スキル

2016/03/08

書類の記入、間違いや訂正の仕方 etc. こんなに違う日本語と英語のマナー

コンニチハ!田中ジェーンです!3月も中旬に近付き、少しは暖かくなったような…気がするのはワタシだけ?この時期をあらわす日本語に “早春” という言葉がありますね。初めてこの日本語を聞いた時、四季を大切にする日本らしくてキレイな言葉だなぁ…と感じた記憶があります。やっぱりワタシは日本語が好きです!では、今日のビジネスイングリッシュ、はじめましょー♪

書類記入の基本的なマナーを覚えよう

皆さんは海外に行かれたことはありますか?渡航先で入国する際、準備しておく書類がいくつかありますよね。国によって違いはありますが、大抵、入国カード(immigration form)と税関申告書(customs declaration form)は必要なところが多いようです。英語の場合には記入マナーも英語で!が基本。ぜひこのチャンスに覚えておきましょう。

■選択方式

いくつかの選択肢の中から当てはまるものを選ぶ場合、日本語なら選択するものに丸印を付けるのが一般的ですよね。しかし、英語ではこの発想が真逆な場合が多いのです。選ぶものに印を付けるのではなく、選ばないものを消します(cross out)。

例えば、先程のお話の入国カードで性別を選択する場合。日本語なら (男 / 女) と記載されていれば当てはまる方に丸印を付けて選択しますね。英語なら (Male / Female) の選ばない方をcross out します。

■記入方式

空欄に記入する場合、もちろんやり方は日本語でも英語でも同じ。ただ日本語なら “空欄に記入して下さい” のように書いてある場合が多いですが、英語では “fill in / fill out” 両方の表現があります。

“fill” とは “空きを満たす、空白を埋める” といった意味の単語で、その後にくる言葉が “in / out” 共に、空いている箇所(blank) に記入し、その書類を仕上げるよう求められています。

では、ニュアンスの違いは何でしょうか?例えば “fill in” の場合は、名前などその書類に必要な項目を “blankに書き込む” という指示。何を記入するのか具体的な言葉が後に続きます。1カ所以上の書き込みをしてその書類を完成させる行為が “fill out”。どんな書類なのかがその後に続きます。下記の例文を参照してくださいね。

“Please fill in the address you’re staying at.”
滞在先住所を記入してください。
“Please fill out the immigration form.”
入国カードを記入してください。
“Fill in the blanks and fill out the form.”
空白を埋めて書類を完成させる。

■間違い訂正

消して書き直すことが可能な場合はいいのですが、公的書類ではあえて書き直し厳禁!なものもありますね。あるいは単に消す手段を持っていないとか…。

このような場合は日本語での処理の仕方と基本同じ。間違った部分を二重線(横線)で cross out します。少し違うのは、日本のようなハンコが無いので、線の上に訂正印を押さないこと。その代わりに、イニシャルをサインします。

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