スキル

2017/09/21

【エクセル】複数ファイルを同時に開いて一度に確認する方法

【エクセル】複数ファイルを同時に開いて一度に確認する方法

山のような仕事を効率的にやりとげるにはペース配分が肝心。つまり、ルーチンワークとされる比較的簡単な仕事をどこまで時短化できるか、がポイントです。特に、業務に欠かせないExcel操作の効率化はとても重要!

そこで今回は、意外と知られていない「複数のExcelファイルを1画面に複数表示する技」について解説していきます。

目次
同じファイルのシートを一度に表示!
異なるファイルを同時に開くことも可能
複数データも俯瞰すると全体像がよく見える

同じファイルのシートを一度に表示!

異なるシート上に散らばるデータを1つにまとめる際、シートを都度クリックし画面を変えながら作業していると、時間と手間がかかります。さらには、後から数字が合わない…なんてミスにもつながりかねません。

そこで、同じExcelファイル内のシートを同時に開く方法を伝授しましょう。

1.新規ウィンドウを開く

1.新規ウィンドウを開く

まずは、メニューにある「ウィンドウ」から「新しいウィドウを開く」を選択してください。これで同じファイルが2つ開かれたことになります。

2.整列させる

2.整列させる

次に、ウィンドウにある「整列」をクリック。すると、2つのファイルが左右に並んだのがわかりますね。それぞれ、ウィンドウで表示するシートを見比べながら作業できますので、データの集計や移動もはかどるでしょう。

 

2.整列させる

3つ以上のシートを同時に表示させたい場合、フローは同じ。やっていることは単純ですが、作業効率をあげる意味でも身につけておくと便利ですよ。

同じファイル内のシートを1画面に並べて表示することで、関連する内容を見比べながら作業できるようになります。作業効率が高まることで、きっと間違いにも気づきやすくなるでしょう。

異なるファイルを同時に開くことも可能

異なるファイル同士でも、同じ画面内で開くことが可能です。まったく違った情報のデータや、得意先が異なる案件のデータをまとめるときに使える機能です。

1.開きたいファイルをまとめてクリック

1.開きたいファイルをまとめてクリック

まずは、同時に開きたいExcelのファイルを開くことから始めます。「Ctrl」キーを押しながらだと、開きたいファイルをまとめて選択できるから便利。

ちなみに「Shift」キーを押しながらだと、連続したファイルを一気に選択できますので、使い分けると良いですね。

2.ウィンドウを整列させる

2.ウィンドウを整列させる

整列を選択し、並べて表示を選んで「OK」を押してください。これで画面内に異なるファイルを開くことができます。

 

2.ウィンドウを整列させる

資料作成に必要なデータが複数ファイルに分かれていると、一つひとつ開くのが面倒になってしまうものですが、これなら手間も省けますね。

複数データも俯瞰すると全体像がよく見える

いざ作業をしようとしたタイミングでバラバラに散らばったデータを見つけてしまうと、気が滅入ってしまうこともあるでしょう。そんなときは、まるで水面から池の底を見下ろすように、俯瞰(ふかん)してみることが大切です。

水中だとぼやけてよく見えなくても、水面からだとクリアに見渡すことができるのと同じ。全体像を見つめながら作業することで、効率よく仕事を進められるのです。

日常のルーチンワークを時短化できたなら、余った時間で勉強したり、新しい業務にチャレンジしたりなど、ご自身の成長につなげてみてくださいね。

 

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参考サイト:

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