スキル

2019/03/25

秘書になるために必要な資格って?オススメの資格をご紹介!

秘書は事務系職種の中でも人気があり、専門性の高いお仕事でもあります。求人ニーズも多い秘書のお仕事ですが、未経験から秘書職に就くためには、何か資格が必要なのでしょうか。ここでは、秘書として働くにあたって、あると有利になる資格について紹介します。

目次
秘書職に就くために、資格は絶対必要なの?
秘書検定を持っていれば基本的なビジネススキルを証明できる
秘書にチャレンジしたいなら、まず「秘書検定2級」を目指そう
バイリンガルセクレタリーを目指すなら「CBS(国際秘書)検定」
秘書で更なるキャリアアップを狙う方は「CBS資格」を取得しておこう!
パソナなら秘書に役立つ講座が会員価格で受講可能!

秘書職に就くために、資格は絶対必要なの?

秘書として働くにあたって、資格は絶対に必要なのでしょうか。

結論からお伝えすると、雇用形態を問わず、秘書になるために必ずしも資格は必要ではありません。ただ、秘書のお仕事を始めたばかりという方は、資格取得の勉強を通じて、秘書業務に必要なことが学べるでしょう。

また、未経験の方が秘書にチャレンジする場合、実務経験がない分、資格を取得することで、秘書に必要な知識や意欲をアピールすることもできます。

新任秘書にとっても、さらなるスキルアップを目指す秘書の方にとっても、秘書の知識やスキルを磨くために有効な方法のひとつが、資格取得なのです。

有名な秘書の資格として、「秘書検定」と、「CBS(国際秘書)検定」があります。

「秘書検定」は、秘書業務に関する問題だけでなく、社会人としての一般常識、電話対応などのマナーや接遇、会議の準備や文書作成など、技能に関する問題も出題されるため、どんなお仕事にも活かせる資格です。

社会人として働くうえで、誰もが備えておきたい基本的な常識・マナーが集約されているので、秘書を目指す方でなくても、取得しておいて損はありません。

また、バイリンガルセクレタリー(外国人付秘書)を目指す方にオススメの資格が、「CBS(国際秘書)検定」です。 CBS検定は、日本語と英語の両方を使いこなせる秘書の育成を目指している資格です。

それでは、秘書検定とCBS検定についてそれぞれの概要を紹介します。

秘書検定を持っていれば基本的なビジネススキルを証明できる

秘書検定は、「秘書として要求される業務を処理できる」能力を評価する検定です。「理論(必要とされる資質、職務知識、一般知識)」と「実技(マナー・接遇、技能)」の2つの領域に分かれており、それぞれ60%以上の得点で合格となります。レベルは、1級・準1級・2級・3級の4つがあります。

3級

基本的な職場の常識を問われる級。「秘書としてどんなことに気を利かせると、上司が効率よく仕事ができるか?」など、秘書としての基本が問われます。筆記試験(マークシート式、記述式)。

2級

3級より、やや複雑な場面設定の問題も多いのが特徴。上司のサポートを適切に行うため、優先順位を考えて機転を利かせることや、効率のよい仕事の仕方なども問われます。筆記試験(マークシート式、記述式)。

準1級

上司からの相談や部下へのアドバイスを求められる中堅秘書がモデル。秘書として、物事の判断力や対応力も問われます。この級では、筆記試験の合格後に二次試験(面接)があるため、接遇や人柄の表現力が合否を大きく左右します。

1級

「上司の仕事をよく理解して、上司が常に動きやすいように先を読んでサポートする」といった、ハイレベルな秘書能力が問われる級。筆記試験はすべて記述式で、合格すれば二次試験(面接)があります。

試験開催のスケジュール

秘書検定は、6月、11月、2月の年3回実施。(2月は、2、3級のみ)

受験料

・3級:2,800円
・2級:4,100円
・準1級:5,300円
・1級:6,500円
*2・3級併願の場合は、6,900円。
*1級・準1級は6月と11月のみの実施。

※参考元:公益財団法人 実務技能検定協会 『秘書検定とは

秘書にチャレンジしたいなら、まず「秘書検定2級」を目指そう

秘書検定は、基本的なビジネススキルを身につけることができるため、学生から社会人まで幅広く人気のある資格ですが、秘書にチャレンジする方は、まず「秘書検定2級」を目指しましょう。

