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2019/07/12

できる秘書の上司のスケジュール管理のコツを伝授!手帳やアプリの使い方とは

著者: パソナ キャリアコーチ(秘書担当)

できる秘書の上司のスケジュール管理のコツを伝授!手帳やアプリの使い方とは

専門性が高く、常に安定した人気の秘書。担当上司のサポートを行う秘書の代表的なお仕事のひとつが、「上司のスケジュール管理」です。

社内外で、上司がスムーズに業務を行えるかどうかは、秘書の腕にかかっているといっても過言ではありません。上司のスケジュールを上手に管理できる秘書は、「デキる秘書」と言えるでしょう。

今回は、上司に必要とされる秘書になるための「スケジュール管理のコツ」についてご紹介します。

※関連記事:『秘書の仕事って大変?秘書の仕事内容を具体的に解説

目次
秘書のメイン業務のひとつが「スケジュール管理」
できる秘書のスケジュール管理術とは
何としても回避したい“うっかりミス”!防ぐためのコツは?
スケジュール管理のテクニック
秘書のお仕事で役立つ「スケジュール管理術」を身につけよう!

秘書のメイン業務のひとつが「スケジュール管理」

秘書の役割は、担当上司が自分の仕事に集中できるよう、サポートをすること。社内外とのやりとりや来客のアテンド、資料の作成、会議の準備など、秘書の業務内容は多岐にわたりますが、メイン業務とも言えるのが、担当上司の「スケジュール管理」。

企業で重役を担う上司のスケジュールは、社内の会議や打ち合わせ、来客、訪問、出張など、たくさんの予定が詰まっています。上司が多忙を極めるあまり、「重要なアポイントの日程を間違えていた!」なんてことがあっては、大変ですよね。そのため、上司のスケジュール管理は、秘書にとって重要なお仕事のひとつと言えるのです。

また、打ち合わせの会議室を手配したり、出張の交通手段・ホテルを手配したりと、上司の予定に付随した業務も発生します。秘書の「スケジュール管理」における予定の種類、対応・確認事項は、以下の通りです。

・予定の種類
会議・打ち合わせ、来客、訪問、会食など

・対応事項
予定の調整(日時・場所・所要時間の確認、移動時間・休憩時間の調整、次の予定とのバッファの確認)、必要書類や持ち物の確認、会議室など打ち合わせ場所の手配、交通手段の確認・手配、宿泊場所の手配

・その他確認事項
メンバーの人数・名前・社名・役職、ドレスコードの確認、手土産の有無など

※関連記事:『秘書のお仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?

できる秘書のスケジュール管理術とは

できる秘書のスケジュール管理術とは

秘書の業務は多忙ですが、さらに忙しいのが上司です。他の業務が立て込んで忙しいこともあるかもしれませんが、基本的に予定はすべて確認し、上司との間で常に最新のスケジュールを共有するよう心がけましょう。

新しい予定を入れるときは前後の予定も確認

新規の予定を入れる時は、ただ空いた時間にそのままはめ込むのではなく、前後の予定もしっかり確認を。相手先に訪問する場合は移動時間も考慮し、だいたいの会議の内容、重要度を把握した上でスケジュールを組むようにしましょう。

時間の読みが甘いと前後の予定に影響が出て、相手先に迷惑がかかったり、機会損失に繋がってしまったりする可能性も。充分な時間の余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。

予定の優先順位を確認する

たくさんの予定の中でも優先順位があるはず。締切が決まっているものなど、絶対に動かすことができないのか、多少の調整が利くのか、常に判断しながらスケジュールを組み立てましょう。

会議の場合は、大まかな会議の内容やどのような人が出席するかなど、ある程度を把握しておくことが大切です。要度の高い予定は色付きのペンでマークするなど、パッとみてわかるように工夫すると良いでしょう。

上司に合わせたスケジュール管理と共有

上司の意向に沿った形でスケジュール管理を行うには、普段からコミュニケーションを図り、良好な関係を保つことが大切です。

ただし、都度指示を仰ぐのではなく、上司の人柄や置かれている立場、仕事の状況など、上司自身のことも把握した上で、どこまで自己判断で大丈夫か、どこから確認が必要かを探りましょう。上司の細かい指示を仰ぐことなく、上司の意向や優先順位をある程度把握できるようになれば、「デキる秘書」に一歩近づけたといえます。

また、スケジュールは常に上司と共有することでミスが起こりにくくなります。月間の予定は前月末までに、週間の予定は前週末までに、毎日の予定は前日の終業時間前に確認するとよいでしょう。

何としても回避したい“うっかりミス”!防ぐためのコツは?

何としても回避したい“うっかりミス”!防ぐためのコツは?

しかし、どんなに細心の注意を払っていても、ミスは起こってしまうもの。ビジネスの現場では“うっかりミス”のことを、「ヒューマンエラー」と呼ぶこともあります。

このようなミスを防ぐために大切なのは、ミスが起きにくい環境を作ること。そして、リスクを最小限に抑えることです。ここでは、秘書のスケジュール管理において、起こってしまいがちな「うっかりミス」と、万が一ミスをしてしまった時の対処方法、うっかりミスの予防法をご紹介します。

起こりがちな“うっかりミス”とは?

