貿易事務の募集要項で見かける「コレポン」とは？書き方や注意点を解説

著者： パソナ キャリアコーチ（貿易担当）

貿易事務のお仕事を探していると、募集要項に「コレポン」と書かれていることがあります。

コレポンは、貿易業務のひとつで「外国語（主に英語）を使用して海外の取引先と文章のやりとりをすること（商業文を書くこと）」を言います。「未経験者には難しいのかな？」と思う方も多いと思いますが、業務に慣れていくと文章作成のコツを掴むことができるので、書けるようになっていきます。

今回は、貿易事務の業務でコレポンを使用するシーンや、メールを書くときのポイントを紹介します。

目次

「コレポン」とは？

コレポンの書き方

コレポンを書く際の注意点

基礎知識を身につけて貿易実務のお仕事をはじめよう

「コレポン」とは？

英語の「Correspondence（コレスポンデンス）」の略称です。本来は「文通、通信、文書のやり取り、対応」という意味ですが、貿易業務で「コレポン」といえば、「外国語（主に英語）で海外の取引先と文章のやりとりをすること（商業文を書くこと）」を指します。

ファックスや郵送でのやりとりが主流だった時代もありましたが、現在は、「メールやメッセージ・チャットアプリなどのコミュニケーションツールを使用して外国語でやりとりすること」と考えるとよいでしょう。

※関連ページ：貿易事務のお仕事解説｜パソナ

コレポンを使用するビジネスシーン

貿易事務であれば、貿易条件の交渉、運送便や倉庫などの手配、通関への許可申請、インボイスやパッキングリスト、信用状（L/C）といった書類の送付などをする際に、コレポンを使用します。

さらに、会社が扱っている商品についての質問を受けたり、逆に質問したりする場合にもコレポンをすることもあります。

コレポンの書き方

書き出しには挨拶もしくは要望を記載する

コレポンで使用する文章の構成は、日本語のビジネスメールとは異なります。一番の違いは、コレポンでは初回の挨拶などを除き、基本的には定型文は入れずに結論から伝えるやりとりがメインです。

日本語のビジネスメールでは、「平素より大変お世話になっております」といった定型文を入れるのがマナーとされていますが、英語ではこのようなフレーズがありません。

「Dear 〇〇」と宛名を書いたら、初めてやり取りする相手や久しぶりの相手には簡単な挨拶を書き、連絡頻度の高い担当者には書き出しから要望を伝えるのが一般的です。

初めての相手へのコレポンの書き出し例

My name is ◯◯ of ABC Corporation, in charge of the project. Thank you for your contract.
このプロジェクトを担当するABC商事の◯◯です。この度はご契約ありがとうございます。

久しぶりに連絡を取る相手へのコレポンの書き出し例

My name is ◯◯ of ABC Corporation, It has been a long time since we last contacted you.
ABC商事の◯◯です。以前御社にご連絡してから、大変ご無沙汰しています。

やり取りの多い相手へのコレポンの書き出し例

We regret to inform you that you have not sent us our complete order.
弊社が送った商品に欠品があったことをお知らせします。

主語・述語をはっきり記載する

コレポンでは書き出し部分を含め、用件を正確に相手に伝えるために、取引先への要望（結論）は短い文章ではっきりと表現するのもポイントです。主語や目的語はしっかりと記載しましょう。

コレポンでの主語・述語の記載例

We are pleased to accept your order.
（弊社は御社からの）ご注文を確かに承りました。

このように、自社のことは「we（弊社）」、相手企業のことは「you（貴社）」と表現します。

コレポンはシンプルな文体が基本のため、発注時・交渉時・受注確認時など、内容ごとに文面をパターン化することもできます。よくメールする内容のパターンを覚えることで、スピーディーに書けるようになっていくでしょう。

コレポンを書く際の注意点

コレポンを書く時には、翻訳サイトの使い方に注意しましょう。

翻訳サイトを使ってコレポンで使用したい文章をそのまま翻訳すると、お仕事では使わないような表現になったり、貿易業務では違う意味になってしまったりする可能性があります。部分的に使用する上では問題ありませんが、日本語の全文を翻訳サイトにそのまま入力して、それを丸々コピーするような使い方は避けたほうが良いでしょう。

伝え方が合っているのか不安なときは、一緒に働く同僚や先輩のコレポンを参考にしたり、貿易英語やビジネス英語メールについて書かれた参考書を読んだりして確認しましょう。

また、貿易会社や外資系企業での実践的なビジネス英語を学べる「日商ビジネス英語検定」にチャレンジするのもおススメです。

基礎知識を身につけて貿易実務のお仕事をはじめよう

今回は貿易事務のお仕事に欠かせない「コレポン」について紹介しました。貿易事務は他にも専門的な知識が多く求められるため、基礎知識をあらかじめ学んでおくと、安心してお仕事をスタートできるでしょう。

貿易事務の知識を身につけるには、資格を取得したり、専門講座を受講したりとさまざまな方法があります。また、派遣であれば、派遣会社によっては貿易事務に関する研修を用意しています。自分にあった方法で貿易事務の基礎を身に付けて、キャリアチェンジを実現しましょう。