スキル

2018/04/17

【引き継ぎ】「わかりやすい」業務マニュアルの作り方

4月は経理・会計部門にも新人の方が多く入ってくるシーズンですよね。そして、逆に異動や退職する方もいらっしゃるでしょう。そんな時期に必要となるのが、作業内容をまとめた「引き継ぎ用の業務マニュアル」です。

見やすく、わかりやすいマニュアル作りを目指そう

退職する方は、後任の方に業務内容やフローがわかるように、きちんとしたマニュアルを作成しなければなりません。マニュアルを作成しておくことで、わかりやすく、スムーズに仕事を引き継ぐことができます。

オススメの引き継ぎマニュアルの作り方

それでは、引き継ぎマニュアルの作り方のポイントをご紹介していきましょう。何よりも大切なのは、「初めてマニュアルを見る人が読んで理解できる内容にしておくこと」。その点を意識しながら、それぞれのポイントを押さえましょう。

ポイント1.ターゲット(読み手)を明確に

マニュアルの作成に入る前に考えておくべきことは、それを読むターゲットについてです。新卒や第二新卒、未経験者を想定しているのであれば、専門知識がない相手にも理解できるように、用語の解説なども細かくわかりやすく書いておく必要があります。

逆に、中途採用などの経験者を意識するなら、経理・会計の基本は理解してると考えて、社内の独自ルールやツールの使い方、作業フローなどシンプルに記載すると良いでしょう。とはいえ、経験者であっても環境が変われば、慣れるのは難しいため、細かいニュアンスまで伝わる文章でマニュアルを作成しましょう。

ポイント2.フォーマットを決める

マニュアルの作り方は各個人で異なります。読み手にとって分かりやすいのは、やはり、ワードやエクセル、パワーポイントなどのオフィス系ソフトを使ってまとめる方法です。とくに社内ルールがなければ、自分が普段使い慣れてるソフトで作るのが良いでしょう。もし既存のマニュアルがあって、それに内容を追加する場合は、ルールに則って、まとめていきます。

経理・会計・財務の引き継ぎ、もしくは説明なので、プレゼンテーション資料とは異なり、そこまでビジュアルにこだわって、「魅せよう」とする必要はありません。それよりも、要点を押さえて「見やすい」「読みやすい」内容にするのがベター。一つひとつの業務の流れがわかるように、つながりを意識して作成するのがポイントです。

ポイント3.目次と見出しで流れを説明する

次は全体の構成を考えましょう。ボリュームが多い場合は、最初にタイトルをつけて、次に全体の流れがわかるような目次を作る方法がオススメ。その下層に見出しをつけ、項目ごとに説明すると良いでしょう。何度か見直すときにも、どのページに目的の項目があるか一目でわかりやすくできますよ。下記のようなイメージです。

■目次
■見出し1 (P2-P5)
■見出し2 (P6-P7)
■見出し3 (P8-P10)

そして、見出しに沿って、業務の目的や作業フローを書いていくという流れです。手順ごとの注目ポイントや注意点なども記載しておくと、より親切です。特にミスしやすい部分は、「要注意ポイント」として特記すると良いでしょう。繰り返しになりますが、読むターゲットのレベル感に合わせて書くことを忘れずに。新人には初歩的なミスをしないよう細かく注意点を書き、経験者にはケアレスミスが起こりやすい部分を重点的に書くのがオススメです。

ポイント4.図や表を使って視覚的に見やすくする

全体が文章だけだと、文字で真っ黒になって、読む気も失せてしまうので、適所で図や表を使うのもオススメです。図にすることで、作業フローが視覚的に分かりやすくなりますし、全体的にメリハリがつけられるため、見栄えも良くなります。オフィスソフトに入ってる図形のほかに、PCのスクリーンショットを画像として入れ込むという方法もあります。実際のPC画面と照らし合わせて説明することで、作業の流れがより明確になるでしょう。

読む相手の目線になって考えることが重要

これまでお伝えしてきた通り、引き継ぎマニュアル作りは、常に読み手を意識した構成・書き方にするのが鉄則です。「自分だけがわかるマニュアル」だと、マニュアルの本来の目的が果たせません。そして、しっかりと業務の全体像、一つひとつの業務とのつながりが分かるように、「点」で説明するのではなく、「線」で説明することも意識しましょう。

マニュアルを作成する過程で、自分の中でも、業務の流れを整理しながら書いていくのがコツです。人に伝わる内容を作るのは業務の再確認になりますし、自分のスキルアップにもつながってくことでしょう。

そして、一度作ったマニュアルも、周囲の意見を取り入れつつ、少しずつブラッシュアップして、より良い内容にしていくのが正しいやり方です。新人に教える場合は、初心者でも分かるように、より親切な内容にすることをお忘れなく。

もし、自分が異動や退職する立場なら、「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、後任者に業務を引き継ぐまでがお仕事です。気持ちよく新天地で活躍できるよう、わかりやすいマニュアルを作って、しっかりと引き継ぎを行ってくださいね。

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