スキル

2017/02/28

出張・休暇で不在の時に役立つ「自動返信メール」の英語文例集

今回のビジネスイングリッシュのテーマは「自動返信メール」について。日本でも、休暇などで長期間不在にする場合は自動返信メールを設定することがありますよね。英文メールで自動返信メールを設定する際のポイントについてご紹介します。

コツをつかめばカンタン!自動返信メールの文例

出張や休暇で、オフィスを長期間不在にすることは意外と多いもの。どの会社でも「GW・夏休み・年末年始」と、年に3回くらいは長期休暇がありますよね。そんなときに役立つ、自動返信メールの文例を覚えておきましょう!メールの流れに沿って、押さえておきたいポイントをご紹介します。

◆ 書き出しは “Thank you for your email.”

誰からアクセスがあるか分からないメールに、自動で応答するので、人物を特定するような表現は、むしろ避けるべき。ですから一般的な英文メールの書き出しの “Dear ××” は不要です。

◆不在期間、理由を記述

不在期間やオフィスにいつ出社するかは、必ず知らせる必要がありますが、不在理由は必要に応じて記述するかどうかを判断します。期間を表す主なフレーズがこちら。

“from A through B” (AからBの期間)
→不在期間が週単位ではないなら、この表現が便利です。

“during the week of ~” (~の週)
→週始めからその週の間ずっと不在なら、この表現が分かりやすいです。

“return on ~” “be back on ~” (~に戻ります)

◆不在の間の連絡について

一切連絡が取れないのか、応対に時間を要するのか等、対応可能な範囲を示す必要があります。そんな時のフレーズがこちら。

“limited access to email”
メール連絡の可能なタイミングが限定されます
“intermittent access to email” “intermittently”
断続的にメール連絡が可能
“not be able to respond your email” “not have access to email”
メール連絡が不可能

◆緊急時に対応可能な代理人を示す

緊急の用件 “urgent issues” “urgent matters” や、急な対応 “immediate assistance” を要する時には代理人に連絡をとってもらうよう、その代理人の連絡先を記載します。

これら4つが、大まかな自動応答文の流れとポイント。実際によく使用される文例は、以下を参考にしてみてください。

“Thank you for your email. I am away on a business trip to N.Y. from January 31st through February 5th with limited access to email. If you need immediate assistance, please contact my secretary.
ご連絡ありがとうございます。1月31日から2月5日までニューヨーク出張のため不在にしており、その間はメール連絡のタイミングが限られます。お急ぎのご用件は、私の秘書までご連絡ください。

“Thank you for your email. I will be on vacation during the week of Feb. 6th I’m afraid that I may not have access to email until I come back on Feb. 13th. For urgent matters, please contact Ms. AOKI at aoki@xxx.co.jp.”
ご連絡ありがとうございます。2月6日の週は休暇をいただきます。誠に恐れ入りますが、13日に戻るまでメール連絡はできかねます。緊急の用件は、青木 aoki@xxx.co.jp までご連絡ください。

まとめ

いかがでしたか?これらの文例や、実際に届いた不在メールを参考に、あなたの状況にピッタリな文例を組み立ててくださいね。

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