悩み・質問

2015/12/08

【効率化】来期に向けてルーチンワークを考え直してみる

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みなさんは、ルーチンワークの効率化について考えたことがありますか? ルーチンワーク、いわゆる日常的に行う決まった作業を効率良くこなすことができれば、他のお仕事に余裕をもって取り組むこともできますね。そこで今回は、経理業務のルーチンワークの効率化についてご紹介します。

目次
ルーチンワークの効率化で時短を実現
ルーチンワークが非効率になりがちな理由
そのルーチンワーク、もっと効率化できない?
1日6分=1年で24時間分の余裕が生まれます!

ルーチンワークの効率化で時短を実現

経理・会計のルーチンワークとは、

・受発注処理や税金の支払い
・交通費などの経費管理
・備品の発注
・月末の資料作成
・年末調整対応
・四半期決算処理
・各種財務諸表の作成

など、あるタイミングで定期的に必ず発生する業務だと考えれば良いでしょう。

会社によって業務範囲も違いますので、派遣社員の契約管理や社会保険手続きをする方もいれば、ID管理をしたりデータベースを引用して資料を作成したりする方もいます。

ルーチンワークはどのようなお仕事にも付随しますが、その中でも特に経理や財務は多い業種だと言えるでしょう。

つまり、ルーチンワークを効率化することで作業時間が短くなり、より重要な業務へ時間を使えるように。増えた時間は、より働きやすい環境づくりやスキルアップに使うのもオススメです。

ルーチンワークが非効率になりがちな理由

ほとんどの場合、ルーチンワークは前任者からやり方を引き継ぎます。ここでよくありがちなのが、 “やり方だけ教わって目的を教わっていない” パターン。

目的を理解していなければ、「本当にこのやり方で良いの?」という視点が生まれません。これが非効率になりがちな理由のひとつです。

習慣をわざわざ変えるのは結構面倒ですし、億劫ですよね。しかし、その発想がルーチンワークの効率を悪化させている可能性もあるのです。中には、作業することが目的になってしまっているケースも。

仮に、ほとんど使われない財務資料は “そもそも作らなくて良い資料” ですし、探すのが面倒な書類は “保管方法を変えたほうが良い” のです。

そのルーチンワーク、もっと効率化できない?

まずは、ルーチンワークをリスト化しましょう。その中で「効率化できるかもしれない」「無駄かもしれない」と思う項目があれば、以下を試してみると良いでしょう。

作業のやり方を変えてみる

もっともシンプルなのは、やらないことです。もちろん、やらなくなることのリスクや影響は考慮する必要があります。

「やめる」という選択肢があまり現実的でない場合は、作業のやり方を見直すのも一手。資料をチェックに出すタイミングを変えてみる、フロア内の移動が最小限で済むように行動の順番を変えてみる、などと検討してみるのもオススメです。

マニュアル化してみる

ルーチンワークは、慣れれば簡単にこなせるものが大半です。そのような業務は、どんどんマニュアル化してみましょう。

目的やフローなどをExcelやPowerPointでまとめれば、教える手間や確認する手間が大幅にカットできます。マニュアルの良いところは、属人的にならないこと(人によって教える内容が違うことはよくあります)と、長期的に使えることです。

1日6分=1年で24時間分の余裕が生まれます!

毎日資料の確認にあてている時間が6分減れば、1ヶ月(20営業日)で120分(=2時間)の短縮になります。これを1年間続ければ、24時間(=1日)分の時間が生まれます。

捻出できた24時間を、勉強やスキルアップ・会計資格の取得・さらなる業務改善に使うことで、あなたの経理キャリアをさらに大きく飛躍させることができるかもしれませんね。

 

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【経理用語集】実務で役立つ!頻出・経理用語100

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参考サイト

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