スケジュールの調整の際に起こりがちなミスが、スケジュールのダブルブッキング。忙しい上司であればあるほど、予定が重なり、ダブルブッキングを引き起こしてしまうことも。また、ミスだけでなく、電車の遅延や前の予定が延長して次の予定に遅れるといった、ハプニングも起こりがちです。

万が一ミスをしてしまったら…

どんなに細心の注意を払っていても、ミスをしてしまうことはあるもの。もしミスをしてしまった場合は、気づいた段階で、すぐに上司か責任者へ連絡し、素直に謝罪しましょう。そして、その場でできる最善の方法を考え、臨機応変に対処しましょう。

ダブルブッキング、遅延などの際は、アポイントの関係者にすぐに謝罪の連絡を入れること。たとえ自分が原因であるミスでなくとも、ハプニングにより相手に迷惑がかかっていることは事実。連絡が早ければ早いほど、被害は最小限にとどめられますし、誠意も伝わるでしょう。

“うっかりミス”はこうして防ぐ

手帳やカレンダーで上司のスケジュール状況を確認する際は、二重チェックを!特に、「調整中の仮予定」と「確定予定」の区別ははっきり分かるようにしましょう。アポイントを調整し、先方に連絡するときも再チェックを忘れずに。

上司とは密なコミュニケーションを心がけ、普段からスケジュールの確認作業を、習慣づけておくことが大切。手帳やノートには、やってしまいがちなミスを記録し、常に意識しましょう。

また、デスク周りの整理整頓を心掛け、どこに何があるかがすぐにわかるよう、資料などを取り出しやすくしておくことも、ミスを防止につながります。

そして、疲れを溜めこまないことも、ミスを防ぐためには必要なこと。適度に休息をとり、リフレッシュを心がけましょう。

※関連記事:『ヒューマンエラー対策!いわゆる「うっかりミス」を防ぐ3つの方法

スケジュール管理のテクニック

スケジュール管理のテクニック

秘書は、いうなれば上司のタイムキーパー。上司の予定を確認・管理しながら、上司が円滑に仕事を進められるよう、サポートしなくてはなりません。上司と自分のスケジュールを把握しながら、スムーズかつ臨機応変に対応できるのが、デキる秘書。ここでは、秘書のスケジュール管理におけるちょっとしたテクニックをご紹介します。

手帳・カレンダーで管理をする場合

・多忙な上司は会議や来客など、1日にいくつもの予定が重なっているもの。ただ予定を羅列するだけでなく、「優先度の高いアポは、色付きペンでマーキングする」「完了タスクは、マーカーで塗りつぶす」といったひと工夫をするだけでも、わかりやすくなります。また、予定変更があった場合は消さずに、変更したことが分かるよう2本線を引いておく方法もオススメです。

・上司と共有する予定の管理はオンラインツールで、自分の秘書としての予定は、すぐに見られるように紙の予定表で…といった形で、ツールを使いわけるのもひとつのテクニック。紙の場合、「先の予定が一覧できる」「すぐに取り出して、確認しやすい」「資料なども一緒に挟んでおける」といった特徴があります。予定表を印刷して、上司と共に一部ずつ持っておく方法もオススメ。各種ツールの特性を活かして、使い分けをすると良いでしょう。

・ただし、紙の予定表の場合、紛失にはくれぐれもご注意を!秘書は、社外秘の情報など、デリケートな機密事項を扱うことも。もし人に見られても内容がわからないように、自分なりの記載ルールを決めるなど、工夫するようにしましょう。

アプリで管理をする場合

・上司と予定を共有する際は、オンラインカレンダーのアプリで予定を共有するのも効率的。出張や訪問などで、社内に居ないことが多い上司であればなおさら、場所を問わず、お互いの予定を確認することができるオンラインカレンダーアプリの使用がオススメです。

・アプリのカレンダーに予定を設定するときは、忘れないように通知してくれる「リマインダー機能」が便利。予定が完了するまで通知してくれる機能もあるため、重要なアポには必ずリマインダーを設定しましょう。

・アプリのスケジュール管理機能も日々進化しています。手書き入力できる機能や他のアプリとの連動なども活用しながら、自分に合った使い方をみつけましょう。

※関連記事:『あなたは手帳派?アプリ派?お悩み別・スケジュール管理術!

秘書のお仕事で役立つ「スケジュール管理術」を身につけよう!

秘書の代表的なお仕事のひとつである「スケジュール管理」。何かと予定の多い上司がスムーズに業務を行えるよう、秘書として適切なサポートを心がけましょう。

スケジュール管理においては、「確認の徹底」が何よりも大切。予定の日時や内容は、定期的に確認・共有するようにしましょう。また、手帳やアプリといったアイテムを活用することで、業務効率もアップします。今回ご紹介したポイントをしっかりおさえて、スケジュール管理業務に活かしてみてくださいね。

さらに、秘書のスケジュール管理業務を通して、計画性や調整力といったビジネススキルも身につくことでしょう。秘書として、そしてビジネスパーソンとして、ステップアップするために、スケジュール管理術をマスターしてみてくださいね。

参考サイト:

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお役立ちサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。