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2017/03/02

決算前に書類を整理!作業がはかどる経理書類ファイリングのコツ

著者: パソナ キャリアコンサルタント(経理担当)

決算前に書類を整理!作業がはかどる経理書類ファイリングのコツ

経理・会計業務は「書類を正確に整理する」ことを求められるお仕事です。例えば決算もそのひとつであり、ひと言で説明するならば「大量の書類やデータを整理する作業」でもあります。

もちろん、その前段階にあたる各書類をわかりやすくまとめる能力も、経理の重要な資質。書類の整理方を少し工夫することで、作業効率が大幅アップするケースもあります。

今回は、決算業務がスムーズに進められる、経理書類のファイリングの極意をご紹介いたします。

経理書類のファイリング4ヶ条

作業が効率よくはかどる、経理書類のファイリング4ヶ条をご紹介いたします。決算期に試してみたくなる、実践しやすいものばかりを集めました。

1.領収書やレシートは紙に貼ろう

毎日の精算でどんどん溜まっていく領収書やレシート…。まさか、「ジッ○ロック」や茶封筒などへ無造作に入れて保管していたりしませんか? 最低限紛失しなければ良いとは言えるのですが、相当かさばる上に、いつの領収書なのかすぐに把握できません。

そこでオススメなのが、スクラップブックに「貼る」方法。月ごとに貼っていけば、まとめる際も非常に便利です。コツは下から貼っていくこと。下から上へ、少しずつずらしながら貼っていくと、キレイにまとめることができます。

2.ファイルは「1年で1冊」を守ろう

領収書やレシートを貼ったスクラップブックはもちろんのこと、請求書や納品書といった書類も、ファイリングの基本は1年で1冊。まだ余裕があるから、次の年度の分も続けて使おうと考えていると、後でややこしくなってしまいます。

もったいないと感じるかもしれませんが、後々の煩わしさを考えるならそこは割り切って、新年度からきっぱりと新しいファイルに変えましょう。

3.ファイルは種類ごとにわけよう

「しっかり分けています!」という声が聞こえてきそうですが、ポイントは「適切に分けているか」です。基本は、書類を大きくカテゴライズしてまとめること。

例えば、給与関係の書類には、賃金台帳・扶養控除申告書・源泉徴収票などがありますが、これらをひとつにまとめるのはOK。

ですが、まだ余裕があるからといって、同じところへ種類の異なる税金関係などの書類まで入れるのはNG。あくまでも別モノとして、しっかり区別しておきましょう。

4.保存するものを見極めよう

毎日、毎月、毎年、経理書類をファイリングしていけば、どんどん書類は溜まっていく一方。とはいえ、どれも重要な機密書類ですから、むやみに捨てるわけにもいきません。

しかし、経理書類には所定の保存期間があることをご存知でしょうか? 書類の種類によって10年・7年と保存期間が異なるため、しっかり期間を把握した上で、処分する書類を見極めましょう。

※関連記事:『増え続ける経理書類……保存期間はいつまで?

適切なファイリングで業務もオフィスもスッキリ!

まとめて整理する力は、経理・会計にとって非常に重要な能力。今回挙げたものはぜひ実行していただきたいものばかりですが、個人レベル、企業レベルでよりやりやすいようにカスタマイズしてみましょう。

 

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参考サイト

 

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