決算前に書類を整理！作業がはかどる経理書類ファイリングのコツ
経理・会計業務は「書類を正確に整理する」ことを求められるお仕事です。例えば決算もそのひとつであり、ひと言で説明するならば「大量の書類やデータを整理する作業」でもあります。
もちろん、その前段階にあたる各書類をわかりやすくまとめる能力も、経理の重要な資質。書類の整理方を少し工夫することで、作業効率が大幅アップするケースもあります。
今回は、決算業務がスムーズに進められる、経理書類のファイリングの極意をご紹介いたします。
経理書類のファイリング4ヶ条
作業が効率よくはかどる、経理書類のファイリング4ヶ条をご紹介いたします。決算期に試してみたくなる、実践しやすいものばかりを集めました。
1.領収書やレシートは紙に貼ろう
毎日の精算でどんどん溜まっていく領収書やレシート…。まさか、「ジッ○ロック」や茶封筒などへ無造作に入れて保管していたりしませんか？ 最低限紛失しなければ良いとは言えるのですが、相当かさばる上に、いつの領収書なのかすぐに把握できません。
そこでオススメなのが、スクラップブックに「貼る」方法。月ごとに貼っていけば、まとめる際も非常に便利です。コツは下から貼っていくこと。下から上へ、少しずつずらしながら貼っていくと、キレイにまとめることができます。
2.ファイルは「1年で1冊」を守ろう
領収書やレシートを貼ったスクラップブックはもちろんのこと、請求書や納品書といった書類も、ファイリングの基本は1年で1冊。まだ余裕があるから、次の年度の分も続けて使おうと考えていると、後でややこしくなってしまいます。
もったいないと感じるかもしれませんが、後々の煩わしさを考えるならそこは割り切って、新年度からきっぱりと新しいファイルに変えましょう。
3.ファイルは種類ごとにわけよう
「しっかり分けています！」という声が聞こえてきそうですが、ポイントは「適切に分けているか」です。基本は、書類を大きくカテゴライズしてまとめること。
例えば、給与関係の書類には、賃金台帳・扶養控除申告書・源泉徴収票などがありますが、これらをひとつにまとめるのはOK。
ですが、まだ余裕があるからといって、同じところへ種類の異なる税金関係などの書類まで入れるのはNG。あくまでも別モノとして、しっかり区別しておきましょう。
4.保存するものを見極めよう
毎日、毎月、毎年、経理書類をファイリングしていけば、どんどん書類は溜まっていく一方。とはいえ、どれも重要な機密書類ですから、むやみに捨てるわけにもいきません。
しかし、経理書類には所定の保存期間があることをご存知でしょうか？ 書類の種類によって10年・7年と保存期間が異なるため、しっかり期間を把握した上で、処分する書類を見極めましょう。
※関連記事：『増え続ける経理書類……保存期間はいつまで？』
適切なファイリングで業務もオフィスもスッキリ！
まとめて整理する力は、経理・会計にとって非常に重要な能力。今回挙げたものはぜひ実行していただきたいものばかりですが、個人レベル、企業レベルでよりやりやすいようにカスタマイズしてみましょう。
「経理」関連記事一覧
「シゴ・ラボ」では、他にも経理用語から経理の方々のキャリアアップに役立つ記事まで、多様多数ご紹介しています。その他の記事も、みなさんが気になる話題を集めましたので、ぜひチェックしてみてくださいね。
【経理用語集】実務で役立つ！頻出・経理用語100
「実務で役立つ！頻出・経理用語100」は、経理初心者の方や経理としてステップアップしたい方のための経理用語集です。日々の業務や毎月の経理イベントでよく使われる基本的な用語を100個ピックアップし、わかりやすく用語の解説をしています。さっそくダウンロードして、ぜひご利用ください！
参考サイト
