働き方

2018/10/10

ヒントは自分の中に!業務効率を下げる「ダメルーティン」の断捨離にトライしよう

ビジネスパーソンにとって永遠のテーマともいえるのが、「業務効率の改善」です。新しい手法を取り入れることはもちろんですが、知らず知らずのうちに業務効率を下げている「ダメなルーティン(習慣)」を見直すことも大切。今回ご紹介する4つのヒントを参考に、ムダな行為は迷わず“断捨離”してしまいましょう!

① タスク管理のルールは「期限」

タスクの優先順位を決めるうえで最も大切な条件は「期限」です。“最優先すべきは納期が迫っているタスク”というシンプルなルールを徹底し、ToDoリストにはタイムリミットのあるタスクだけを並べます。ここに「いつか・時間ができたらやりたい」という漠然としたタスクを入れてしまうと、それだけがいつまでも消化できずに集中力を削ぐことにもなります。本当に必要なタスクであれば、期限を設定してToDoリストに加え、期限内に終わらせてしまいましょう。

②なんでもかんでも引き受けない

「これお願いできる?」と、仕事を頼まれたたとき、あなたはいつもどう答えていますか?仕事を引き受けるにしても断るにしても、「いいですよ」「できません!」と即答するのはちょっと待って。次の2点を考慮したうえで判断しましょう。

・相手に頼まれた仕事の内容、ボリューム、納期
・自分が抱えている仕事量・納期(ToDoリストをチェック)

相手に喜んでもらいたくて安請け合いをした結果、自分の業務が遅れていては元も子もありません。反対に、どんなときも依頼を断ってばかりでは、協調性がないと受け取られることもあり、いざ自分が困ったときにフォローをお願いしにくい環境を作ることにも。いずれにしても、冷静に状況を考えて判断しましょう。

③メールチェックの頻度を見直す

休憩から戻ったときや、仕事が一段落ついたときなど、ふとした瞬間の「とりあえずメールチェック」も、見直すべきダメルーティン。「朝・午後一番・退社前」の3度や「2時間ごとに10分」など、回数を決めてメールチェックをしましょう。メールを受信するたびにデスクトップ通知が来て、ついつい気になってしまうという人は、可能であれば通知をオフにしましょう。

④デスク周りを毎日プチ整頓する

業務効率の低下を招く要因には、探し物をする時間も含まれます。デスク周りに物が散乱していたり、引き出しの中に未整理の書類がパンパンに詰まったりしていませんか?物の定位置を決め、使ったら元に戻す。不要な書類は廃棄する。これらの「プチ整頓」を、毎日欠かさず行いましょう。習慣化するまではおっくうに感じるかもしれませんが、時間にすればたった5分程度で済むこと。仕事を終えたら、5分間の整頓タイムを設けましょう。

まとめ

業務効率アップのヒントは、常に自分を振り返り、身の回りに潜むムリ・ムラ・ムダ(つまりダメなルーティン)に気づくこと。そして、気づいたらすぐに断捨離してしまいましょう。今回ご紹介したヒントは、どれも少しの意識と行動でできるものばかり。メールチェックの頻度を見直す、デスク周りのプチ整頓をするなど、身近なことから少しずつ始めていきましょう。ダメルーティンの断捨離を進めていけば、仕事だけでなくプライベートにもよい影響をもたらしますよ。

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