作り込んでおく」など、決算前の業務集中を避けることで、メンバーにも余裕が生まれることに。結果としてミスを減らせたり、何かトラブルが起きても余裕を持って対処できたりするというメリットがあります。
※関連記事：『【業務改善】経理・会計なら覚えておきたい決算早期化の考え方』
3.アウトソーシング
経理や会計のような間接部門は、オペレーション業務が比較的多い部署でもあることから、アウトソーシング化が進めやすい領域となります。日常の伝票入力、請求書発行、さらには決算業務の一部などを外部に委託することを検討してみましょう。
とくに、決算準備や決算後のさまざまなチェック体制を設けたサービスを展開しているアウトソーシング先なら、安心して任せられるのではないでしょうか。
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4.RPA
経理・会計の日頃のオペレーション業務は、定型業務の繰り返しになりやすいもの。そこで、「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の導入を検討するのもひとつの手です。
たとえば、RPAを導入することで、決算資料の作成において、何度もコピー＆ペーストが必要な作業を自動化できるため、大幅な業務改善が期待できます。「高速で計算しながら絶対にミスはしない！」といった自信のある方を除いて、細かいデータ処理こそRPAに任せるのがオススメです。
とくに、連結決算で連結財務諸表を作成する場合、子会社から集めたデータを会計ソフトにインポートできないこともあります。そんなときは手入力が必要になることもありましたが、RPAなら自動化が可能です。
もちろん、ロボットだからといって万能ではありません。そのことを理解したうえで、バランスよく導入していくと良いでしょう。
※関連記事：『【技術】RPAと共存させやすい経理・会計業務』『【業務改善】ツールを使ってRPAを構築！ルーチンワークを効率化させよう』
決算効率化で時間とコストを大幅に削減！
ご紹介した4つのポイントを活用することで、決算業務を効率化させることもきっと可能になるでしょう。決算業務においては、いかに自分たちの負担を減らせるかが重要なポイント。次の決算時期へ向けて、今から準備してみてはいかがでしょうか。
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