働き方

2019/04/18

憧れの外資系企業で、派遣秘書のお仕事に就くには?日系企業との違いも解説します!

事務系職種の中でも人気が高い秘書のお仕事。会社の重役である上司のサポートという役割のため、秘書の仕事ならではのやりがいや、キャリアの築き方があります。その中で今回フォーカスするのは、外資系企業の派遣秘書という道。

「英語力を活かせるグローバルな環境で秘書として働きたい」「秘書としての実力を試すために、実力重視の環境で働きたい」。そんな方にとって“外資系企業の秘書”は、憧れのお仕事と言えるでしょう。

しかし、“外資系の派遣秘書”になるためには、どんなことをすれば良いのでしょうか。今回は、日系企業と外資系企業の違いや、未経験から外資系秘書を目指す方法、身につけておくと良いスキルなどについてご紹介します。

目次
日系企業と外資系企業における秘書のお仕事の違い
外資系秘書になるために、求められる英語スキルとは
外資系秘書になるために、英語力以外に身につけたいスキルは?
日系と外資系の違いと、選ぶときのポイント
派遣なら未経験から外資系企業の秘書になれるチャンスも!?

日系企業と外資系企業における秘書のお仕事の違い

「グローバルな環境で働ける」「高い英語力が必要」「実力主義」といったイメージの強い“外資系企業”でのお仕事ですが、実際のところ“日系企業”とはどのような違いがあるのでしょうか。

まずは、「英語スキル」の違いについて。一言で外資系企業といっても英語の使用頻度はまちまちですが、一般的には、社内の外国籍社員とのコミュニケーションや、海外にある本社・支店とのやり取り、海外のお客さまとのやり取りが発生するため、高い英語スキルやコミュニケーション能力などが求められます。

外資系秘書のお仕事を深く知るために、まずは日系企業と比較して求められる語学力の違いをご説明します。

日系企業

日系企業で重視されるのは、まずは、秘書業務のスキル。その上で、プラスαで英語のスキルがあれば、仕事の幅を広げることができるでしょう。

昨今のグローバル化に伴い、日系企業といえども、海外の企業との取引や海外のお客さまとやり取りをする機会が増えてきています。英語が苦手な上司を担当するケースもあるので、英語ができると喜ばれることも。高い英語スキルがなくても、簡単なビジネスメールのやり取りや電話の取次ぎができるだけでも違います。

今後、スキルの幅を広げるためにも、ビジネスで必要となる英語表現や英文メールの作成などを学んでおくとよいでしょう。

外資系企業

一般的に、秘書業務のスキル+英語力の両方が求められます。社員が外国籍の場合も多いので、英語でコミュニケーションが取れるというだけでなく、異なる文化を理解しながら仕事を円滑に進めていく、異文化理解の視点も大切です。さらに直属の上司が外国籍の場合は、より高度な英語でのコミュニケーションスキルが求められます。

企業によっては、上司の片腕として重要な役割を任されることも。秘書としての経験やスキル重視で採用されるケースが多いため、長期的に秘書のキャリアを築いていきたいという方は、外資系という選択肢もオススメです。

外資系秘書になるために、求められる英語スキルとは

では、外資系の秘書には、どの程度の英語スキルが求められるのでしょうか。目安のひとつになるTOEIC(R)のスコアを軸にご紹介しましょう。

ただし、外資系でも担当上司が日本人である場合など、それほど高い英語力を必要としない場合もあり、担当上司や仕事内容によっても必要な英語力は異なります。以下にご紹介するスコアは、あくまで参考としてお考えくださいね。

<TOEIC(R)スコアの目安>
・アシスタント秘書、グループ秘書:TOEIC(R)500点~
・一般的な外資系秘書(担当上司が日本人の場合など):TOEIC(R)600点~
・バイリンガルセクレタリー(上司が外国人の場合など、英語をメインで使う秘書):TOEIC(R)800点~

ただし、バイリンガルセクレタリー(英語をメインで使う秘書)になると英語環境での仕事となるため、最低でもTOEIC(R)600点以上が必要。とはいえ、採用時に重視されるのはTOEIC(R)のスコアよりも、実務で使える英語力や経験です。日常会話レベルではなく、正確な英語で折衝ができる「ビジネスレベルの英語力」という観点で評価されることが多いようです。

外資系秘書になるために、英語力以外に身につけたいスキルは?

外資系秘書になるためには、英語力のほかにも身につけておきたいスキルがあります。外資系という環境で発揮できる特徴的なスキルをご紹介しましょう。

臨機応変な対応力

外資系企業では、海外の本社の意向を汲みながら事業を進めるケースも多いため、グローバルスタンダードを理解したうえで、フレキシブルでスピーディーな対応が求められることも。急な決定や環境の変化があったとしても、常に冷静沈着かつ柔軟に対応できる能力を身につけると良いでしょう。

コミュニケーション能力

外資系企業では、さまざま国籍の社員と一緒に働いたり、海外の方とやり取りをしたりするケースも多くなります。円滑に仕事を進めるためには、はっきりと意思表示をしながら相手と良好な関係を築くためのコミュニケーション能力や、自分の意見を周りに発信する力(プレゼンテーション能力)も求められるでしょう。

同時に、さまざまなバックボーンを持つ相手を理解して受け入れる多様性(ダイバーシティ)の意識も必要不可欠です。

※関連記事:『この仕事のリアルが知りたい!外資系企業で働くための心構え

日系と外資系の違いと、選ぶときのポイント

ここまで、外資系企業の秘書に求められるスキルについてご説明してきましたが、日系企業と外資系企業、それぞれの特徴や文化の違いについても理解しておきましょう。自分にはどちらが合っているのか、秘書としてどう活躍していきたいかを考えてみてくださいね。

日系企業

会社規模や社風による違いもありますが、日系企業の場合は一般的に、会議での話し合いや意思決定までのプロセスを重視します。協調性を重んじることから、組織・チームとして一体感を持って仕事を進めていく傾向があり、社内外の折衝・調整能力が求められることもあります。

多くの場合、入社後しばらくは先輩や同僚が担当の仕事を教えるOJTを実施します。

外資系企業

一般的に、指示系統がシンプルで意思決定も速く、仕事へのスピード感を重視する傾向があります。日系企業よりも、さまざまな国籍の方と仕事をする機会が多いため、異文化への理解・交流も深まるでしょう。

また、年齢や社歴よりも、個人の能力が重視される傾向にあり、語学力やプレゼンテーション能力などのスキルを活かすことが可能。スキルさえあれば好待遇で働ける反面、常に結果を評価される面も。ただし、向上心を持ってスキルアップや勉強を継続していけば、長く活躍することができるでしょう。

「グローバルな環境で仕事をしたい」「自分のスキルを試したい」「能力に見合った報酬を得たい」と思う方は、外資系という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

派遣なら未経験から外資系企業の秘書になれるチャンスも!?

秘書未経験からいきなり外資系企業の秘書になるのはハードルが高いと感じるかもしれません。ただし、派遣という働き方を活かし、外資系企業の第二秘書やサポート業務などであれば、未経験からのチャレンジも可能です。接客や営業など別のお仕事で培ったコミュニケーション能力や英語力など、自分のスキルを発揮しながら、秘書としてのキャリアを磨いていきましょう。

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参考サイト:

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