悩み・質問

2017/09/22

領収書を郵送するときの注意点は?

領収書を郵送するときの注意点は?

経理に配属されると、大切なお仕事のひとつに「領収書の郵送手配」があります。領収書は大切な書類ですし、ミスがあっては大変なので、取り扱う際は十分に気を付ける必要があります。今回は、領収書を郵送するときのポイントを5つに絞ってご紹介します。

領収書を郵送するときの5つの注意点

その1:中身が領収書であると相手に理解してもらう

領収書を送る際もっとも注意しておきたいのが、封筒にしっかり「領収書在中」と記しておくこと。この作業を省略したことで相手が領収書と気づかずに捨ててしまうおそれもあるため、なるべく記載するようにしましょう。

その2:普通郵便は極力避ける

領収書を郵送する際は、普通郵便ではなく書留などで送るほうが確実です。普通郵便での郵送が禁止されているわけではありませんが、万が一領収書を紛失してしまえば大問題に。そのようなリスクを回避するためにも、追跡可能な書留の方が安全です。

その3:領収書だけを送らない

領収書を送るときには、必ずあいさつや感謝の言葉を綴った添え状を入れるよう心がけましょう。封筒に領収書だけ入れていきなり送りつけられても、あまり良い気分がしないもの。ビジネスマナーとして習慣づけておきましょう。

その4:郵送後も油断は禁物

領収書を郵送したからといっても、まだ安心はできません。「〇月〇日に領収書を送った」ということを、相手にメールで伝えておきましょう。行き違いや誤って破棄される、といったリスクを避けるためにも、大切なひと手間となります。

また、「領収書の控え」は事業年度の確定申告から7年間は保管しておく義務があります。相手とのトラブル回避のためにも、必ず保管しておきましょう。

その5:「郵送」以外の方法を利用する

領収書の送付期限が迫っている場合、時間通り無事に届くのか心配ですよね。そんなときには、先方へPDFやFAXで送ることを提案してみるのも一つの方法です。

作業時間や郵送料を削減できるだけでなく、印紙税の節約にもなるため、導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

 

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