売上伝票・決算書などの経理書類の保存期間はいつまで？
経理のお仕事では、領収書や見積書、現金出納帳などの書類が日々溜まっていき、保管場所に困ってしまうこともしばしば。「もう5年以上前の書類だし、そろそろ処分してしまおうか…」などと考えてしまってはいませんか？
今回は、経理関係の書類はいつまで保存しておくべきかについて解説します。
※関連記事：『経理業務で山積みの書類を作らない！仕事ができる人の書類整理術』
書類の種類によって10年・7年と保存期間が変わる
会計伝票や証憑の保存期間は、「会社法」と「法人税法」というふたつの法律で定められています。10年保存のものと7年保存のものがあるため、種類と年数の対応をしっかり理解しておきましょう。
書類保存期間が分かる早見表
| 保存期間 | 書類 |
|---|---|
| 10年保存（会社法・法人税法） |
|
| 10年保存（会社法のみ） | 株主資本等変動計画書、個別注記表など |
| 7年保存（法人税法） | 棚卸表、領収書、預金通帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、納品書など |
基本的には、会社法で指定された書類なら10年、法人税法で指定された書類なら7年。そして、両方の法律で対象になっている場合は、より長い保存期間（会社法）の10年が優先になります。
法人税法では、以前は大法人と中小法人で保存期間が7年・5年と異なっていました。しかし、2004年の税制改正で、大法人も中小法人も一律7年に統一されたという経緯があります。
そのため、もし誰かに「その書類の保存期間は5年では？」と法人税法の書類について指摘を受けたとしたら、それは以前の情報になります。
※関連記事：『業務改善で経理業務がもっとスムーズに！経理の効率化に役立つ3つのヒント』
特に決まりはないものの永久保存しておきたい書類
次の書類は、法律では保存期間が決まっていないものです。ただ、会社の歴史などを記した重要書類になるため、しっかり保存しておくと良いでしょう。
| 定款、株主名簿、登記関係書類、許認可書類、知的所有権の関係書類（特許証など）、社内規定、製品の開発・設計に関する重要な文書など |
帳簿は届け出れば電子化できる
国税関係の帳簿は、届け出れば、電子化保存が認められています。つまり、スキャンしてデータ化して、ペーパーレスで保管できるということです。届け出は、対象の帳簿をつけはじめる3ヶ月前までにすると良いでしょう。
提出する書類は、次の通りです。
|
詳しい情報は、国税庁のサイトに掲載されていますので、電子化を検討されている場合は、ぜひチェックしてみてください。申請書もサイトからダウンロードできます。
また、「紙の書類がどんどんたまって大変！」という方は、「膨大な経理書類を電子化して保存？どうすれば良い？」という記事も参考にしてみてくださいね。
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