キャリアアップ

2019/05/17

秘書になるには資格取得が必須?どんなスキルや経験を積めば良いの?

これからの人生において、どんなキャリアを積み、どんな自分になりたいか。そう考えたときに、「憧れだった職種にチャレンジしたい」と思ったことはありませんか?

そんな女性にとって、人気のお仕事のひとつが「秘書」。凛とした姿で上司のサポートを行う秘書の姿に、憧れを抱く女性が多く、人気の職種のひとつです。「今は別の職種で働いているけれど、ゆくゆくは秘書になりたい!」と考えている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、未経験から秘書になるためには、具体的にどのようなスキルや経験を積めば良いのか、またどんな資格が求められるのかをご紹介します。秘書になるための具体的な方法についてのヒントを探ってみましょう。

目次
知っておきたい!秘書の業務内容について
秘書になるために、まずは社会人経験を積んでおこう
秘書検定2級を取得すれば秘書への挑戦も有利に!
未経験から秘書のお仕事にチャレンジする場合、まずは派遣がオススメ
派遣社員として働きながら、秘書経験やスキルを身につけよう

知っておきたい!秘書の業務内容について

秘書のお仕事は、一言で言うと「上司のサポート役」。上司のスケジュール管理や社内外との調整業務をはじめ、文書整理や資料作成といった事務業務、会議の準備や来客、電話の応対、出張の手配、打ち合わせの同行まで、担当する上司のお仕事をあらゆる面からサポートします。

では、秘書のお仕事をすると、どんな経験が得られるのでしょうか。

企業秘書の場合、経営者や役員などの上司に代わって、社内外で企業上層部のビシネスパーソンと接する機会も多いため、社会人として成長できるチャンスが多くあります。

また、企業経営に関わる上司のもとで働くことにより、意思決定のフローや経営に関する知識などを身に付けることもできます。さらには、上司の意図を察して行動する力や、上司のお客さまをおもてなしするための「ホスピタリティ力」を磨くこともできるでしょう。

業務経験だけでなく、異文化や一流のサービスに触れる機会も多く、幅広い知識や教養を磨くことができるのも秘書のお仕事ならでは。何より、「人の役に立てること」でやりがいを感じられるのが、秘書の魅力ではないでしょうか。

※関連記事:『気になる職種をクローズアップ!「秘書」ってどんなお仕事?

秘書になるために、まずは社会人経験を積んでおこう

次に、秘書になるためにはどのような方法があるのか、ご紹介していきます。秘書業務を学ぶ専門学校や短大の専攻もありますが、秘書になるために、必ずしも学校での勉強や資格取得が必須というわけではありません。

ただ、秘書のお仕事に就くためには、社会人としての一般的な常識を持っていることが大前提となります。そのため、まずは企業に就職して社会経験を積みながら、スキルアップを目指すのがオススメ。

秘書になる方法として、企業に就職した後に適性を認められ、配属や異動で秘書になるケースや、転職して秘書を目指すケースなどがあります。

秘書検定2級を取得すれば秘書への挑戦も有利に!

では、秘書としての転職を考えた時に、どんな資格やスキルを持っていると良いのでしょうか。

秘書になるために、資格取得は必須ではありません。しかし、秘書検定2級を取得しておくと、秘書業務の基礎知識を身につけていることを証明できるでしょう。

秘書のお仕事に対する意欲を伝えるという意味でも、秘書検定2級をアピールするのはオススメの方法。秘書検定2級の問題では、一般的な秘書能力が問われます。

秘書検定2級の試験は、大きく分けて「理論」と「実技」の2種類から成り立ってます。理論で出題される分野は、「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」。実技は「マナー・接遇」と「技能」から出題されます。

なお、2級は筆記試験のみで、面接はありません。秘書の基本業務や社会人としての一般的なビジネスマナーを身につけているかが審査基準となり、2級の試験は9割がマークシートの選択問題というのが特徴です。

迷いやすい問題も多く出題されるため、対策本などで出題パターンを把握しておくと良いでしょう。

未経験から秘書のお仕事にチャレンジする場合、まずは派遣がオススメ

秘書のお仕事には、上司の業務に関連した情報収集や文書作成などの業務が多いため、ワードやエクセル、パワーポイントなど、基本的なパソコンスキルは必須。また、社長や役員など重役と接する機会が多いので、正しい敬語やビジネスマナーを身につけておく必要があります。

このように秘書は、一定の社会人経験や業務経験が求められる“専門性の高いお仕事”という特性から、新卒からすぐに秘書の部門に配属されるケースは少なく、「未経験可」という正社員の求人もあまり多くはありません。

そのため、「これまで他の職種で働いていたけれど、秘書のお仕事に興味がある」「未経験から秘書にチャレンジしたい!」という場合、まずは“派遣秘書として、はじめの一歩を踏み出す”のがオススメ。

まずアシスタント職で実務経験を積み、部長付き、役員付き、社長付きと段階的にステップアップし、秘書としてのスキルを磨いていくことも可能です。こうしたキャリアアップができるのは、派遣で働くことの強みのひとつと言えるでしょう。

※関連記事:『秘書としてキャリアアップするために「派遣」という働き方を有効活用しよう!』『未経験から秘書への転職を目指すなら、経験を積みやすい派遣がオススメ!

派遣社員として働きながら、秘書経験やスキルを身につけよう

今回ご紹介したように、秘書を目指す場合、必ずしも専門の教育機関に通う必要はありません。しかしながら、新卒や未経験からいきなり秘書になるのは、なかなか難しいのが現状です。

そこで、未経験からスタートしやすい派遣で秘書の経験を積み、資格の勉強やスキルを磨きながらキャリア形成をしていく方法がオススメです。

パソナでは、キャリアコンサルティングで未経験から秘書を目指す方へのアドバイスや、秘書スキルを磨きたい方向けの資格対策講座を多数実施しています。興味のある方は、ぜひ一度パソナに相談にいらしてくださいね。
参考サイト:

 

秘書で活躍するあなたへ、キャリアアップ目指しませんか

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる! 「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの
様々な条件でお仕事を検索

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位! 派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

新着記事からセミナー情報まで! お仕事で役立つ
最新情報をお届けする
シゴラボ メールマガジン

秘書で活躍するあなたへ 未来を一緒に考えませんか?
多数の実績があるパソナが
キャリアアップをサポート

サービス満足度95%! 一緒に“新しい”を探せるって心強い
キャリアコンサルティング

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお助けサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。