悩み・質問

2016/05/27

経費精算は領収書じゃないとダメ?レシートでもできる?

経費精算は領収書じゃないとダメ?レシートでもできる?

経理担当として経費精算をしていると、ノートやペンなどの備品を買った際の領収書がなく、レシート提出でも良いかと聞かれる場合もあるようです。ダメだと言って返す方も多いかもしれませんが、では本当にNGなのでしょうか。今回は、レシート精算の雑学についてご紹介しましょう。

実は領収書でなくても経費精算は可能

しっかり領収書を集めて経費清算を行うことはとても素晴らしいのですが、実際には領収書でなくてもすることができます。その理由を知るには、まず「経費精算に必要な情報」を知る必要があります。

経費精算で証明すべきこととは?

税務上、領収書で証明しなければならないとされているのは、以下の4点です。

・領収書を発行・作成した(お金を支払った)店舗や企業、人の名前
・物品やサービスの取引が行われた年月日
・取引でやり取りされた物品やサービスの名前
・取引された物品・サービスの金額

レシートではない、いわゆる「領収書」では通常、上記の他に受取人の名前も書きます。ですが、実は経費精算時の領収書では、受取人の名前は省略して良いことになっています。つまり「宛名」は不要なのです。

スーパーなどで発行される一般的なレシートでも、大抵の場合、上記の情報がすべて記載されています。むしろ一つひとつの細かい品目と値段、購入した時刻まではっきり印字されていて優秀ですので、経費精算に使っても何の問題もありません。

不正申請する不届き者を見わけられる!

レシートは細かく印字されるので優秀だと言いましたが、これには他にも意外なメリットがあります。

例えば、飲食店のレシートには飲食した合計人数が記載されることがあります。一人で飲食した場合は一目瞭然ですので、当然そのときの飲食代は「接待交際費」で落とせません。つまり、下手に不正ができないということです。

また、書籍を買って領収書をもらうときは、「書籍代」だけでは何を買ったかわかりませんが、本のタイトルから業務と無関係な書籍であることが分かれば、経費として落とせない可能性が高くなります。

このように、レシートは経費の不正な申請を防ぐことができるのです。

交通費は領収書やレシートがなくても精算できる

ちなみに、スーパーやコンビニではレシートをもらうことができますが、それらが発行されない電車やバスなどを使った交通費の精算には「交通費精算書」を用います。

公式に定められた書式はありませんので、会社独自のものが一般的。要は、きちんと記録されていれば何でも良く、領収書がない場合でも、前出の4つの情報を書面に記載・記録しておけば大丈夫です。

 

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