【ビジネス英語】英語の電話を受け取ったら…
もし外国語で電話がかかってきたら、相手が見えない分、対応に苦しむ方も多いのではないでしょうか。ですが、ご安心ください。英語の電話対応は、基本の表現さえしっかり覚えておけば、意外とスムーズに対応できるものなのです。さっそく、覚えておくと便利な英語フレーズをまとめてご紹介しましょう。
担当者が不在のときの定番フレーズ
今回は担当者が不在だった時、伝言を伺うときに使える定番フレーズをご紹介します。
担当者の不在を伝える
He/She is not at his/her desk at the moment.
（ただ今席をはずしています。）
He/She is out now.
（ただ今外出中です。）
His/Her line is busy.
（別の電話に出ています。）
He/She is on a business trip.
（出張中です）
He/She is in a meeting now.
（会議中です。）
He/She has already left for home today.
（本日、すでに退社いたしました。）
He/She is off today.
（本日お休みです。）
＊「申し訳ありません」というニュアンスを入れたい場合は、上記の文章の頭にI’m afraid (that) をつけましょう
- ＊ワンランクアップする電話対応＊
- 担当者が出張や会議などで不在の場合でも、予定がわかっている時には、相手にその情報を伝えましょう（相手にとっても有益な情報です）。
- He/She is scheduled to return to work next Monday.
（彼/彼女は次の月曜に出社する予定です。） - He/She should be back in an hour. ＊
（1時間後には戻ってくる予定です。）
＊担当者が3時までに戻る予定の場合、He/She should be back by 3 o’clock. と答えるのもひとつなのですが、外国とは時差がありますので、何時間後と伝えた方がより丁寧な対応といえるでしょう
伝言を伺う
担当者が不在を伝えたあとは、電話の相手の伝言を伺いましょう。
英語の電話対応でも、日本語の対応同様、①相手の名前と社名 ②連絡先 ③用件の3点をはっきり聞くことが大切です。相手が、I’ll call him/her later again.（また後で、かけなおします）と言った場合でも、①②は書き留めておきたいところです。そんなときに使える定番フレーズをご紹介します。
Would you like to leave a message?
（伝言をおうかがいしましょうか？）
I’ll make sure she/he gets your message.
I’ll give him/her your message.
（伝言は必ずお伝えいたします。）
I’ll tell him/her that you called.
（お電話を頂いたことを担当者に伝えておきます。）
Shall I have him/her return your call?
（折り返し電話させましょうか？）
May I have your name/the name of your company?
（お名前/会社名を教えていただけますか？）
May I have your phone number please?
（お電話番号を教えていただけますか？）
I’ll ask him/her to call you as soon as possible.
（すぐ連絡するよう伝えておきます。）
英語で対応中、もしも相手の話をよく聞き取れなかった場合は、Could you speak more slowly?（もう少しゆっくり話していただけますか？）、Could you say that again?（もう一度言っていただけますか？）などの定番フレーズを使って、聞き取っていきましょう。
