スキル

2019/03/15

派遣で秘書のお仕事を目指す!秘書に求められる「スキル」って?

未経験から「派遣で秘書のお仕事にチャレンジしたい!」と考えている方にとって、“秘書になるために必要なスキル”は気になるところではないでしょうか。

今回は「秘書になるために派遣を検討している」「専門スキルを身につけてキャリアアップし、より高い時給で働きたい」と考えている方へ、秘書業務のレベルごとに求められるスキルとその習得方法をご紹介します。

ぜひ、今後のキャリアプランのヒントにしてくださいね。

目次
専門性の高い秘書というお仕事に求められるスキルとは
【テクニカルスキル】サポート業務に関するプロとしてのスキル
【ヒューマンスキル】対応力・コミュニケーション能力
「グローバル対応」「経営サポート」etc…秘書としての付加価値を高めるスキルって?
パソナの「秘書STEP UP MAP」とは?
秘書は重要な役割だからこそ、やりがいもひとしお。興味のある方はぜひチャレンジを!

専門性の高い秘書というお仕事に求められるスキルとは

秘書のお仕事をひとことで表すなら「担当する上司のサポート役」。上司が求めることを察知し、機転を利かせて先回りできる行動力と、柔軟な対応力が欠かせません。

では、具体的にどんなスキルが求められるのか、その一例をご紹介しましょう。

【テクニカルスキル】サポート業務に関するプロとしてのスキル

上司が本業に集中できるよう、後方支援に徹するのが秘書の役割。

スケジュール管理や資料整理などの事務処理を効率よくスピーディに進める一方で、上司の急なスケジュール調整にも柔軟に対応するなど、マルチタスクに長けていることが優秀な秘書の条件です。

こんな業務でスキルを発揮!

・上司のスケジュール管理や出張・会食の手配
・来客や電話応対
・社内外との連絡・調整
・会議の準備、文書や資料の作成・整理 など

【ヒューマンスキル】対応力・コミュニケーション能力

秘書の仕事は、サポートする上司との相性もあるため、上司の望むやり方や意図を察知して適切に行動するという、対応力やコミュニケーション能力が欠かせません。

また、日々忙しい上司のサポートをするため、状況の変化はつきもの。急な変更があっても臨機応変に対応する柔軟さ、何事にも慌てない冷静な判断力が求められます。

一流のホスピタリティや洞察力、傾聴力を活かして、外部との折衝やVIPのアテンドなど外部の方々とやり取りをすることもあれば、上司と社員の橋渡しとなって社内のコミュニケーションを活性化し、会社に貢献することも秘書のミッションです。そして、多忙な業務を乗り越えるタフさも求められます。

こんな業務でスキルを発揮!

・来客や電話応対
・社内調整、上司と社員の仲介役
・外部折衝やVIP対応などの代行 など

「グローバル対応」「経営サポート」etc…秘書としての付加価値を高めるスキルって?

これからの時代に、よりハイレベルな秘書を目指すのであれば、上記の基本スキルに加えて、+αのスキルを求められることもあるでしょう。

では、今後求められるであろう「ひとつ上の秘書スキル」とはどのようなものなのでしょうか?将来のキャリアを考える上で、参考にしてくださいね。

語学スキル・異文化理解

外資系企業ではなくても、海外との取引がある企業に勤める場合には、語学力が役立ちます。語学力が堪能であれば、海外からのお客さまの対応で、上司との間に入って、通訳の役割を担うことも。

語学や異文化理解はもちろんのこと、日本文化の理解や国際プロトコール(国際儀礼)、マナーなども学んでおいて損はないでしょう。

+αとなるスキル・知識

上司の業務範囲の知識を身に付けることも、スキルアップのひとつ。

例えば、財務経理・経営、マーケティング、リスクマネジメント(危機管理)、広報・PR、法律、IT(OAスキル、セキュリティ関連)を学ぶのもオススメです。

営業管轄の上司であれば、パソコンのスキルを磨いて、計数管理や分析、資料作成の補助などもできると、仕事の幅が広がるでしょう。上司のよきパートナーとなれるよう、興味のある分野の知識を深めてみては?

パソナの「秘書STEP UP MAP」とは?

秘書としてキャリアアップしたい方に向けて、パソナでは資格対策講座や、実務に活かせる実践的な講座などを実施しています。

これから秘書のお仕事にチャレンジしたい方、仕事の幅を広げたい現役秘書の方、それぞれのレベルに合った講座が充実していますので、「次のステップに進みたい!」という方は、ぜひ受講してみてください。

※関連記事:『秘書になるために必要な資格って?オススメの資格をご紹介!

秘書向けの講座の一例

秘書未経験の方は…

・秘書検定3級の資格対策講座

アシスタント業務の方は…

・秘書検定2級の資格対策講座

【STEP1】部門長クラス付きの方は…

・スケジュール管理を学ぶ
・メール・ビジネス文書を学ぶ
・冠婚葬祭・贈答・手土産について学ぶ
・秘書検定準1級対策講座

【STEP2】役員クラス付き秘書の方は…

・秘書のためのインバスケット(※)講座
・秘書のための説明力・説得力講座
・秘書検定1級対策講座
※仮の秘書業務(1日)を想定し、与えられた時間内に複数の案件を処理していくトレーニング方法

【STEP3】企業のトップクラス付き秘書の方は…

・秘書のための交渉力講座

※現在は開催していない講座もあります。詳細やスケジュールは「PASONA CAREER COLLEGE」のHPをご参照ください。

秘書は重要な役割だからこそ、やりがいもひとしお。興味のある方はぜひチャレンジを!

上司のスケジュール管理や資料作成などのバックオフィス業務から、トラブルのフォロー、上司の健康管理まで、業務範囲が多岐にわたる秘書のお仕事。

常に臨機応変な対応が求められますが、会社の中核を担う上司をサポートでき、ねぎらいの言葉が励みになったり、一流の世界に触れ、自分の世界を大きく広げられたりと、やりがいもひとしおです。

一般的に、担当する上司の役職が上がるごとに、秘書の業務範囲も増えるのが秘書のお仕事の特徴。ステップアップに向けた道筋がわかりやすく、明確なキャリアプランが立てられるという点は、働くうえでのモチベーションにもつながることでしょう。

パソナでは、秘書未経験の方がチャレンジできる研修制度や、スキルアップに向けた講座が充実しています。ぜひ一度、パソナの社会人カレッジ「PASONA CAREER COLLEGE」で、秘書関連の研修や講座をチェックしてみてはいかがでしょうか。

参考サイト:

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