働き方

2022/02/07

学校事務の仕事内容や向いている人、求められるスキルについて解説!

著者: パソナ キャリアコンサルタント(事務担当)

学校事務の仕事内容や向いている人、求められるスキルについて解説!

学生が成長する機会に直接携わることができる職業として人気の学校事務。実際の仕事内容や向いている人、給料、メリットなどの基本情報から、学校事務の一日の流れや大変なところまで徹底解説していきます。志望動機の書き方のポイントや例文、NG例もご紹介しますので、転職活動の参考にしてください。

目次
学校事務とは?
学校事務の仕事内容
学校事務の一日の流れ
学校事務と一般事務の違い
学校事務に求められるスキル
学校事務に向いている人
学校事務のメリット
学校事務の給料・年収はどれくらい?
学校事務の志望動機の書き方・例文・NG例
未経験でも安心!パソナの学校事務求人情報

学校事務とは?

学校事務とは?

学校事務とは、専門学校や大学、予備校、学習塾などの教育機関での事務職です。仕事内容は職場によって異なりますが、主に学生や教員の対応、総務や経理業務などを担当します。留学生の受け入れをする部署なら、ビザの取得や更新手続き、あるいは住まい探しのサポートなどをすることも。なお派遣の求人では専門学校、大学での勤務がほとんどです。

学校事務の仕事内容

学校事務は、職場によって業務内容が変わります。規模の大きな教育機関の場合は学校事務の部署がいくつかあり、業務が細分化されていることもしばしば。一方で規模の小さな学校では、一般企業でいうところの一般事務、総務、経理、広報、人事などの領域の業務をマルチにこなす場合もあるようです。ここでは学校事務の代表的な仕事内容をご紹介します。

学生対応

学校事務のお仕事でまずイメージするのが窓口での学生対応ではないでしょうか。対面や電話での問い合わせや相談への対応は学校事務のメイン業務のひとつです。

入退学といった学籍の変更対応、奨学金の受付、授業料の入金などの業務も担当します。他にもアルバイトの紹介、ゼミの募集、アンケートの実施など、学生をあらゆる面でサポートしています。

庶務業務

電話対応やデータ入力、ファイリングなどの庶務業務も担当します。ここだけを切り取れば一般企業での事務業務と大きな違いはありませんが、学生証の作成、在学学証明書の発行など、学校事務ならではの業務もあります。

職場によっては学校案内や広報誌の制作、ホームページの更新などを担当するケースも。

経理業務

経費精算、入出金伝票の処理などの日常業務、決算報告書の作成補助などの経理業務を行います。規模の大きな学校では、経理部門が独立しているケースも。

学校事務の一日の流れ

学校事務の一日の流れ

学校事務では多くの場合、デスクワークと窓口業務を並行して担当します。窓口対応の少ない午前中は、比較的集中して作業が進められるチャンス。締め切りの近いお仕事を集中して進めます。11:00以降は学生が増えるので、窓口業務をメインに行います。

<一日の業務イメージ>
8:50 出勤
9:00 郵便物の仕分け、メールチェック
10:00 ホームページの更新作業、備品の発注
11:00 学生の窓口対応
12:00 休憩(学食を利用することも)
13:00 窓口対応と並行しながら書類作成
15:00 他部署との打ち合わせ
17:30 窓口を閉める
18:00 残りの書類作成を済ませて業務終了

学校事務と一般事務の違い

学校事務では、書類作成や電話対応など一般事務に近い業務を担当することもあります。そのほか学生や保護者との関わりなど、学校事務ならではの特徴も。学校事務と一般事務の違いを整理していきましょう。

窓口業務で学生や保護者と関わる

学校事務の舞台となるのは教育現場です。それゆえ学生や保護者と接する機会が多く、場合によっては進路や人間関係のトラブルなどの相談を受けることがあるかもしれません。一般事務でも来客対応を行う場合がありますが、応接室へ案内したり、お茶を出したりすることがほとんど。学生事務の窓口業務は、それとは大きく内容が異なることを理解しておきましょう。

学生募集の広報活動に関わる

一般企業でいえば広報や人事の担当業務にあたるような、学生募集の広報活動を担当することもあります。学校案内の配賦物制作やホームページの更新、オープンキャンパスの運営などは、一般事務ではあまりない業務といえるでしょう。

他にも、入学を希望する学生へのパンフレット送付や入学願書の受付、入試会場の準備、受検者への合格・不合格通知の送付などの業務も発生します。

学校事務に求められるスキル

学校事務に求められるスキル

学生や保護者と接する機会も多く、一般事務に比べて幅広い業務を担当する学校事務。どのようなスキルが求められるのかもチェックしておきましょう。

コミュニケーション能力

窓口にはいろいろな学生や保護者が相談に訪れます。対応の難しい相談を受けることもあるでしょう。また学生間でトラブルが発生した際は、調整役として関わることがあるかもしれません。窓口業務を円滑に進めるためにも、あらゆる相手と円滑にコミュニケーションがとれる能力や臨機応変に対応できるスキルが求められます。

