悩み・質問

2014/04/04

増え続ける経理書類……保存期間はいつまで?

経理のお仕事では、領収書や見積書、現金出納帳などの書類が日々溜まっていき、保管場所に困ってしまうこともしばしば。「もう5年以上前の書類だし、そろそろ処分してしまおうか…」などと考えてしまってはいませんか?

今回は、経理関係の書類はいつまで保存しておくべきかについて解説します。

目次
書類の種類によって10年・7年と保存期間が変わる
特に決まりはないものの永久保存しておきたい書類
帳簿は届け出れば電子化できる

書類の種類によって10年・7年と保存期間が変わる

会計伝票や証憑の保存期間は、「会社法」と「法人税法」というふたつの法律で定められています。10年保存のものと7年保存のものがあるため、種類と年数の対応をしっかり理解しておきましょう。

書類保存期間が分かる早見表

保存期間 書類
10年保存(会社法・法人税法)
  • 決算書(賃借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書)
  • 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など
10年保存(会社法のみ) 株主資本等変動計画書、個別注記表など
7年保存(法人税法) 棚卸表、領収書、預金通帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、納品書など

基本的には、会社法で指定された書類なら10年、法人税法で指定された書類なら7年。そして、両方の法律で対象になっている場合は、より長い保存期間(会社法)の10年が優先になります。

法人税法では、以前は大法人と中小法人で保存期間が7年・5年と異なっていました。しかし、2004年の税制改正で、大法人も中小法人も一律7年に統一されたという経緯があります。

そのため、もし誰かに「その書類の保存期間は5年では?」と法人税法の書類について指摘を受けたとしたら、それは以前の情報になります。

特に決まりはないものの永久保存しておきたい書類

次の書類は、法律では保存期間が決まっていないものです。ただ、会社の歴史などを記した重要書類になるため、しっかり保存しておくと良いでしょう。

定款、株主名簿、登記関係書類、許認可書類、知的所有権の関係書類(特許証など)、社内規定、製品の開発・設計に関する重要な文書など

帳簿は届け出れば電子化できる

国税関係の帳簿は、届け出れば、電子化保存が認められています。つまり、スキャンしてデータ化して、ペーパーレスで保管できるということです。届け出は、対象の帳簿をつけはじめる3ヶ月前までにすると良いでしょう。

提出する書類は、次の通りです。

  1. 申請書:1部
  2. 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類:1部
  3. 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し):1部
  4. 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類:1部

詳しい情報は、国税庁のサイトに掲載されていますので、電子化を検討されている場合は、ぜひチェックしてみてください。申請書もサイトからダウンロードできます。

また、「紙の書類がどんどんたまって大変!」という方は、「膨大な経理書類を電子化して保存?どうすれば良い?」という記事も参考にしてみてくださいね。

 

「経理」関連記事一覧
「シゴ・ラボ」では、他にも経理用語や経理の方々のキャリアアップに役立つ記事を多数ご紹介しています。その他の記事もこちらから、チェックしてみてください。

【経理用語集】実務で役立つ!頻出・経理用語100
「実務で役立つ!頻出・経理用語100」は、経理初心者の方や経理としてステップアップしたい方のための経理用語集です。
日々の業務や毎月の経理イベントでよく使われる基本的な用語を100個ピックアップし、分かりやすく用語の解説をしています。こちらからダウンロードできますので、利用してみてくださいね。

参考サイト:

あなたに合った経理のお仕事あります!

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる! 「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの
様々な条件でお仕事を検索

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位! 派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

「専門性を高める」「ライフスタイル重視」 理想のキャリアを実現!
パソナだからできる経理のお仕事紹介

新着記事からセミナー情報まで! お仕事で役立つ
最新情報をお届けする
シゴラボ メールマガジン

サービス満足度95%! 一緒に“新しい”を探せるって心強い
キャリアコンサルティング

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお助けサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。