秘書検定1回の受験者数(1級~3級まで)は、約5万人。その中でも秘書検定2級は、最も受験者数が多く、社会人としてオフィスで通用するマナーが一通り身につく資格です。

秘書未経験の方は、アシスタント業務から始めるケースがほとんどですが、秘書検定2級は取得しておきたいところ。部長、本部長クラスの秘書になると、2級~準1級、役員クラスの秘書になると、準1級~1級レベルの取得が一般的に推奨されています。

合格率は、3級が55.3%、2級が54.1%に対して、準1級は40.5%、1級は23.9%(2018年6月実施結果)と、徐々に難易度が上がっていき、準1級~1級レベルになると、独学で学ぶことがやや難しくなってきます。

それぞれの勉強方法とコツは「秘書検定2級&1級対策!それぞれ独学で合格する勉強方法とコツをご紹介」を参考にしてください。

バイリンガルセクレタリーを目指すなら「CBS(国際秘書)検定」

「バイリンガルセクレタリー」とは、主に英語を使って業務を行う秘書のこと。グローバル化が進む昨今では、外資系企業をはじめ、さまざまな企業で必要とされる職種です。バイリンガルセクレタリーを目指すなら持っておきたい資格が、「CBS(国際秘書)検定」。

この資格の目的は、「英語と日本語をコミュニケーションの手段として使いこなし、実務処理能力、人間性ともに優れたバックオフィスのプロの育成」。バイリンガルで仕事をする秘書の実力を証明する資格として、幅広く認められています。また、経営サポートスタッフに必要な英語と日本語の実力を問う唯一の検定試験と言われています。

レベルはCBSプライマリー(準CBS)資格とファイナル(CBS)資格があります。なお、CBSプライマリー(準CBS)資格取得者が、ファイナル(CBS)資格を受験することができます。

試験開催のスケジュール

・ CBSプライマリー(準CBS)試験・・・・【春季】毎年5月下旬ごろ ※東京・名古屋・大阪
【冬季】11月上旬ごろ ※東京
・ CBSファイナル(CBS)試験・・・・9月下旬ごろ(2日間) ※東京

受験料

・ CBSプライマリー(準CBS)試験・・・・9,800円
・ CBSファイナル(CBS)試験・・・・一括受験:20,000円
不合格科目単科受験・・・・PART I~PARTⅢ 各6,000円、PART Ⅳ 5,000円

秘書で更なるキャリアアップを狙う方は「CBS(国際秘書)検定」を取得しておこう!

グローバル化に伴い、海外とのビジネスが増える中、秘書のお仕事においても、英語のニーズはますます高まっています。英語の使用頻度は会社や上司によってさまざまで、上司が外国籍の方ということもあれば、英語が不得意な日本人上司のもとで、英語のビジネスメールや翻訳を任されるということも。

そのため、外資系企業はもちろん、日系企業でも秘書としてさらなるキャリアアップを目指す方には、CBSは取得しておきたい資格です。一般的には、部長・本部長クラスの秘書はプライマリー(準CBS)、役員・社長クラスではファイナル(CBS)の取得が推奨されています。

プライマリー(準CBS)は、ビジネスシーンで必要な電話や接客応対、日本語の言葉遣いや表現、文書作成やスケジュール管理などの実務や、ビジネス会話に必要な英語力が問われます。ファイナル(CBS)はさらにオフィス業務管理や経営管理、日常の秘書業務において優先順位を考え、実際に処理を行う秘書実務など、上級秘書としての能力が問われます。

2017年までの合格者数は、プライマリー(準CBS)資格は、1,538名(2004~2017年)、ファイナル(CBS)資格は、674名(1979~2017年)。合格率は、プライマリー(準CBS)資格が約40%、ファイナル(CBS)資格が約20%。受験者の年齢層は30~40代が中心ですが、最近では20代の合格者も増えているそうです。

パソナなら秘書に役立つ講座が会員価格で受講可能!

派遣秘書として今よりさらに活躍するためには、資格を取得して、スキルアップを図るのがオススメです。パソナの社会人講座「PASONA CAREER COLLEGE」では、「独学で勉強するのが苦手」「秘書検定の面接対策がしたい」といった方に向けて、秘書関連の資格取得に役立つさまざまな講座を開催しています。パソナにご登録の方は、実践で役立つ数多くの講座を会員価格で受講できますので、ぜひ利用してみてくださいね。

参考サイト:

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