PCスキル

日常的に使う機会の多いWord、Excel、PowerPointの基本操作は、学校事務でも必須となるスキルです。特にExcelは使用頻度が高いので、基本的な関数の使い方もマスターしておくと良いでしょう。他にも職場によっては経理の専用ソフトを使っていたり、Webサイトの更新業務を任されたりすることも。求められる作業はそこまでハイレベルではないものの、わからないことは自分で調べながら業務を進める場面が出てくるかもしれません。

スケジュール管理能力

学校事務の業務範囲は広く、一般企業における総務、経理、人事、広報などの業務を兼任します。さまざまな可能性を考慮したうえでスケジュールを設定し、業務を効率良く進めるスケジュール管理能力も欠かせません。自分の業務だけでなく、チームメンバーの状況まで把握できるとなお良いでしょう。

事務処理能力

学校事務のお仕事では事務作業と並行して窓口対応、電話対応なども行います。学生が来たら自分の作業を中断して対応する場面も。来客が少ない時間で集中したい業務に専念するなど、効率良く業務を進めることが求められます。

また奨学金などの申請締め切り直前には、窓口に学生が大勢やってくることも。スピーディーな対応をしつつも、正確に処理するスキルが必要です。

学校事務に向いている人

一般企業とは異なる環境で働く学校事務。どのような人が向いているのか、特徴をピックアップしました。

人と関わることが好きな人

学校事務は学生、保護者、教職員、外部の関係者など、幅広い立場の人と接する機会があります。そのため人と話すのが好き、学生と触れ合うのが好き、人の成長を見守りたいという方に向いています。

相手の立場になってものごとを考えられる人なら、学生に寄り添って丁寧なサポートができるでしょう。

教育のサポートに興味がある人

派遣で扱う学校事務の求人は、ほとんどが大学や専門学校での勤務です。これから社会へ羽ばたこうとする学生たちの成長を支えたい人、教育に関心・興味があるという人は学校事務の適性があると言えます。

学生の成長を間近で見られるのは、学校事務として働く醍醐味のひとつ。学生たちが有意義な日々を過ごせるよう、縁の下の力持ちとして支えたいと考える人には最適の職場です。

計画的に物事を進められる人

学校事務は重要な書類や金銭を扱う経理業務も担当します。また履修関係や奨学金の手続きなど、間違いがあってはならない書類も多く扱います。そのため、作業の正確性も求められます。さまざまな担当業務を計画通り正確に、効率良く進められる能力は、学校事務のお仕事で大いに活かせるでしょう。

学校事務のメリット

学校事務のメリット

学生の成長を間近で見られる、さまざまな業務に関われるということ以外にも、学校事務のメリッはたくさんあります。未経験の方にもメリットが多いので、ぜひチェックしてください。

未経験からでも転職・就職が可能

学校事務の求人では未経験OKの場合が多く、応募するために必須の資格やスキルは特にありません。これまでに別の職種で身につけたコミュニケーション能力やPCスキルなどを活かしてチャレンジできるでしょう。オフィスワークデビューの方にもおすすめです。

また学校事務の担当業務は幅広いのが特徴です。PCスキルや経理の知識、学校説明会やオープンキャンパスなどイベント運営のノウハウなど、お仕事をしながら多彩な経験を積めるのも魅力です。実務経験を積み、興味のある分野へキャリアチェンジするのもひとつ。一般事務や営業事務、経理、総務、広報など、さまざまなキャリアプランが描けます。

残業が少ない

一般事務などと同様、学校事務も残業が少ない事務職のひとつです。ワークライフバランスがかないやすいお仕事を探している方、子育て中で残業が難しい方なども、希望に沿った働き方を実現しやすいでしょう。

学校事務の給料・年収はどれくらい?

では、学校事務として働き始めた場合、給料・年収はどのくらいになるのでしょうか。

2020年4月から、雇用形態にかかわらない公正な待遇(同一労働同一賃金)を実現するための法律が施行されました。これにより、厚生労働省が定めた「一般事務員」の派遣社員の賃金(時給換算)は、以下の通りになっています。

勤続年数 一般基本給の額
0年(未経験) 1,047円
1年 1,197円
2年 1,297円
3年 1,349円
5年 1,408円

*2021年度適用
*派遣会社が「労使協定方式」を用いる場合、派遣社員の賃金は上記と同等以上であることが要件となります。詳しくは厚生労働省HPをご覧ください
*退職金部分、通勤手当部分を除きます

 

なお、パソナでは、東京都内での一般事務の場合、時給1,480円~2,000円のお仕事が中心で、時給2,000円以上のお仕事もあります。

パソナの時給を参考に月給や年収を計算すると、以下のようになります。

給料の計算方法

<時給1,500円、月曜~金曜の9時~18時勤務の場合>
9時~18時勤務の場合、1時間のお昼休憩を除いた1日の就業時間(お給料が発生する時間)は8時間。

また、1ヶ月あたりの勤務日数は、月によっても変動がありますが、週休二日制の場合20日前後が一般的です。今回は1ヶ月の勤務日数を20日として計算します。

額面の月給・年収例

上記の例における月給と年収は、以下のような計算になります。
【月給】時給1,500円×8時間×20日=240,000円
【年収】月給240,000円×12ヶ月=2,880,000円

通勤手当(派遣会社によって規定が異なります)

なお、上記の月給や年収は「額面」の金額。額面の金額から、各種社会保険料(健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料)や所得税、住民税が天引きされたものが「手取り」の金額となります。
社会保険料や所得税、住民税は、報酬・所得の額の他に、個々の状況(扶養家族の有無など)によっても等級・税率が変わってきます。

※関連記事:『派遣社員の手取りはいくら!?給料の計算方法と注意点とは

学校事務の志望動機の書き方・例文・NG例

学校事務の志望動機には、「なぜ一般企業ではなく、教育機関での事務職を希望するのか」を自分の言葉で説明することが重要なポイントです。

自分が教育に興味を持つ理由を掘り下げてみましょう。例えば自分が学生時代にお世話になった学校事務の方とのエピソードがあれば盛り込んでください。良いエピソードが思いつかない場合は、学生時代に苦労したこと、こんなときに学校事務のサポートがあれば良かったなと思うことを探してみてください。

たとえば奨学金の申請に手続き方法が分かりにくくて大変な思いをした、学生時代に悩みを相談できる場があれば良かったと感じたなどのエピソードは、だからこそ今の自分が学生に寄り添いサポートしたいという動機につなげることもできます。

その熱意に加えて、学校事務として活かせるPCスキルやコミュニケーション能力をアピールすると良いでしょう。

志望動機の例文

では上記のポイントをふまえて、実際の例文を見ていきましょう。

<学校事務未経験者の場合>
大学生活は、その後の人生を左右する大切な時期です。私も過去に大学生だったとき、事務員の方には大変お世話になりました。アルバイト探しや履修のアドバイスに始まり、奨学金の申請など、困ったことがあればいつも学生課に駆け込んだ記憶があります。そんなときに事務員の方がいつも親身に相談に乗ってくださり、4年間の学生生活を有意義に送ることができました。

今回転職を決めたとき、真っ先に頭に浮かんだのが学校事務でした。持ち前のコミュニケーション能力やPCスキルを活かし、学生の成長を近くでサポートできる学校事務を自分の仕事にしたいです。

<学校事務経験者の場合>
私はこれまで2年間、大学で事務のお仕事に携わってまいりました。経理課に配属され、入出金管理や仕訳、決算業務のアシスタントなどを担当していました。簿記の知識を増やしたいと考え、在職中に日商簿記3級を取得しました。ただ仕事を続ける中で、より学生に近い場所でのお仕事をしたいと強く考えるようになり、窓口から広報、庶務まで幅広い業務を担当できる貴校の学校事務を志望しています。

経理業務はもちろん、Officeツールの基本操作も問題なくできます。また、WordPressを使ったWebサイトの更新作業も行っていました。前職では学生さんや保護者の方と接する機会は多くなかったですが、学生時代に行っていたコールセンターでの業務経験を活かし、適切なコミュニケーションを心がけたいです。

志望動機のNG例

<学校事務未経験者の場合>
私はこれまで営業事務のお仕事をしてきましたが、教育現場で働きたい気持ちが強くなり、貴校での学校事務を志望しています。

PCでの業務も多いとのことで、これまでの事務経験が活かせると考えています。学校事務の経験はありませんが、学生たちのサポートができるように努力してまいります。

NGポイント:教育現場に興味を持ったこと、自分の活かせるスキルについて書かれてはいますが、具体性に欠けます。どうして興味を持ったのか、どのようなスキルを持っているのかをわかりやすく表現する工夫をしましょう。

<学校事務経験者の場合>
私はこれまで1学年100名ほどの専門学校で学校事務に従事してまいりました。窓口から庶務、広報、経理など幅広い業務を2名体制で担当してきました。そこでの経験を活かし、貴校の学校運営に貢献できればと考えています。

NGポイント:担当業務は一通り説明できていますが、転職に至った動機が不明です。転職後に自分がどのように働きたいのか、成長していきたいのか、またその教育機関でなければならない理由も明確に伝える必要があります。そうすれば、熱意を持った即戦力として活躍してくれそうな人材として評価を得やすくなるでしょう。

未経験でも安心!パソナの学校事務求人情報

学校事務は事務種の中でも人気が高い職種のひとつです。縁の下の力持ちとして学生や保護者のサポートをすることに魅力を感じられる人なら、やりがいを持って働けるでしょう。専門的なスキル・知識がなくても、今回ご紹介したようなコミュニケーション能力やPCスキルがあれば、十分チャレンジ可能です。

また学校事務は働く教育機関の規模によってもお仕事内容が変わります。小規模なところでは総務や経理、広報などの幅広い業務を担当するケースが多く、規模が大きくなるほど業務が細分化される傾向にあります。

派遣であれば扱っている求人数が多いため、ご自身のスキルや希望に合わせたお仕事を見つけやすくなります。派遣の学校事務に興味を持った方は、一度パソナに相談してみてはいかがでしょうか。

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